El sector software de la ofimática viene cubierto por varios interesantes editores de texto tanto de pago como gratuitos. Office de Microsoft y su Word es una de las opciones más conocidas desde hace años, pero la propuesta de Google con Docs no ha parado de crecer gracias a las funciones disponibles.
De hecho esta es una alternativa más que interesante para todos aquellos que trabajan en grupo y necesitan compartir sus documentos. La propuesta que nos ofrece el gigante de las búsquedas cubre con creces las necesidades de todos aquellos que quieran trabajar en la nube con sus documentos de texto. Pero en gran medida debido al extendido uso que hacemos de uno de los programas más conocidos que hay, el mencionado Word de Microsoft, en ocasiones necesitamos convertir nuestros documentos de Docs a DOCX.
Precisamente por todo ello, a continuación os vamos a hablar de algunos útiles métodos que os permitirán llevar a cabo esta tarea de manera rápida y sencilla. Y es que debemos tener en consideración que el programa de Microsoft está instalado en la mayoría de los equipos de todo el mundo. Además, su formato nativo, el mencionado DOCX de Microsoft, es el más común a la hora de generar documentos de este tipo, al margen de aquellos que sean de texto plano, donde se usa el TXT.
Convertir archivos de Google Docs a Word
Aquí os vamos a mostrar un par de métodos diferentes para que podáis elegir el que más se adapte a vuestras necesidades a la hora de llevar a cabo esta conversión de documentos que os comentamos. Hay que saber que como Google Docs es un programa online, por lo que no puedes realizar la conversión de forma directa, pero veamos cómo lograrlo.
Descargar el fichero convertido. Esta aplicación de Google guarda automáticamente los documentos de texto que aquí creamos en su formato nativo. Para lograr disponer de ese mismo archivo en formato DOCX de Word, tendremos que descargarlo ya convertido. Para ello nos situamos en la opción de menú Archivo / Descargar / Microsoft Word. Además, podremos echar mano de otras opciones de descarga directa como convertirlo a un fichero en formato PDF.
Cabe mencionar que este es un proceso que podemos llevar a cabo de manera simultánea con tantos archivos como necesitemos. No tenemos más que seleccionarlos con el ratón dejando la tecla Ctrl pulsada y acceder a la misma opción de menú, Descargar. Este método creará automáticamente un archivo comprimido que contiene todos los documentos de texto ya convertidos a DOCX. Así podremos abrirlos de la manera más sencilla en Microsoft Word.
Pasar de Word a Google Docs
Como hemos visto, Google nos permite guardar fácilmente cualquier documento que hayamos creado en su web en formato de Office. Sin embargo, ¿qué pasa si lo que necesitamos es hacer lo contrario? Si hemos creado un documento con Word, y queremos subirlo a la nube para acceder a él desde nuestros dispositivos, o compartirlo con otras personas, también vamos a poder pasarlo a Google Docs. Y, además, sin hacer nada.
Tan solo debemos arrastrar nuestro documento de Word a la ventana de Google Drive para subirlo a la nube. Como Google Docs es capaz de leer documentos DOCX sin problemas, una vez subido en la nube podremos usarlo con el procesador de textos de Google sin problemas y sin tener que hacer ninguna otra conversión.
Guardar un documento en PDF
Junto a los mencionados archivos nativos que utilizamos en Word de Office, DOCX, otro de los ficheros ofimáticos más extendidos y utilizados a nivel global son los PDF. Este es un tipo de archivo inicialmente propiedad de Adobe que ahora mismo puede utilizar cualquiera de forma gratuita y que cada vez son más importantes en este sector del software. Por tanto, también se puede dar la circunstancia de que necesitemos convertir en nuestro archivo de texto que hemos creado en Google Docs, a este formato en concreto.
Pues bien, merece la pena saber que este es un proceso que podemos llevar a cabo también de forma directa y de manera sencilla, con tan solo situarnos en la opción de menú Archivo / Descargar / Documento PDF. Esto se traduce en que el editor de textos se pondrá en marcha y nos permitirá descargar de forma automática un archivo en formato PDF con el contenido del original, todo ello en cuestión de segundos.
Así dispondremos de ese archivo PDF en nuestro disco duro para poder abrirlo y editarlo en otros programas si así lo deseamos.
Pasar de Docs a página web HTML
En un principio Google aquí nos ofrece un editor de texto bastante intuitivo, a la vez que útil y en gran parte centrado en el trabajo en grupo. Al trabajar en la nube, tendremos la posibilidad de compartir con otros usuarios nuestros documentos o acceder a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo. Ya os hemos mostrado cómo convertir rápidamente un documento de texto creado aquí a un archivo en el popular formato PDF.
Pero hay que tener en cuenta que también tenemos la posibilidad de llevar a cabo este mismo proceso para crear una página web de manera directa desde la aplicación de Google. Lo que logramos con todo ello es crear un archivo en formato HTML por si queremos subirla a Internet de manera directa. Todo será cuestión de generar los contenidos pertinentes desde el programa y así ahorrarnos una gran cantidad de trabajo para publicarla online.
Esto es algo que logramos fácilmente desde el menú Archivo / Descargar / Página web.
Crear un libro electrónico en formato EPUB
Quizá a muchos les interese saber que esta aplicación en la nube que nos ofrece el gigante de las búsquedas Google, también nos permite crear nuestros propios contenidos en forma de libros electrónicos. Todo ello a partir de los documentos de texto que creamos desde aquí y que nos permitirán generar nuestros propios ebooks en formato EPUB, por cierto es el más utilizado en estas lides.
Así, una vez que hayamos finalizado la redacción del documento como tal en Google docs, no tenemos más que situarnos en el menú de Archivo y seleccionar la opción llamada Descargar. Aquí nos encontramos con diferentes tipos de fichero de los que podemos echar mano incluyendo aquel relacionado con los libros electrónicos que mencionamos en estas líneas. Así ya podremos cargar estos documentos personales en cualquier lector hardware de ebooks que usemos de forma habitual.
| Formato | Ventajas Principales | Limitaciones | Caso de Uso Ideal |
|---|---|---|---|
| Microsoft Word (.docx) | Máxima compatibilidad para edición posterior en el ecosistema Office. | Posible pérdida de formato en elementos complejos (imágenes flotantes, fuentes no estándar). | Colaborar con usuarios que solo utilizan Microsoft Word. |
| Preserva el diseño al 100%. Formato universal no editable. | No permite la edición fácil del contenido sin software específico. | Enviar documentos finales, contratos, facturas o cualquier archivo que no deba ser modificado. | |
| Página web (.html) | Listo para ser publicado en un sitio web. Mantiene la estructura básica. | Puede requerir ajustes de CSS para un diseño visual óptimo. Pierde el formato de página. | Publicar contenido directamente en un blog o sistema de gestión de contenidos (CMS). |
| EPUB | Formato estándar para libros electrónicos. Texto redimensionable y adaptable a pantallas. | No es ideal para diseños complejos o con muchas imágenes fijas. | Crear un ebook, un manual o un documento largo para ser leído en e-readers o dispositivos móviles. |
| OpenDocument (.odt) | Estándar abierto compatible con suites ofimáticas gratuitas como LibreOffice. | Menor adopción en entornos corporativos que .docx. | Trabajar en ecosistemas de software libre y de código abierto. |
Soluciones a problemas comunes en la conversión desde Docs
Lo cierto es que los desarrolladores e ingenieros de Google llevan varios años trabajando duro en este proyecto ofimático para así ofrecer Asus clientes la mayor compatibilidad posible. Partiendo de la base de que Office de Microsoft es la solución de este tipo más popular y utilizada en todo el mundo, es importante poder convertir documentos desde la solución de Google habla de Microsoft.
Sin embargo debemos tener en cuenta que estos procesos de conversión no siempre son tan fiables como cabría esperar en un principio. En ocasiones se producen fallos inesperados que no deberíamos dejar pasar. Aquí os mostramos los problemas más comunes que nos vamos a encontrar en este sentido.
- Pérdida de formato. En ocasiones las fuentes personalizadas, los ajustes de imagen complejos o los márgenes no se convierten bien.
- Tablas complejas dañadas. Es importante simplificar el uso de tablas con celdas combinadas antes de la conversión para evitar problemas.
- Comentarios y sugerencias. A veces los comentarios y sugerencias no soportan el control de cambios al pasar de un formato a otro.