Son muchos los usuarios que utilizan casi a diario dos aplicaciones que se complementan a la perfección entre si como el correo electrónico de Gmail y el calendario de Google para mantener organizadas nuestras tareas y citas. Y es que la organización es algo fundamental en nuestro día a día, por lo que el correcto tratamiento del calendario nos puede servir de gran ayuda. Además, Google acaba de lanzar una nueva función para mejorar nuestra productividad.
Controlar el tiempo que dedicamos a cada tarea desde Google Calendar puede ser tarea ardua. Debemos de anotar eventos con hora de inicio y finalización para poder realizar un seguimiento del trabajo que realizamos a diario. Al mismo tiempo, debemos realizar un seguimiento de la eficiencia de tiempo que dedicamos a estas tareas programadas. Todo esto ahora puede ser más sencillo con la nueva herramienta Time Insights para Google Calendar.
Nueva función Time Insights para ordenadores
Google Calendar ha incorporado una nueva función que nos va a permitir ver cómo estamos invirtiendo nuestro tiempo en reuniones virtuales a través de un solo panel, consiguiendo una experiencia analítica personalizada. Con ella dispondremos de una vista analítica de nuestro tiempo mientras trabajamos de forma remota, pudiendo así administrar mejor nuestras rutinas. Estos datos sólo estarán visibles para el propio usuario si bien cuenta con una opción para que los administradores de las cuentas de los usuarios puedan acceder a esta función y ver la totalidad de la información del calendario.
Los eventos que aparecen en Time Insights se limitan a solo aquellos a los que confirmamos unirnos, cuentan con al menos un invitado, se encontrarán marcados como “ocupados” y no duran más de ocho horas. Para comenzar a utilizarlo, simplemente deberemos de abrir Google Calendar en nuestro ordenador y hacer clic en “Más información”.
El funcionamiento de esta nueva herramienta se basa en calcular el tiempo que hemos dedicado a eventos específicos del Calendario y mostrar los datos en el panel derecho. Time Insights se encargará de dividir la información en tres tipos, como son:
- Desglose del tiempo: según nuestras horas de trabajo y los tipos de reuniones que tenemos.
- Tiempo en las reuniones: destacando los días y los horarios de muchas reuniones, así como la frecuencia de las reuniones.
- Personas con las que se reúne: muestra con quién pasamos más tiempo reuniéndose. También podemos marcar a las partes interesadas clave para asegurarnos de mantenerse en contacto con ellas. Al pasar el cursor sobre una persona, también se resaltarán las reuniones en su calendario que incluyen a esa persona.
¿Cuándo podremos disfrutar de esta nueva función?
Esta nueva función estará activada de forma predeterminada para administradores y usuarios finales estando disponible para clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus y organizaciones sin fines de lucro. Su lanzamiento se producirá de forma gradual a partir del 30 de agosto de 2021, para administradores, y a partir de 6 de septiembre para usuarios finales. La actualización se irá activando progresivamente durante los 15 días siguientes. La nueva función Time Insights sólo estará disponible en su versión para ordenador.
