Una de las aplicaciones más extendidas y utilizadas a nivel global en todo el mundo es Excel de Microsoft. Junto a Word o PowerPoint, forma parte de la suite ofimática de la empresa y seguro que muchos la habéis necesitado en más de una ocasión.
Precisamente por esta razón, todas las nuevas funciones y cambios que el gigante tecnológico envía para estos programas, tiene una enorme repercusión. Esto es precisamente lo que sucede ahora con la nueva funcionalidad que el programa de hojas de cálculo acaba de recibir.
Hay que tener en consideración que nos encontramos ante una solución software apta tanto para usuarios finales como para empresas. Su enorme cantidad de herramientas nos permite, desde realizar los cálculos más simples, hasta llevar la contabilidad de toda una empresa. Pues bien, os contamos todo esto porque Excel en su versión web acaba de incorporar una función muy importante para la inclusión y actualización de datos en las hojas de cálculo.
Partamos de la base de que esta es una aplicación de hojas de cálculo muy popular que normalmente se usa en tareas como el procesamiento de datos, la elaboración de informes, o el análisis de estos. Como quizá muchos de vosotros ya sepáis de primera mano, la aplicación como tal se centra en los datos numéricos. Debido a su extendido uso, Microsoft añade nuevas funciones al software con regularidad, como es el caso que nos ocupa ahora.
Excel, componente clave de la suite de Microsoft, lo utilizan más de 750 millones de personas, según cifras de la propia compañía, consolidándose como el estándar del sector de las hojas de cálculo.
Normalmente, nos encontramos con mejoras para disponer de un acceso de edición más sencillo o una experiencia de usuario renovada. En este caso nos vamos a centrar en la obtención y actualización de datos de fuentes externas, algo que muchos usuarios finales y empresariales llevan esperando desde hace tiempo.
Excel mejora la obtención y actualización de datos externos
Os contamos todo esto debido a que Excel para la web ha incorporado una función muy importante, en concreto nos referimos a la capacidad de actualizar fuentes de datos autenticadas mediante Power Query. Hasta la fecha, para actualizar una fuente de datos externa en el programa, era necesario descargar el archivo localmente y aplicar la actualización antes de sincronizarlo en la versión web de Excel.
De este modo, con la última mejora que os comentamos, tenemos la posibilidad de aplicar la función Actualizar todo desde la pestaña Datos. Asimismo podremos actualizar las fuentes de datos individuales desde el panel Consultas. Eso sí, hay que saber que en estos momentos las actualizaciones están limitadas a 1000 conexiones por usuario.
Una vez que activemos una actualización de datos, es posible que se solicite que tecleemos las credenciales para la fuente de datos autenticada. Aquí se incluye SharePoint, SQL Server, la API web y más. Además, podremos continuar trabajando en el documento como tal mientras se completa la actualización de toda la información solicitada.
De manera paralela, ahora también podremos ver y administrar las credenciales de la fuente de datos para las consultas creadas por Power Query. Esto es algo que logramos a través de la opción Datos / Configuración de la fuente de datos. Los usuarios podremos visualizar, eliminar y modificar las credenciales a nivel global o solo para el libro actual. Igualmente, podremos autenticarnos en una fuente que ya exista en el libro de Excel, todo ello a través de la misma pestaña.