Si utilizáis un documento de Excel para almacenar múltiples datos los cuales no todos deben ser impresos, te mostraremos cómo evitar imprimir todo el documento, como haríamos de forma predeterminada, y solo imprimir una sección la cual seleccionamos previamente.
Microsoft Excel es el programa más popular y utilizada a nivel mundial tanto para crear como para imprimir tanto hojas de cálculo como tablas. En el caso de que no dominemos completamente el programa, puede que nos encontremos con algunos problemas a la hora de imprimirlas. Entre los problemas que nos podamos encontrar, se encuentra que no se haya imprimido correctamente el área deseada o las tablas se dividan de forma incorrecta. Por defecto, Excel se encarga de imprimir el área de la página que contiene los datos desde la primera hasta la última celda. Para ello el programa tiene en cuenta el tamaño del papel (si es un folio A4, una carta…), así como la orientación en la que se encuentra la página (si está vertical u horizontal) como los márgenes establecidos (todos los espacios de alrededor).
También puede ocurrir que un documento de Excel almacenes datos que no son relevantes a la hora de la impresión, y no quieras mostrarlos por diversos motivos, o simplemente que no quieres borrar parte de los datos de la hoja de cálculo y quieres imprimir solo una sección de dicha hoja. Por estos motivos te mostraré cómo hacerlo de una manera fácil y rápida para que lo consigas realizar en el menor tiempo posible.
Imprime de forma correcta una selección de celdas de Excel
A continuación, se muestran las diferentes formas posibles con las cuales obtendremos la impresión de un rango de celdas seleccionado previamente por nosotros. Cada usuario escogerá el método que le sea más sencillo de replicar y más fácil de recordar para próximas veces. En caso contrario siempre podrá volver a acceder a este artículo para volver a consultar los distintos métodos.
Selección manual del área de impresión
El primer método está enfocado en la selección manual del área la cual queremos que se imprima. Como haríamos con cualquier otra función, seleccionaremos el rango de celdas a imprimir. Debemos recordar que cuanto más contenido vayamos a imprimir, menor será el tamaño en el que se mostrará el texto o datos en la impresión.
En la imagen de a continuación se muestra seleccionado desde la celda A2 hasta la celda G9, las cuales serán las que se impriman cuando terminemos el proceso.
Para imprimir una hoja de cálculo tabla desde Excel debemos de pinchar en la pestaña de «Archivo» y posteriormente pulsar en la opción de «Imprimir». A continuación se nos abrirá la ventana de Vista previa. A través de esta ventana podemos ver como quedará exactamente el documento impreso, permitiéndonos hacer los ajustes necesarios en caso de detectar errores. También podemos acceder a ella mediante un atajo de teclado pulsando Control + P. Por último en el apartado configuración, seleccionamos «Imprimir selección«.
Una vez hecho esto podremos ver en la vista previa de la impresión como solo nos aparece la parte seleccionada y la cual será impresa. En el ejemplo de a continuación se muestra mi se muestra mi selección, la cual hicimos en los pasos anteriores.
También puedes optar por seguir el segundo método que se muestra a continuación.
Establecer un área de impresión en la hoja de Excel
A la hora de imprimir de forma correcta una tabla en Excel, debemos de seguir unos sencillos pasos. Por un lado, debemos pulsar en la pestaña de Diseño de página y escoger la opción de «Orientación» y el «Tamaño» de la hoja en la impresora, de forma que se ajuste perfectamente al tamaño de la hoja que vamos a imprimir. También es importante seleccionar el área de la tabla que vamos a imprimir. Para ello hacemos clic en la primera celda con la tecla Shift, la mantenemos presionados y seleccionamos la última celda.
Posteriormente vamos a crear un área de impresión. Con esto lo que conseguimos es establecer un área de forma predeterminada, de modo que siempre que vayamos a imprimir la hoja de Excel se imprima esa sección o rango de celdas.
Para conseguir esto nos dirigimos al «Menú superior > Disposición de página«, una vez ahí buscaremos la opción «Área de impresión > Establecer área de impresión» y le haremos clic una vez que tengamos seleccionada dicha área. Si observamos que dentro de dicha área aparece otra línea de puntos delgada, nos está indicando que nos excedimos del área de la hoja de imprimir, por lo que la selección no entra dentro de la hoja en la que la vamos a imprimir.
Para comprobar que se ha aplicado correctamente, tan solo tendremos que dirigirnos a la misma pestaña que en el método anterior «Archivo > Imprimir» y en el apartado de configuración, tendremos que tener «Imprimir hojas activas«. En la vista previa de la impresión, comprobaremos que la vista selección es la misma que el método anterior y se imprimirá lo que deseamos.
Errores frecuentes al imprimir en Excel
A la hora de imprimir nuestra table desde Excel podemos encontrarnos algunos problemas que puede afectar al resultado final en papel. Para ello debemos de repasar bien el trabajo para detectar posibles errores que podemos llegar a cometer:
- Ante cualquier error cometido con el área de impresión, el primer paso que debemos hacer es acudir a la pestaña de Diseño de página. Posteriormente pulsamos en Área de impresión y en el menú elegimos la opción de «Borrar área de impresión».
- Dentro del apartado de Configuración podemos usar la ventana de Vista previa para asegurarnos de que tenemos marcada de forma correcta la opción de «Imprimir hojas activas», ya que puede que lo hayamos confundido con «Imprimir selección», lo cual puede ser la causa e que el resultado de la impresión no sea el deseado.
- Debemos asegurarnos de que los datos no exceden del ancho de una columna, pues ene se caso, el texto impreso se verán como signos ## y nos podamos leer de forma correcta su numeración. Para evitarlo, debemos de repasar la tabla y en caso de encontrar alguna casilla así, podemos optar por aumentar el ancho de las columnas o de las filas, hasta que se muestre su contenido de forma correcta.