Hace mucho tiempo que deje de usar una de las aplicaciones más populares de Microsoft Office, tras encontrar una alternativa igual de potente. Me refiero a Google Sheets, una aplicación en la nube que permite hacer lo mismo que Excel, pero sin instalar nada. Te voy a explicar tres de las funciones y características que más me gustan de Google Sheets.
Excel es la aplicación por excelencia para fórmulas matemáticas y representación gráfica, entre otras muchas funciones. Como alternativa, Google ha integrado dentro de Drive la herramienta Sheets, que nada tiene que envidiar a la de Microsoft.
Lo bueno de la herramienta de Google es que no necesitamos instalar absolutamente nada. Todos los archivos se almacenan en la nube, siendo accesibles desde cualquier parte, con simplemente un dispositivo y conexión a internet. Además, podemos descargar el archivo en múltiples formatos. Pero, en este caso, te voy a explicar tres funciones poco conocidas de esta herramienta.
Realizar cálculos sin fórmulas
Tanto la versión de Microsoft como de Google son muy utilizadas para realizar diferentes tipos de cálculos. Algo muy interesante en Sheets es poder ver una suma rápida, el promedio, el mínimo o el máximo de un grupo de celdas. Esto es sin necesidad de escribir ninguna de las fórmulas para obtener esta información.
Para utilizar esta función solamente debemos seleccionar un conjunto de celdas que incluyan valores. Esto funciona con columnas o filas enteras, pero también seleccionando celdas de manera aleatoria en la combinación que queramos.
Una vez tengamos las celdas con los valores, en la esquina inferior derecha nos aparecerá una serie de información. Aquí podremos ver la suma, la media, los valores mínimos y máximos de la selección, la cantidad de celdas elegidas y cuantas de ellas contienen números.
Tal y como podéis imaginar, esta funcionalidad del programa de hojas de cálculo está especialmente dirigida a todos aquellos usuarios que no se quieren complicar demasiado la vida a la hora de realizar sus cálculos en el PC. La herramienta como tal que os proponemos aquí se quedará un poco corta a la hora de llevar a cabo grandes proyectos o realizar la contabilidad de una manera más avanzada desde este programa.
Validación de datos
Si manejamos muchos datos dentro de una hoja de datos, es bastante sencillo cometer algún tipo de error. Revisar la tabla es algo lento, tedioso o poco práctico. Algo que podemos hacer es verificar los datos gracias a la función «Validación de datos». Lo que hace es verificar las entradas con reglas para texto, fechas, números e incluso direcciones de correo.
Utilizar esta función es muy simple, solamente debes seguir estos pasos:
- Selecciona la columna, fila o todos los elementos de una tabla.
- Entre las opciones superiores, debemos pulsar sobre «Datos».
- Dentro del menú desplegable bajamos hasta encontrar «Validación de datos» y pulsamos.
- Aparece una ventana emergente para que confirmemos las celdas o rango de las mismas.
- Tenemos que agregar los criterios que queramos.
- Pulsamos en «Guardar».
- Dejamos que verifique la información de la hoja.
Ante cualquier inconsistencia, nos avisará y lo podremos corregir de una manera rápida y sencilla. Esta función es genial, ya que evitamos tener que ir una por una verificando los datos.
Aquí nos encontramos con una funcionalidad que nos podrá ahorrar una buena cantidad de tiempo y esfuerzos, ya que localizar esas inconsistencias de datos en grandes hojas de cálculo puede ser una tarea muy compleja. Además esta es una herramienta especialmente útil en el caso en el que vayamos a trabajar con hojas de cálculo desarrolladas por terceros que nos ha tocado utilizar en estos instantes, ya sea para mejorarlas o para ampliarlas.
Lista desplegable
Esta es una de las mejores funciones si tenemos un conjunto de elementos que se van a repetir. Por ejemplo, si queremos hacer un listado de tareas y determinar quién se encargará de las mismas. Gracias a este mecanismo no tenemos que escribir el nombre cada vez, creamos la lista y la copiamos. Luego solo es abrir el menú y seleccionar lo que queremos.
Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones este tipo de aplicaciones nos pueden servir para crear formularios o cuestionarios, para lo cual esta función nos será muy útil.
Para crear una lista desplegable debemos seguir estos pasos:
- Seleccionamos una celda, cualquiera.
- Vamos a la opción de «Insertar».
- Dentro del menú desplegable seleccionamos la opción de «Menú desplegable».
- Establecemos el tipo de criterios y luego los criterios.
Una vez lo tenemos, podemos arrastrar y copiar la celda con esta lista tantas veces como queramos. Luego solo es pulsar en cada una y elegir el nombre, valor o parámetro que hayamos introducido.
