La plataforma Google Drive es una de las más utilizadas en todo el mundo, al menos entre los usuarios que no pueden o quieren pagar por disponer de una plataforma de almacenamiento en la nube para tener siempre a mano una copia de seguridad de sus documentos, fotos y vídeos principalmente, gracias a los 15 GB gratuitos que ofrece. Aunque OneDrive es la que mejor integración ofrece dentro de Windows (por algo es de Microsoft), los 5 GB de espacio que ofrece, no son suficientes para muchos usuarios.
Si quieres sacar el máximo partido a los 15 GB de Google Drive, a continuación, os mostramos 6 funciones que muy poca gente utiliza y que, una vez las conozcas, no podrás vivir sin ellas.
Buscador avanzado
En la parte superior de Google Drive se encuentra un cuadro de búsqueda. Este cuadro de búsqueda nos permite realizar búsquedas por tipo de documento, quien lo ha creado, palabras que contiene, la fecha, ubicación y por nombre entre otros. Para acceder a las opciones de búsqueda de Google Drive, debemos pulsar sobre las tres líneas en horizontal situadas a la derecha de este cuadro.
Evita que se descarguen tus archivos
Cuando compartimos un documento, antes de nada, debemos tener claro si queremos que este sea modificado por las personas con las que lo vamos a compartir o si, por el contrario, únicamente queremos que puedan acceder a su contenido sin modificarlo. Además, también podemos evitar que estos puedan descargar, imprimir o copiar el archivo. Para activar esta protección, cuando pulsamos en la opción Compartir, debemos acceder a las opciones disponibles desde la rueda dentada y desmarcar la casilla Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar. Además, también es recomendable desmarcar la casilla Los editores pueden cambiar permisos y compartir si queremos tener un control total sobre el documento.
Cambia el color de las carpetas
Cuando el número de carpetas es muy elevado, debemos hacer todo lo posible para poder identificar a golpe de vista el contenido que estamos buscando y la mejor forma de hacerlo es cambiando el color de las carpetas. Para cambiar el color de una carpeta en Google Drive, tan solo debemos situar el ratón encima, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Cambiar color para, seguidamente, seleccionar el que queremos utilizar.
Utiliza el chat
Cuando varias personas están trabajando en un mismo documento, si queremos hacerles llegar algún comentario, podemos utilizar el chat incluido en esta plataforma sin necesidad de establecer una llamada de teléfono o enviar un WhatsApp. Esta opción se encuentra disponible en la parte superior derecha y se representa mediante un bocadillo de cómic.
Historial de cambios
Si trabajamos de forma conjunta en un archivo y queremos saber quién ha modificado el archivo y que ha incluido o borrado en él, una vea dentro del documento, debemos pulsar sobre la fecha que indica la última modificación del archivo.
Utiliza la aplicación para Windows
Si queremos tener siempre a mano todos los documentos con los que trabajamos habitualmente, debemos utilizar la aplicación Google Drive para Windows, una aplicación que se encarga de sincronizar inmediatamente cualquier cambio que hagamos tanto en nuestro ordenador como en Google Drive a través de un navegador.
