Tal y como venimos hablando desde hace unos días, los programas de Office cuentan con una versión online totalmente gratuita y funcional. De hecho, son versiones oficiales de la propia Microsoft con las que podemos trabajar desde la nube en cualquiera de nuestros dispositivos, sin recurrir a la versión de pago de escritorio.
Y de entre ellas, Word Online es la más utilizada entre los usuarios. De hecho, Word Online dispone de herramientas muy útiles para profesionalizar nuestros textos. Pero nunca está de más añadir unos retoques finales a nuestros proyectos para aportar ese plus de calidad y profesionalismo que necesiten.
En este caso, nos hemos centrado en dos herramientas que son perfectas para ello: la galería de Estilos, que podemos encontrar en la pestaña de Inicio, y la opción de «Comprobar accesibilidad», disponible desde el menú Revisar. La primera nos permite aplicar un formato coherente a todos nuestros títulos, párrafos y listas con un solo clic para aportar una apariencia más ordenada. La segunda nos permitirá detectar cualquier error en la estructura del texto y que sea legible para todo tipo de usuario. Vamos a ver qué tiene cada una para nosotros.
La herramienta «Estilos»
La galería de Estilos de Word Online es uno de los mejores recursos para dar una forma perfecta a nuestros documentos con un solo clic. Tan solo hemos de pulsar sobre la pestaña superior de «Inicio» y viajar por la barra de herramientas hasta que encontremos el panel de «Estilos».
Como puedes ver, se desplegará un menú vertical que ofrece una variedad de estilos para tu título, subtítulos, cuerpo de textos, citas, etc. Para aplicarlos, solo tienes que seleccionar el texto que prefieras en cada una de las secciones y hacer clic sobre él.
De esta manera, tendrás una consistencia estética en todo el documento. Además, el uso de estilos no es solo una función que afecta a la apariencia. En este caso, facilita la generación de índices y de tablas de contenido. Y esto se debe a que esta función se basa en la estructura definida por el propio programa.
Cómo crear un índice con Estilos en 3 pasos
Primero, selecciona el título de cada capítulo y en la pestaña «Inicio», «Estilos», aplica «Título 1». Para las subsecciones, utiliza el letrero de «Título 2», y así de manera sucesiva.
Luego, ve a la pestaña de «Referencias» y selecciona «Tabla de contenido». Solo te queda seleccionar uno de los formatos de «Tabla automática», y Word creará al momento un índice con los títulos y números de página correctos.
«Comprobar accesibilidad», desde el menú Revisar
Esta función, que por su nombre puede parecer enfocada únicamente a personas con necesidades visuales, va mucho más allá de dicha utilidad. Es una herramienta muy útil para comprobar que la estructura del documento está afianzada y no nos saltamos ningún paso para que quede un texto profesional.
Una vez que pinchemos en «Comprobar accesibilidad», se nos desplegará un menú en el lateral derecho del documento. En él, se nos va a desplegar una serie de errores, sugerencias, advertencias y servicios inteligentes. Todo con el propósito de que nuestro texto adquiera una estructura profesional y lo más legible posible para todos los usuarios. De hecho, nos puede indicar:
- Falta de texto alternativo, en el caso de que una imagen no tenga descripción.
- Bajo contraste de texto. Si detecta que el color del texto y el del fondo son similares, nos avisará.
- Orden de encabezados incorrecto. Nos alertará si saltamos de un «Título 1» a un «Título 3» sin pasar por el 2.
- Tablas sin fila de encabezado. Señala si falta algún dato en nuestras tablas o hay celdas en blanco.
Conforme vayamos cumpliendo con las recomendaciones que se nos marca desde dicho menú, solo tenemos que pulsar sobre «Volver a comprobar» para que Word Online evalúe los parámetros y los de por válido mediante su propio «check».
Con estas dos herramientas, vas a poder jerarquizar y dotar de un aspecto mucho más profesional a tus textos. Además de mejorar su legibilidad y estructura para todos los públicos.
| Herramienta | Propósito Principal | Beneficio Clave | Ideal para... |
|---|---|---|---|
| Estilos | Aplicar formato y jerarquía visual de forma consistente. | Crear índices automáticos, garantizar coherencia estética y facilitar la navegación. | Documentos largos, académicos y corporativos que requieren una estructura formal. |
| Comprobador de Accesibilidad | Detectar y corregir barreras técnicas en el documento. | Asegurar que el contenido sea legible para todos los usuarios, incluidos aquellos con discapacidades visuales (cumplimiento WCAG). | Cualquier documento destinado a una audiencia amplia, especialmente en el ámbito público o educativo. |