La mayoría de vosotros dispone de al menos de una cuenta del gestor de correo de Google, Gmail. Además, lo utilizáis tanto desde el móvil como desde los equipos de sobremesa. Pero seguro que hay muchas funciones y herramientas que no conocéis y os resultarán extremadamente útiles.
Y es que el gigante de las búsquedas es plenamente consciente de la importancia de esta plataforma de correo electrónico, de ahí que no pare de mejorarlo. Cada cierto tiempo añade nuevas funciones y herramientas o mejora algunas de las ya existentes. Es bastante probable que a muchos utilicéis la versión web desde vuestro ordenador de sobremesa, que además dispone de múltiples funciones y parámetros de personalización.
A continuación os vamos a hablar de algunos trucos y funciones que posiblemente no conozcáis, pero que deberíais empezar a utilizar desde ya mismo. Todo ello con el fin de mejorar vuestra experiencia de uso con Gmail y gestionar de la mejor manera vuestro correo electrónico.
Lo cierto es que en ocasiones nuestra cuenta se puede convertir en un auténtico caos si no sabemos gestionarla de la manera correcta. Y Gmail nos ofrece todo lo necesario para organizar nuestros mensajes, tanto de entrada como de salida, pero son funciones que a priori deberíamos conocer. Ahora os vamos a echar una mano.
Funciones de Gmail para organizar el correo
El problema es que no todas estas funciones están a la vista o son lo suficientemente conocidas como para que nos podamos aprovechar de todo ello.
Gestiona tus suscripciones de correo. Lo primero es limpiar la bandeja de entrada, revisando todas las suscripciones. Y es que Gmail nos permite cancelar la suscripción a todo aquello que ya no necesitemos. También podemos mover las mismas a otra dirección de correo de forma automática.
Usa los filtros disponibles. Debemos saber que Gmail cuenta con potentes filtros que eliminan automáticamente los correos no deseados. También nos permiten localizar mensajes almacenados con los años en nuestra bandeja de entrada dependiendo de los parámetros que especifiquemos en dichos filtros.
Libera espacio rápidamente. Cabe destacar que el gestor de correo de Google nos ofrece una forma sencilla de identificar qué ocupa más espacio en nuestra bandeja de entrada. No tenemos más que situarnos en la página de limpieza de almacenamiento y hacer clic en Liberar espacio. El propio Gmail nos mostrará algunas sugerencias y nos ofrecerá maneras sencillas de limpiar la cuenta como tal, todo desde este enlace.
Realiza búsquedas avanzadas. Y hablando de localizar correos antiguos, hay que tener en cuenta que este gestor nos ofrece una función de búsqueda avanzada que por ejemplo también nos puede ser de enorme utilidad a la hora de liberar espacio aquí. Podemos encontrar los más antiguos limitando las búsquedas a las fechas para así deshacernos de mensajes que tienen varios años y ya no necesitamos para nada.
Educa a Gmail para que sepa cuáles son correos importantes. Podemos establecer una serie de normas para que Gmail nos ayude a clasificar los correos no deseados de la bandeja de entrada. Junto a cada correo vemos un pequeño icono con una flecha hacia la derecha. Cuando veamos uno importante, puedes hacer clic en el mismo para que se vuelva amarillo. Esto lo marca como importante. Con el tiempo, Gmail los marcará automáticamente.
| Función | Problema que Resuelve | Ideal para |
|---|---|---|
| Gestión de Suscripciones | Reducir el ruido de correos promocionales no deseados. | Limpiar una bandeja de entrada saturada. |
| Filtros Automáticos | Organizar correos entrantes en carpetas o etiquetas sin intervención manual. | Gestionar newsletters, notificaciones o correos de proyectos específicos. |
| Liberación de Espacio | Identificar y eliminar rápidamente los correos que más almacenamiento consumen. | Usuarios que se acercan al límite de 15 GB gratuitos. |
| Búsquedas Avanzadas | Encontrar cualquier correo, por antiguo que sea, usando criterios específicos. | Localizar adjuntos, conversaciones o confirmaciones antiguas. |
| Marcador de Importancia | Entrenar a Gmail para que priorice visualmente los correos de remitentes clave. | Asegurar que los mensajes de clientes o jefes nunca pasen desapercibidos. |