Mejora tus presentaciones de PowerPoint con un índice

Mejora tus presentaciones de PowerPoint con un índice

Ignacio Sala

Crear una presentación con PowerPoint es un proceso muy rápido y sencillo y para el que no son necesarios conocimientos de la aplicación ya que esta siempre se ha particularizado por ser una de las más sencillas de utilizar. Sin embargo, si queremos que estas no sean aburridas y que ofrezcan la posibilidad de acceder a todo el contenido disponible, debemos añadir un índice, un índice que nos permitirá acceder a todo el documento saltándonos las partes que no queremos o no nos resultan interesantes.

Los índices de PowerPoint, al igual que en un libro, nos permite acceder rápidamente a contenido disponible en su interior de una forma rápida sin tener que ir diapositiva por diapositiva hasta encontrar la que buscamos en cada momento. A diferencia de otras aplicaciones como Word, donde podemos crearlos de forma automática, en PowerPoint no tenemos otra forma de hacerlo que no sea manualmente. Afortunadamente, el proceso es muy sencillo y no hace falta tener ningún conocimiento de esta aplicación, siempre y cuando sigamos todos los pasos que os mostramos a continuación.

Si tenemos previsto crear una presentación con un gran número de dispositivas, crear un índice es indispensable, siempre y cuando queramos que toda la información esté accesible de una forma rápida y sencilla. Debemos tener en cuenta, especialmente si se trata de una presentación para una empresa, que a no todo el mundo le puede resultar interesante todos los aspectos que se tratan en ella y sin un índice que permita acceder a la información más importante, nuestros interlocutores, rápidamente pueden perder la atención sobre nuestro trabajo.

Cómo crear un índice en PowerPoint

Lo primero que debemos hacer antes de crear un índice es confeccionar la diapositiva como haríamos normalmente, incluyendo una dispositiva de presentación donde se muestren un breve resumen de lo que vamos a mostrar en la presentación para, a continuación, pasar añadir todas las dispositivas que queramos incluir en la misma. A continuación, debemos añadir una nueva dispositiva donde queramos mostrar el índice. Por regla general, esta suele ser la segunda diapositiva justo después de la presentación. Para añadir una nueva diapositiva, situamos el ratón encima de la primera diapositiva y, con el botón derecho, pulsamos en Nueva dispositiva.

Índices PowerPoint

En la nueva diapositiva que hemos creado, podemos crear manualmente el índice con todas las diapositivas que hemos incluido en la presentación, sin embargo, no es la opción ni más rápida ni más sencilla, siempre y cuando cada una de las diapositivas necesite ser enlazada de forma independiente. Podemos crear el índice a través de la cinta de opciones Vista pulsando el Vista Esquema. Este tipo de vista nos muestra el nombre de todas y cada una de las diapositivas que hemos incluido. Tan solo debemos seleccionar todas ellas con el ratón y, con el botón derecho del ratón, pulsamos en el botón Copiar.

Índices PowerPoint

A continuación, nos dirigimos a la diapositiva donde queremos crear el índice, añadimos un cuadro de texto y pegamos con el botón derecho del ratón el texto o utilizando el botón dedicado en la cita de opciones Inicio. Si hemos seleccionado el nombre de la diapositiva inicial y la que vamos a utilizar como índice, tan solo debemos borrarlas para dejar únicamente las diapositivas de las que vamos a crear el índice.

Índices PowerPoint

En el siguiente paso, vamos a crear un enlace desde el índice que hemos creado a las dispositivas. De esta forma, al pulsar sobre el texto que hace referencia a una diapositiva en concreto, nos llevará directamente a ella saltándose el resto de las diapositivas. Para hacerlo, vamos a añadir un vínculo al texto que da nombre a esta, seleccionando el texto, pulsando en la opción Insertar de la cinta de opciones y, seguidamente en Vínculo – Insertar vínculo.

Índices PowerPoint

En la ventana que se muestra a continuación, en la columna de la izquierda, pulsamos en Lugar de este documento y, en la sección de la derecha, en Seleccione un lugar de este documento, seleccionamos la diapositiva a la que queremos acceder al pulsar sobre este texto.

Índices PowerPoint

Finalmente, pulsamos en Aceptar y volvemos a realizar la misma operación con el resto del texto que hemos incluido en la diapositiva donde hemos incluido el índice. Para confirmar que hemos realizado la vinculación correctamente, el texto se mostrará subrayado y en color azul, al igual que cualquier vínculo que podemos encontrar en una página web. Al pulsar sobre él, este cambiará a un color morado, que significa que ya lo hemos visitado (al igual que hacen la mayoría de los navegadores). El cambio de color solo significa eso, que la hemos visitado, no significa que el enlace esté mal o nada por el estilo.

Índices PowerPoint

Volver al índice general

Una vez hemos creado el índice y hemos creado los correspondientes enlaces a todas las secciones que forman parte de la presentación, si queremos que esta sea lo más completa posible y que los destinatarios de esta, puedan acceder a todo el contenido disponible sin volver hacia atrás manualmente, debemos añadir un botón que nos permita, al presionar sobre él, volver al índice donde se encuentran todos los enlaces disponibles que hemos creado al contenido de la diapositiva.

El proceso para crear un botón o enlace a la dispositiva donde se encuentra el índice es exactamente el mismo que en el caso anterior, un proceso que debemos realizar y todas y cada una de las diapositivas, aunque bastará con crearlo en tan solo una de ellas y, posteriormente, copiar el texto o imagen utilizada para pegarlo en todas las dispositivas donde queremos añadirlo, aunque también podemos realizar el proceso de forma manual, pero al final el resultado va a ser el mismo.

En primer lugar, vamos a crear un nuevo cuadro de texto con el texto Índice en cualquier esquina de la diapositiva y con una letra más pequeña que la utilizada en ella para que no llame más la atención que el propio documento.

Índices PowerPoint

Seguidamente, seleccionamos el texto Índice y nos dirigimos a la cinta de opciones Insertar para seleccionar la opción Vínculo –  Insertar vínculo. En la ventana que se muestra, en la columna de la izquierda, pulsamos en Lugar de este documento y, en la sección de la derecha, en Seleccione un lugar de este documento, seleccionamos la diapositiva donde se encuentra el Índice.

Finalmente pulsamos en Aceptar y comprobamos, habilitando la vista preliminar (pulsando la tecla F5), que el enlace que hemos creado funciona correctamente. Si es así, ahora tan solo debemos copiar el cuadro de texto con el enlace que hemos creado y pegarlo en todas las dispositivas donde queremos añadir un enlace al índice de la presentación que hemos creado.

¡Sé el primero en comentar!