El formato OpenDocument, conocido también por su extensión ODF, es a día de hoy un estándar abierto para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. A día de hoy, está lo suficientemente desarrollado como para ser compatible con proyectos de Office y ser totalmente transparente. Gracias a su naturaleza de código abierto y el amplio desarrollo aportado por su comunidad.
De hecho, ya ha sido adoptado tanto por usuarios domésticos, empresas y administraciones públicas por igual. Pero la eficacia de este formato va a depender, en gran medida, de nuestra capacidad para sacarle el máximo partido posible. Y para ello, hemos traído diez recomendaciones encontradas en el soporte oficial de The Document Foundation, las especificaciones del estándar ODF de OASIS y las mejores prácticas compartidas por la comunidad. Todo ello para evitar cualquier problema técnico y maximizar la eficiencia de nuestros archivos. Por lo que vamos a comenzar a desglosarlas.
Las mejores recomendaciones para trabajar con archivos ODF
Mantén el software siempre actualizado. Cada nueva versión añade nuevas funciones, pero también corrigen errores y mejoran la compatibilidad con más programas ofimáticos. Así que, manteniendo tu versión en la más reciente, garantizas que tus documentos se abran con la menor tasa de error posible en el futuro y en otros programas compatibles.
Emplea plantillas y estilos predefinidos. Siempre puedes crear documentos con un estilo coherente para títulos, párrafos y tablas. Ello asegura una uniformidad en la estructura y una mayor profesionalidad del contenido. Además, se facilita cualquier cambio amplio sin editar sección por sección.
Usa un editor nativo de ODF, como LibreOffice. El hecho de trabajar con herramientas que soporten el formato ODF de manera nativa maximiza cualquier compatibilidad y evita la pérdida de formato de nuestros documentos. Por ello, LibreOffice es la opción más recomendada para este caso, ya que está pensada para su uso precisamente.
| Editor | Soporte Nativo ODF | Herramientas de Validación | Licencia | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| LibreOffice | Completo (formato por defecto) | Sí (Validador XML integrado) | Open Source (Gratuito) | Usuarios que buscan máxima fidelidad y control sobre el estándar ODF. |
| Microsoft Office | Básico (Importación/Exportación) | No | Propietario (De pago) | Entornos donde se requiere interoperabilidad con DOCX, asumiendo posibles pérdidas de formato. |
| OnlyOffice | Parcial (Buena compatibilidad) | No | Freemium | Usuarios que trabajan en la nube y necesitan colaboración en tiempo real. |
| Google Docs | Básico (Importación/Exportación) | No | Gratuito (con cuenta Google) | Trabajo colaborativo simple, pero no recomendado para documentos ODF complejos. |
Haz copias de seguridad periódicas. Aunque ODF es un formato estable y seguro, ninguna tecnología está libre de fallos o de errores de archivos. Así que siempre puedes configurar copias automáticas para guardar cualquier versión de tus documentos y recuperar la información si fuera necesario.
Evita diseños excesivamente complejos. Gráficos saturados, macros avanzadas o formatos no estándar pueden causar errores a la hora de abrir el documento con otro software que sea compatible con ODF. Es mejor mantener el diseño limpio para mantener la interoperabilidad.
Comprime los elementos multimedia para aligerar tus documentos. Puedes insertar vídeos o cualquier soporte multimedia, pero asegúrate de que están bien comprimidos y con el tamaño adecuado. Esto hará que afecte lo mínimo posible al tamaño del documento, facilita su envío y abre más rápido. El objetivo es buscar equilibrio entre logística y calidad.
Conserva siempre una versión en ODF antes de convertir. Siempre que exportes a formatos distintos, como por ejemplo, PDF o DOCX, es fácil que se pierdan características intrínsecas de ODF. Por lo que, guarda siempre el archivo original en el formato de origen para poder editarlo o reconvertirlo sin perder información.
Usa fuentes abiertas o embebidas. De este modo, tu documento se verá igual, independientemente del sistema que lo abra, aunque no tenga fuentes instaladas. Esta medida se encarga de preservar la estética y de no desajustar el diseño en otros dispositivos.
Comprueba la conformidad del archivo con el estándar ODF. Podemos validar con las herramientas oficiales el formato de nuestro documento, como puede ser ODF Validator de manera online. Aun así, LibreOffice incluye una herramienta interna muy potente, concretamente en el menú «Herramientas» y «Validación XML…». Aquí, el validador detectará automáticamente el esquema ODF de tu documento. Solo tienes que pulsar sobre «Validar». Lo que garantiza que tu archivo no contenga estructuras no estándar que te causen problemas.
De tal manera, seguirá siendo compatible con futuras versiones del formato, y también maximiza la compatibilidad con otros programas que lo soporten.
Utiliza nombres de archivo descriptivos y consistentes. Mantener un nombre claro y coherente para tus archivos ODF facilita la organización de los mismos. De tal manera, podrás buscarlo y controlar sus versiones fácilmente. Por lo que siempre puedes incluir en el nombre datos como fecha, versión, proyecto o tema relevante. Lo ideal es que evites caracteres especiales que sean ilegibles para otros sistemas operativos. Así evitarás cualquier confusión o pérdida del documento.
| Nº | Acción Esencial |
|---|---|
| 1 | Verificar que LibreOffice está actualizado a la última versión estable. |
| 2 | Utilizar estilos y plantillas en lugar de formato manual directo. |
| 3 | Habilitar la copia de seguridad automática (Herramientas > Opciones > Cargar/Guardar > General). |
| 4 | Comprimir todas las imágenes a una resolución adecuada (ej. 150 ppp). |
| 5 | Embeber las fuentes no estándar utilizadas (Archivo > Propiedades > Fuente). |
| 6 | Guardar siempre una copia maestra en formato ODF (.odt, .ods) antes de exportar a PDF o DOCX. |
| 7 | Validar la conformidad del documento final (Herramientas > Validación XML...). |