Microsoft dentro de su nuevo sistema operativo ha incluido de manera nativa OneDrive, un sistema de almacenamiento en la nube. Dicha solución es bastante similar en funcionamiento a Google Drive, solamente que integrada dentro de Windows 11. Pues bien, te vamos a explicar tres geniales funciones en OneDrive para que le saques el máximo partido.
El almacenamiento en la nube OneDrive es bastante sencillo de usar y realmente es genial para compartir archivos de manera simple. Simplemente, debemos arrastrar el archivo e indicar con quien lo queremos compartir. Además, podremos acceder al mismo desde cualquiera de nuestros dispositivos.
Igual que Google Drive, este servicio tiene una capacidad de almacenamiento determinada en su versión gratuita. Luego tenemos una versión de pago dentro del pack Microsoft 365 que suele agregar características adicionales. Vamos a explicarte como sacarle el máximo partido a esta herramienta.
Compartir archivos con fecha de caducidad
La función más interesante y desconocida de esta herramienta es que podemos compartir archivos y carpetas durante un tiempo determinado. OneDrive permite generar un enlace con una fecha límite de acceso y uso. Tras este periodo, que podemos asignar manualmente, ya no será accesible para el receptor del enlace.
Tiene una pega esta función y es que solo está disponible para usuarios de pago del programa Microsoft 365. Si utilizas la versión gratuita, desgraciadamente, no podrás ponerle fecha de caducidad al enlace.
Para compartir un enlace de archivo y/o carpeta con fecha de caducidad sigue estos pasos:
- Clic derecho o pulsa sobre el icono de compartir de la carpeta o archivo que quieras.
- En la esquina superior derecha te aparecerá una rueda dentada de «Configuración».
- Ves a la sección de «Más configuraciones» donde aparecerá la opción de «fecha de vencimiento».
- Será necesario, para este caso, generar una contraseña.
- Una vez lo tengamos, pulsamos en «Aplicar».
Ahora ya podemos compartir el enlace que se autodestruirá pasada la fecha que hemos establecido.
Ver y restaurar una versión anterior
Como no puede ser de otro modo, OneDrive dispone de una función que permite ver y abrir versiones anteriores de un archivo. Esto es interesante por si hemos hecho un cambio que no debíamos o se ha dado algún tipo de fallo. Gracias a esta función podremos revertir la acción sin problemas. Hacerlo es muy sencillo:
- Seleccionamos el archivo en cuestión.
- Vamos al «Historial de revisiones» en la barra superior.
- Puede que no aparezca la opción de «Historial de revisiones», es normal, solamente debes pulsar en los tres puntos horizontales para que aparezca esta opción.
- Nos muestra un listado con todas las versiones del documento.
- Hemos clic en los tres puntos verticales del archivo que nos interesa.
- Pulsamos en «Abrir archivo».
Realmente, es muy sencillo recuperar a la información que hemos perdido por error. También nos puede servir para revertir los cambios realizados si no nos gustan o convencen.
Archivos bajo demanda para ahorrar espacio
Sincronizar OneDrive en nuestro ordenador supone perder una gran cantidad de espacio de almacenamiento. Pero, existe la posibilidad de establecer una gestión de archivos bajo demanda. La función permite que los archivos estén en línea constantemente en OneDrive, pero solo se descargan si los necesitamos.
Para activar esta función debes seguir estos pasos:
- Hacemos clic derecho en el icono de OneDrive situado en el área de notificación de la barra de tareas.
- Vamos a la opción de «Configuración».
- Seguidamente, debemos ir a la opción de «Sincronización y copia de seguridad».
- Bajamos y desplegamos la opción de «Configuración avanzada».
- Tenemos que ir hasta la opción de «Archivos de petición».
- Ahora pulsamos en la opción de «Liberar espacio en disco» y listo.
Los archivos, ahora, solamente se descargarán en el sistema cuando nosotros lo solicitemos. Esto impide tener archivos en nuestra unidad de almacenamiento que puede que no nos interesen.
