Dependiendo del número de correos electrónicos que recibamos y del tiempo que podamos dedicarle, es probable que cada vez se nos haga más cuesta arriba abrir Gmail. Lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a responder correos es organizarlos y clasificarlos, para así dejar únicamente a la vista, los correos que realmente merecen nuestra atención. Gmail incluye una función que nos permite organizar los correos conforme llegan a la bandeja de entrada.
Gmail nos permite organizar los correos electrónicos dependiendo de si se tratan de publicidad, suscripciones, redes sociales y demás, sin embargo, no es la mejor opción, ya que, al final, siempre nos veremos en la necesidad de marcarlos como leídos y moverlos a la correspondiente carpeta a no ser que los borremos directamente.
Organiza de forma automática la bandeja de entrada de Gmail
Gmail, al igual que otras plataformas de correo electrónico, nos permite crear filtros para organizar los correos en carpetas (etiquetas). De esta forma, podemos acceder a la correspondiente etiqueta cuando queremos encontrar todos los correos de una misma persona o dominio sin la necesidad de tener que hacer búsquedas y no encontrar el correo que estamos buscando.
La opción de Gmail que nos permite crear filtros y automatizar la tarea de clasificar los correos que recibimos en Gmail se encuentra dentro de los ajustes de Gmail, a la que podemos acceder pulsando sobre la rueda dentada y seguidamente, pulsando en Ver todos los ajustes. Seguidamente, nos dirigimos a la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas y en la parte inferior, pulsamos en Crear un filtro.
A continuación, debemos establecer las reglas que se aplicarán para que el filtro se aplique correctamente. Si queremos crear un filtro para todos los correos del dominio @softzone.es, en lugar de crear una regla para cada cuenta de correo, podemos utilizar el asterisco (*) que representará todas las cuentas correo de ese dominio. En este caso en concreto sería: *@softone.es.
También podemos establecer palabras clave, que nos ayuden a filtrar los correos de, por ejemplo, promociones, videojuegos, ofertas y demás. Estos datos los podemos establecer en el apartado Contiene las palabras. Además, también podemos crear un filtro con todos los correos que incluyan cualquier tipo de archivo adjunto o limitar su tamaño. Una vez hemos establecido los filtros correspondientes, pulsamos en Crear filtro.
En la siguiente ventana, debemos establecer que es lo que queremos hacer con el correo: marcarlo como leído, añadir una etiqueta, clasificarlo dentro de una categoría, eliminarlo directamente, reenviarlo a una cuenta de correo, destacarlo, archivarlo directamente entre otros. Es importante marcar la casilla Aplicar el filtro también a la conversión que cumple los criterios ya que, de esta forma, todos los correos que hayamos0 recibimos previamente en nuestra cuenta, serán ordenados y categorizados de la misma forma.
Si queremos crear una etiqueta donde almacenar todos esos correos, no hace falta volver sobre nuestros pasos a las opciones de configuración de Gmail, tan solo debemos pulsar en Elige una etiqueta y seleccionar la opción Nueva etiqueta. Finalmente, pulsamos en Crear filtro para aplicar la regla que hemos establecido. Podemos crear tantas reglas como queramos.
