¿Sabes qué es el formato PDF/A? Conócelo a fondo

En los últimos años el uso del formato PDF se ha popularizado enormemente a la hora de realizar trabajos y tratamientos de archivos de todo tipo, incluso para la gestión de documentos oficiales. Y es que este tipo de ficheros de Adobe ha ido ganando en popularidad en los últimos tiempos y es usado en una amplia cantidad de ámbitos, ya sea doméstico, profesional o relacionados con la educación. Sin embargo, pese a su popularidad, podemos encontrar que los ficheros en formato PDF/A sean los grandes desconocidos.

Es por ello que hoy vamos a hablar de este formato un tanto peculiar. Si bien se basa en los propios PDF que conocemos, también cuenta con algunos aspectos diferenciales, pues se encuentran diseñados para servir como soporte de almacenamiento de larga duración, de forma que podamos guardar los datos durante décadas sin que puedan estropearse.

Esto es debido a que, pese a que los ficheros no deberían de sufrir daño con el paso del tiempo, sí que puede que un momento determinado no dispongamos del software necesario para poder acceder a su contenido, debido al tipo de almacenaje de datos de este tipo de archivos. Por ello, dado su funcionamiento y gestión de datos que realizan de forma interna los PDF convencionales nos puede llegar a suceder en un futuro.

Qué es el formato PDF/A

Cuando hablamos del PDF/A nos referimos a una variación del formato PDF, el cual nos garantiza que un documento se pueda abrir de la misma manera con independencia del software que estemos utilizando en cada momento. De esta forma, toda la información necesaria para mostrar el documento y sus elementos quedan incrustado de la misma manera en el archivo, posibilitando que nuestros documentos se encuentren seguros y accesibles a largo plazo. Y es que se garantiza la reproducción precisa del contenido en los próximos 25 años o más, por lo que podemos abrir el documento en ese tiempo con el contenido inalterado.

Los documentos que se encuentren en formato PDF/A son completamente independiente. Esto quiere decir que tanto su contenido, como la información de color, texto, imágenes, audio, fuentes y otros elementos se encuentran incrustados en el propio archivo, por lo que no puede contener información de una fuente externa. Los atributos mejoran este tipo de archivos como una ventaja de reproducibilidad. Cuando se copian archivos, contendrá los mismos elementos que el original, ya que no permite cambios o modificaciones posteriores, asegurando la originalidad del contenido.

Igualmente, este tipo de formato no es compatibles con contenidos ejecutables, URL, transparencia, JavaScript y compresión LZW a diferencia de los documentos tradicionales de PDF. Podemos encontrar toda la información, herramientas y documentación desde este enlace a su sitio web oficial.

Qué tipos podemos encontrar

Dado la evolución del formato PDF en los últimos años, los programas capaces de leerlos, crearlos o modificarlos también han obtenido esta evolución. Por ello, el estándar PDF/A se ha ido revisando con nuevos niveles, cada uno con características y objetivos distintos. Por ello, podemos encontrar con tres modalidades como son el PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3.

Esto no quiere decir que un número mayor implica un nivel más avanzado del estándar, siendo el motivo por lo que los nuevos no hayan sustituido al estándar anterior. Esto se debe a que cada nivel se adapta mejor a según las necesidades del archivo.

Cada uno de estos niveles contiene a su vez dos o tres subniveles:

  • Subnivel B (básico): es aquel que cumple con todos los requisitos y especificaciones dele estándar.
  • Subnivel U: este es simplemente un cumplimiento básico. Cuenta como requisito añadido que los textos del PDF siempre tengan su equivalente en codificación Unicode para garantizar la indexación y lectura adecuada de los textos.
  • Subnivel A (accesible): son aquellos que además de los contenidos B y U cumple con la estructura del contenido y está etiquetada de forma que describe tanto el orden como la jerarquía de la lectura.

Es por ello que cada opción se encarga de proporciona diferentes niveles de conformidad, lo cual facilita la conservación de varios elementos en su archivo digital y admite otros elementos como efectos y capas.

Ventajas y desventajas con respecto al PDF

El uso del PDF/A cuenta con algunas ventajas con respecto a los tradicionales, pues a la hora de almacenar los datos, estos se guardan en base a unas limitaciones oficiales con respecto a los convencionales. De esta forma lo podamos usar para guardar información a largo plazo, su principal objetivo. Así podamos leerlos y entenderlos, aunque cambien los softwares.

En el caso de que trabajemos con un archivo PDF/A en lugar del formato habitual de Adobe, por lo general los lectores de estos los van a indicar, ya que el aspecto inicial del contenido va a ser similar a simple vista. Esto quiere decir que, en el caso de que lo que necesitemos sea crear documentos con todo tipo de contenidos, no solo texto, el popular formato de Adobe es una solución muy recurrida. Pero en el caso de que necesitemos de que los ficheros sean accesibles con el tiempo, siempre será más recomendable el uso del PDF/A.

Sin embargo, también debemos tener en cuenta sus limitaciones a la hora de usarlo, pues un documento PDF puede contener vínculos, botones, campos de formulario, audio y vídeo. También puede incluir metadatos, anotaciones y archivos embebidos. Además, permiten firmar electrónicamente con certificados digitales y cifrar para mantener a salvo su contenido de terceras personas. De todo ello carecen los PDF/A, por lo que es importante tenerlo en cuenta a la hora de elegir entre uno u otro.

Convertir un PDF a PDF/A

Si estamos convencidos y queremos pasar nuestros documentos PDF a PDF/A podemos echar mano de diferentes herramientas de software para poder realizar esta labor.

Nitro Pro

Se trata de una herramienta profesional de gestión de PDF para Windows. Si queremos probarlo podemos descargar una versión de prueba gratuita desde este enlace su página principal. Se trata de una completa aplicación con la que poder crear, convertir, editar, firmar y compartir archivos PDF. Entre sus funciones se encuentra la posibilidad de convertir cualquier archivo PDF a PDF/A 1 y 2.

Nitro Pro abrir documento

Una vez instalado, lo ejecutamos y pulsamos en el botón de «Abrir» para añadir un nuevo documento. Una vez cargado pulsamos en la pestaña de «Convertir» y hacemos clic en la opción de A PDF/A que encontramos en la barra de herramientas. Posteriormente elegimos el nivel de cumplimiento que deseamos aplicar (1b, 2b o 2u). Si el documento contiene imágenes podemos optar por PDF/A-2b que garantiza la conservación visual a largo plazo. Acto seguido nos aparecerá una ventana para que elijamos dónde queremos guardar el archivo. Una vez hecho esto la conversión se procesará y recibiremos un mensaje de confirmación informando de la conversión al nuevo formato cumpliendo con los estándares establecidos.

Nitro Pro exportar a PDFA

ilovepdf.com

Es una de las webs más populares para tratar documentos PDF. En el sitio Ilovepdf encontramos un montón de herramientas online con las que podemos unir, dividir, comprimir, rotar, desbloquear o convertir documentos PDF a otros formatos. Igualmente encontraremos la función que nos permite convertir documentos PDF a PDF/A para tenerlos guardados a largo plazo. Podremos elegir el nivel ISO de conformidad para el PDF/A. Todo ello usando nuestro navegador web y sin necesidad de descargar ni instalar ningún software en el PC. Para ello basta con acceder a su sitio web oficial.

Una vez hemos accedido debemos de añadir el documento. Para ello podemos pulsar en el botón Seleccionar archivo PDF para seleccionarlo desde nuestro disco duro o bien arrastrar y soltar el PDF sobre la interfaz. Además, podremos añadirlo directamente desde Google Chrome o Dropbox pulsando en su icono correspondiente.

ilovepdf seleccionar archivo

Posteriormente, debemos de fijar el nivel de conformidad del PDF/A, por lo que desplegamos el menú de opciones entre diferentes opciones como PDF/A-1b, PDF/A-2b, etc. Además, podemos permitir si queremos bajar el nivel de cumplimiento para convertir a PDF/A cuando se encuentren ciertos elementos en el PDF original. Por último, solo nos queda pulsar en el botón de Convertir a PDF/A.

ilovepdf convertir a PDFA

Pasado unos segundos se habrá completado la conversión y ya podremos descargarlo nuevamente a nuestro ordenador, guardarlo en Google Drive o Dropbox, compartir un enlace de descarga o escanear el QR o eliminarlo.

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