Comparte o guarda mejor los documentos de Word reduciendo su tamaño

Comparte o guarda mejor los documentos de Word reduciendo su tamaño

David Onieva

En los constantes trabajos relacionados con la ofimática que llevamos a cabo hoy día, muchos de estos se centran en el editor de textos más conocido, Word de Microsoft. Así, estos documentos que aquí creamos, con el tiempo han ganado en complejidad, y por tanto en tamaño.

Así, dependiendo del uso que le demos a la mencionada aplicación, en ocasiones nos podemos encontrar con una buena cantidad de ficheros Doc que tienen un gran peso. Además esto es algo que se va a hacer especialmente palpable si estos archivos a los que nos referimos están repletos de fotos, tablas, formas o gráficos, y no solo texto. De hecho en ocasiones nos vamos a encontrar con documentos de Word que implementan contenidos de vídeo, lo que suma en su tamaño más de lo esperado.

Formas Word

Maneras de manejar ficheros pesados de Word, fácilmente

Como es fácil imaginar, los textos en este programa, y en el resto, no pesan mucho, pero el resto de componentes multimedia, sí. Y si a todo ello le sumamos que trabajamos con muchos archivos de estas características, esto puede representar un problema. Llegado el caso, si lo que queremos o necesitamos es compartir estos documentos, enviarlos por Internet, o sencillamente guardarlos, deberíamos tomar algunas medidas.

Una de las más lógicas, es intentar reducir el tamaño de esos ficheros, en la medida de lo posible. Por tanto, para lograr esto que os proponemos, una de las premisas que debemos tener en cuenta en primer lugar, es el formato a emplear. Como muchos ya sabréis de primera mano, por regla general este programa de Microsoft hace uso de las extensiones DOC y DOCX.

El tamaño máximo de un documento de Word también depende del formato del archivo. Las versiones más recientes de Word usan el formato DOCX, mientras que las versiones más antiguas usan DOC. Decir que el tamaño máximo del archivo para los documentos de Word que sólo contienen texto es de 32 megas, algo válido para los creados en Word 2007 y posteriores.

Al mismo tiempo algo que debemos saber es que el mencionado formato de archivo DOCX, lleva a cabo internamente un mejor tratamiento de los contenidos almacenados. Es por ello que a la hora de intentar ahorrar espacio y que el archivo como tal pese algo menos, usemos este tipo que os mencionamos. De hecho muchas de las aplicaciones ofimáticas alternativas a Word, ya están migrando igualmente a DOCX para así mejorar la experiencia de sus usuarios.

Vigila el tamaño de tus documentos

Lo cierto es que eso es mucho espacio para usar solo texto, pero no tanto si incluimos vídeos o imágenes. Y es que al añadir estos elementos a archivo de este tipo, el tamaño máximo del mismo puede aumentar hasta el medio giga (512 megas). Pero como os podréis imaginar, este es un peso para un documento de Word, un tanto exagerado, por lo que deberíamos tener cuidado al acercarnos a este tamaño. Esta envergadura es extremadamente difícil de trabajar en el editor, especialmente si la mayor parte del archivo Doc contiene imágenes o vídeos.

Todo dependerá también de la potencia del equipo como tal, o de los recursos de los que Word disponga en ese instante. Es evidente que para poder comprobar de primera mano el tamaño del documento, eso lo podemos hacer desde el Explorador de Archivos de Windows. Para comprobar esto mismo sin salir de Word, igualmente lo podemos hacer desde la opción de menú Archivo / Información. Aquí veremos varios datos sobre el documento, como los autores, el número de palabras actual o tamaño.

Comprobar tamaño Word

De igual modo, en el supuesto de que trabajemos de manera habitual con una gran cantidad de archivos ofimáticos de este tipo, también podemos echar mano del propio Explorador de Windows. Y es que como la mayoría os podréis imaginar, basta con que marquemos todos los archivos de Word con los que vamos a tratar, para así poder conocer el tamaño del conjunto de un solo vistazo. Es evidente que lo mismo podemos llevar a cabo con los archivos del procesaodor de textos, pero de manera individual.

Cómo reducir el tamaño de los archivos de Word

Llegados a este punto, decir que hay algunas maneras de reducir el tamaño del documento de Word. Esto puede ser muy útil si el archivo se ha vuelto difícil de trabajar, bloquea el programa, o pensamos compartirlo por Internet. Así, una de las maneras más rápidas y efectivas para lograr esto, es convertir los documentos antiguos al nuevo formato, DOCX. Solo con esto ya deberíamos observar importantes mejoras en el tamaño. Esto se debe a que los archivos DOCX, más modernos y avanzados, comprimen automáticamente cualquier contenido adicional, como las imágenes.

Formatos documentos

Para ello basta con que abramos el documento en Word y, a continuación, haga clic en Archivo / Información / Convertir, esta opción solo aparece con versiones antiguas del Doc. Otro punto que debemos tener en consideración, es la forma en que insertamos las imágenes en el documento. Decir que esto es algo que también puede influir en el tamaño del archivo. Por ejemplo, si pegamos las fotos directamente en la página, Word las convierte al formato BMP. Por tanto hay que saber que este formato en concreto es significativamente más grande que otros como JPEG.

Así, es recomendable que las añadamos a mano desde el menú Insertar / Imágenes, para que así podamos seleccionar un formato más óptimo, como el mencionado JPEG. Además debemos tener en consideración que en la mayoría de las ocasiones, la calidad ofrecida por las imágenes guardadas en uno u otro formato, será muy similar. Todo ello a pesar de la a veces importante diferencia de tamaño de estos ficheros de fotos al pasar de BMP a JPG, por lo que valdrá la  pena el cambio.

Comprime los contenidos de los documentos

En el caso de que haya archivos sin comprimir en el Doc en el que trabajamos, siempre tenemos la posibilidad de comprimirlos todos a la vez. Esto, como es fácil pensar, optimizará ostensiblemente el tamaño de los archivos resultantes. Para lograr esto que os comentamos, en primer lugar nos situamos en la opción de menú Archivo / Guardar como / Herramientas.

Aquí nos vamos a encontrar con la opción que buscamos, la llamada Comprimir imágenes, donde pinchamos. Entonces aparecerá una nueva ventana donde ya tenemos la posibilidad de elegir la calidad de imagen que deseamos utilizar para cualquier foto del documento en el que trabajamos ahora.

Comprimir imágenes

De este modo, en el caso de que deseemos obtener el menor tamaño de archivo posible, seleccionamos 96 PPI. Pero claro, hay que saber que en ese caso las imágenes se verán peor que originariamente. Mientras que en el punto anterior os dijimos que pasar de BMP a JPG no iba a afectar apenas en lo que se refiere a la calidad de las imágenes del documento, aquí es distinto. Por tanto en este apartado sí que tendremos que tener un poco más de cuidado, porque se puede dar el caso de que algunas de estas fotos, si las comprimimos demasiado, dejen de ser legibles, lo que puede ser un problema. Por tanto os recomendamos probar entre los diferenes niveles de compresión aquí expuestos para dar con el más apropiado en cada caso o que más nos interese.