ONLYOFFICE acaba de lanzar la versión 10.0 de su suite ofimática con herramientas de inteligencia artificial integradas en todos sus editores. La compañía, sin embargo, ha decidido no incluir estas funciones de serie en las versiones de código abierto, que necesitarán instalar las herramientas de IA por separado. Os contamos cómo afecta este cambio según uséis la nube, un servidor propio o las versiones de escritorio.
La suite se divide en varios productos: Docs, pensado para autoalojamiento o integración en otras plataformas; Desktop Editors, que lleva los editores a Linux, Windows y macOS; DocSpace, centrado en la colaboración por salas; y Workspace, el paquete de aplicaciones web y móviles para iOS y Android. Con esta versión 10.0, ONLYOFFICE añade una capa de inteligencia artificial en cada editor y renueva, de paso, el rendimiento y las opciones de colaboración de las herramientas clásicas.
Antes de entrar en detalle, repasamos los puntos que vamos a tratar:
- La IA en todos los editores, salvo en código abierto
- Qué hace la IA en documentos, PDF y hojas de cálculo
- Discover Apps: aplicaciones modulares en la pantalla de inicio
- Novedades de rendimiento y colaboración fuera de la IA
- Disponibilidad en la nube, el escritorio y el autoalojamiento
La IA llega pero no a las versiones de código abierto
Cada editor incorpora ahora una pestaña AI Tools que abre un chat de inteligencia artificial, con acciones predefinidas y la posibilidad de guardar nuestros propios prompts. ONLYOFFICE explica que la decisión de dejar fuera estas funciones en las versiones open source responde a comentarios de los propios usuarios, así que en esos entornos la IA habrá que instalarla aparte en lugar de venir activada desde el primer arranque.
El acceso real a estas herramientas depende del modelo de despliegue elegido. En la nube, hay que recargar un monedero para usar el servicio ONLYOFFICE AI, que se encarga de configurar y desplegar el modelo por nosotros. En los entornos autoalojados, la compañía permite conectar cualquier servicio de IA en la nube que ya usemos o recurrir a un modelo local a través de herramientas como Ollama. Las versiones de código abierto mantienen esa misma exigencia de instalación aparte, sin que la IA venga integrada de serie en el editor.
Resumir, traducir, limpiar datos: qué hace la IA
Las funciones cambian según el programa que abramos. En el editor de documentos, la IA resume, reescribe, traduce y corrige textos, y puede generar tablas de contenido, títulos y formato a petición. En presentaciones, propone esquemas, títulos de diapositiva, notas del orador e ideas visuales para acompañar cada diapositiva.
En los PDF, resume el contenido con un clic, responde preguntas sobre el documento, redacta correos y oculta datos confidenciales antes de compartir el archivo. En las hojas de cálculo se encarga de ordenar datos desordenados, escribir y explicar fórmulas, detectar tendencias y montar previsiones o tablas dinámicas. Todas estas funciones se activan desde la misma pestaña AI Tools que aparece en cada editor, sin necesidad de salir del documento en el que estemos trabajando. Las acciones rápidas de IA y los asistentes que siguen activos mientras editamos, eso sí, solo están disponibles por ahora en el editor de documentos.
Discover Apps: cuatro apps modulares en la pantalla de inicio
ONLYOFFICE Docs 10.0 estrena una pantalla de inicio con la categoría Discover Apps, donde aparecen cuatro aplicaciones gratuitas preinstaladas: Files, Rooms, Forms y AI agents. Cada una es opcional y se activa solo cuando hace falta, sin que tengamos que cargar con piezas que no vayamos a usar.
Files se encarga de almacenar, organizar y compartir archivos; Rooms sirve para colaborar con otras personas dentro de un mismo espacio de trabajo; Forms permite crear formularios y analizar las respuestas que se reciben. AI agents, por su parte, despliega agentes para automatizar tareas y responder preguntas, con soporte para servidores MCP y casos de uso de razonamiento ampliado, búsqueda y bases de conocimiento personalizadas. De este modo, un equipo que solo necesite gestionar archivos puede prescindir de Rooms, Forms o AI agents hasta que realmente los necesite, sin que la pantalla de inicio se llene de herramientas que no va a usar.
Rendimiento, PDF y hojas de cálculo: otras novedades
La actualización trae también mejoras que nada tienen que ver con la inteligencia artificial. El editor de PDF suma la opción «Remove hidden information» para borrar metadatos antes de compartir un archivo, firma en la pestaña de comentarios y reconocimiento automático de tablas en la función Edit Text. En el editor de documentos, «Keep with next» evita que un título quede separado de su contenido, incluso en tablas.
Los objetos en línea, como las fórmulas gráficas, funcionan mejor en documentos de derecha a izquierda, y se añade el recorte por línea para contenido que sobresale de la altura de línea. En las sesiones colaborativas, la opción «Follow/Stop» permite seguir el cursor de otro usuario con solo hacer clic. Las hojas de cálculo ganan velocidad en libros grandes porque estilos y datos ahora se guardan por separado, muestran un contorno dinámico al copiar o cortar celdas y conservan el fondo de la hoja al guardar y reabrir el archivo. El editor de presentaciones, por su parte, permite exportar a GIF o vídeo y añade vistas como Outline View, Reading View, Notes Page, Notes Master y Handout Master.
La versión en la nube de ONLYOFFICE Docs 10.0 ya está disponible a través de DocSpace, y una cuenta gratuita basta para probar los editores sin coste inicial. Quienes usen Linux, Windows o macOS en equipos individuales pueden descargar ya los Desktop Editors con todas estas novedades incluidas.