Muchos usuarios, así como empresas, utilizan a diario Microsoft Excel para gestionar cuentas y todo tipo de cálculos o análisis de datos. Pero si comenzaste a utilizarlo hace relativamente poco tiempo, el programa puede parecer más complejo de lo que en realidad es. Por ello, el hecho de conocer algunos trucos para agilizar tu proceso de aprendizaje siempre es bienvenido.
En esta aplicación de Microsoft 365, anteriormente el paquete Office, nos encontramos una hoja de cálculo dividida por cuadrantes. Y en ella podemos crear fórmulas, multiplicar, sumar, configurar cada celda por separado… Excel nos ofrece una flexibilidad avanzada a la hora de gestionar nuestros números, lo que nos permite realizar cálculos simples, pero también análisis más complejos gracias a todas sus herramientas. Y es que puede llegar a resultar muy técnico si comenzamos a probar con operaciones complejas. Pero antes de llegar a ese nivel, debemos comenzar por los cimientos: por cómo utilizar correctamente su estructura.
Para ello, tenemos varios trucos que nos va a agilizar desde el minuto uno el uso de esta hoja de cálculo, y en este artículo vamos a centrarnos en tres en particular que todo buen usuario debería dominar desde un primer momento. Además, te dejamos esta guía para crear formularios perfectos para Excel.
Selección rápida de filas y columnas
Las filas son el conjunto de celdas que se alinean entre sí horizontalmente, y las columnas, aquellas celdas que se alinean en disposición vertical. Pero una de las maneras más rápidas de manejar nuestros datos en Excel es seleccionar rápidamente las filas y columnas. Y hacerlo no podía ser más sencillo.
En el caso de las filas, verás varios números en que se dividen en el borde izquierdo de la propia hoja, y para las columnas, verás este propio número convertido en letras en el borde superior de la misma hoja. Solo tienes que pulsar en cada uno de esos números o letras para seleccionar la fila o columna correspondiente.
Mediante esta ación, podremos aplicar formatos, copiar o elimina datos en dichas filas o columnas.
Uso de SUMA y CONTAR
Si quieres realizar casi cualquier operación básica con Excel, las funciones de SUMA y CONTAR son dos de las funciones más utilizadas en este programa. Esto te ahorrará llevar a cabo cualquier cálculo manual.
La función SUMA nos permite sumar automáticamente una serie de celdas que contengan números en su interior. Por ejemplo, si seleccionas cualquier celda y escribes en ella =SUMA(A1:A10), verás que en dicha celda se habrán sumado los valores que estén en esas celdas.
Por otro lado, con la función CONTAR podemos conocer cuántas celdas de una selección contienen números. Lo cual es muy útil para hacer un seguimiento de cualquier registro o dato numérico que hayamos introducido.
| Función | Sintaxis | Uso práctico | Ejemplo concreto |
|---|---|---|---|
| SUMA | !ERROR! undefined variable 'suma' | Totalizar valores numéricos. | =SUMA(B2:B31) → Suma los gastos del mes. |
| CONTAR | !ERROR! undefined variable 'contar' | Contar celdas que contienen números. | =CONTAR(C2:C100) → Cuenta cuántos productos tienen stock. |
| PROMEDIO | !ERROR! undefined variable 'promedio' | Calcular la media aritmética. | =PROMEDIO(D2:D8) → Calcula la nota media de la semana. |
| MAX / MIN | !ERROR! unexpected operator '=' | Encontrar el valor más alto o más bajo. | =MAX(B2:B31) → Encuentra el gasto más elevado del mes. |
Crear listas desplegables
Uno de los grandes problemas a los que nos enfrentamos a la hora de trabajar con una recopilación de datos es cualquier error a la hora de introducir cualquier información. Es por ello que el propio Excel nos ofrece la opción de crear listas desplegables para limitar las opciones que podemos seleccionar en una o varias celdas. Por lo que, si queremos crear una lista desplegables, solo hemos de acudir a la pestaña «Datos» y luego elegiremos «Validación de datos».
Cuando pulsemos, podemos elegir dentro de una lista los valores que vamos a permitir. Esto provoca que solo podamos introducir estos valores en la celda o celdas que elijamos.
De esta manera, podremos prevenir errores comunes a la hora de insertar datos. Y nos ahorraremos, por ejemplo, escribir mal una categoría o introducir un texto en una celda que solo admita números.
| Paso | Acción | Detalles clave |
|---|---|---|
| 1 | Preparar el origen | Escribe las opciones de tu lista en una columna (ej: de E1 a E4). |
| 2 | Seleccionar celda destino | Haz clic en la celda donde quieres que aparezca el menú desplegable. |
| 3 | Abrir Validación de Datos | Ve a la pestaña Datos → Herramientas de datos → Validación de datos. |
| 4 | Configurar la lista | En 'Permitir', elige 'Lista'. En 'Origen', selecciona el rango de celdas que preparaste (ej: =$E$1:$E$4). |
| 5 | Verificar | Haz clic en Aceptar y comprueba que en tu celda destino aparece una flecha con las opciones de la lista. |