Es tarea de todo buen usuario hacer una copia de seguridad de nuestros correos electrónicos. De esta manera, protegemos toda nuestra información. Pero como nadie nace sabiendo, podemos cometer errores pasando por alto muchas de las precauciones más importantes. Y el peor escenario en que nos podemos poner con estos errores es en que desaparezca todas nuestras copias.
Y esto nos puede ocurrir tanto para Gmail como para Outlook. Así que, antes de que llegue la sangre al río, vamos a tomar las medidas necesarias para no perder ningún mensaje, archivo adjunto o incluso datos importantes para nuestros trámites legales. Hay varios vicios que podemos ir adquiriendo con el tiempo, como pensar que la nube es la solución para toda nuestra información, pero incluso esto también puede fallar.
Y si crees que estamos exagerando, te puedo asegurar que estos fallos son mucho más comunes de lo que te imaginas. El fin de este artículo es que sepas qué no hacer, cómo evitar cualquier mala praxis, y qué herramientas puedes utilizar para guardar tus correos. Así, en el caso de que el servicio de Google o Microsoft deje de funcionar un día en concreto, vas a tener bien resguardados tus correos.
Errores a evitar en tus copias de seguridad
Puede parecer que una copia de seguridad es algo de lo más mundano, pero un simple error puede hacer que los mensajes que llevamos recibiendo años se pierdan para siempre. De hecho, lo más común es que tengamos un solo proveedor de correos. Lo más estandarizado durante estos años ha sido Gmail, Outlook o, en su etapa más temprana, Hotmail. Es verdad que siempre han sido plataformas estables, pero también necesitan de mantenimiento y pueden sufrir hackeos. Por eso, el hecho de tenerlo todo en la nube puede hacer que te des de bruces con la realidad un día de estos.
Otro error que he visto con el paso de los años es que hagamos una única copia de seguridad, y esta pase al olvido en poco tiempo. Las copias de seguridad que no se actualizan sirven más bien de poco, ya que solo podemos mantener a salvo datos que probablemente queden obsoletos con el tiempo. Y más aún si usas tu correo a diario. Así que lo más conveniente es que puedas crear una alerta en Windows, mediante el programador de tareas, para que te vaya avisando periódicamente de cuándo hacerlas.
También he visto copias de seguridad que se guardan en formatos menos compatibles. Es decir, muchos exportan sus correos en formatos que en un futuro ya no tienen por qué tener soporte. Así que, siempre que puedas, lo ideal es que las puedas guardar en «.eml» o «.mbox»
En el caso de las ubicaciones de guardado, también hay más fallos de los que imaginas. El primero de ellos es guardarlo todo en una misma plataforma. Es decir, que puedes guardar todas tus copias de seguridad en tu PC, pero cualquier avería manda estas copias al limbo. Lo ideal es que tengas tanto un formato de hardware, como tu PC o un disco duro, y otro online, como la nube de Google Drive.