Trabajar con enormes hojas de cálculo a través de programas tan conocidos como Microsoft Excel o Google Sheets, en ocasiones no es tarea sencilla. Para ello es importante conocer buena parte de las funciones que estas aplicaciones ponen a nuestra disposición.
Hablamos de documentos repletos de celdas con todo tipo de datos que debemos tratar de manera efectiva y sin errores. Además, hay que tener en consideración que estas aplicaciones nos permiten ocultar determinadas celdas para que solo queden visibles las que realmente necesitamos o nos interesan. De ahí que cada vez es más habitual que necesitemos copiar tan solo aquellas que se han configurado como visibles en ambas aplicaciones.
Esto es precisamente lo que os vamos a ayudar a continuación en el caso de que tan solo sea necesario hacer una copia de las celdas visibles en Excel o en Google Sheets. Hay que tener en consideración que si copiamos estas celdas manualmente de forma convencional, la selección incluirá, por defecto, las filas o columnas ocultas. En ocasiones esto puede resultar un problema importante que vamos a solucionar en estas mismas líneas.
Cómo copiar solo las celdas visibles en Excel
Pues bien, el programa de Microsoft nos proporciona una función que nos permite seleccionar tan solo las celdas visibles dentro de un rango de datos. Una vez hecho esto, podremos copiar y pegar las mismas allá donde necesitemos. Para lograrlo, lo primero que hacemos es seleccionar con el ratón todo el rango de datos con el que vamos a trabajar, incluidas las ocultas.
A continuación pulsamos la tecla F5 para abrir el cuadro de diálogo llamado Ir a. En el cuadro que aparece en pantalla hacemos clic en Especial y seleccionamos la opción que reza Solo celdas visibles. A continuación, haz clic en el botón de Aceptar. Decir que la función resaltará solo lo que puede verse en el rango de datos seleccionado, excluyendo las celdas que no son visibles en ese momento.
Ahora ya podemos hacer uso de la combinación de teclas Ctrl + C para copiar la selección y pegarla donde sea necesario.
Extraer las celdas visibles en Google Sheets
La aplicación de hojas de cálculo de Google carece de una opción para resaltar solo las celdas visibles, como hemos visto antes en Excel. Además, en Sheets las filas contraídas, y, por tanto, no visibles, se siguen incluyendo en la selección al copiar. Por tanto, podemos copiar solo las celdas visibles si los datos ocultos se han excluido mediante filtros.
Con el fin de lograr esto que os contamos, lo primero que hacemos es situarnos en la opción de menú Datos y seleccionamos Crear un filtro. En pantalla aparecerá un icono de filtro en la cabecera de cada columna seleccionada. Hacemos clic en el mismo y desmarcamos los datos que necesitamos ocultar.
A continuación ya podremos resaltar las filas visibles y copiarlas para así extraer tan solo los datos que realmente necesitamos en el programa de Google. Como en el caso anterior, aquí ya podemos hacer uso de la combinación de teclas Ctrl + C voy a copiar el contenido filtrado al portapapeles.
La importancia de copiar las celdas visibles
Tanto en Excel como en Google Sheets, es fundamental que podamos copiar las celdas visibles. Y esto se vuelve aún más importante si trabajamos con filtros que no se pueden ver a simple vista. De esta manera, nos podemos asegurar de que solo los datos que vemos sean los que se copian y pegan, y omitimos cualquier información que no queramos obtener.
En el caso de que copiemos toda la información, esto también conllevará que copiamos todos los datos que no se ven a simple vista. Lo que desembocará en que nos dará errores en cualquier tipo de cálculo o análisis. El motivo es que estamos copiando información que no necesitamos para una nueva operación de cálculo.
De hecho, la opción de «Pegar solo celdas visibles» va a suponer que no se copien celdas que no estamos utilizando para nada o, también, que no sirvan para nada. Lo que en definitiva, va a suponer un ahorro de tiempo y de quebraderos de cabeza.