A la hora de recopilar información para crear un documento, buscando en Internet podemos encontrar la información que necesitamos, información que se puede mostrar en formato HTML a través de cualquier web o incluso en formato PDF, especialmente cuando se trata información más especializada como informes, análisis y demás.
El problema al que nos enfrentamos al copiar texto de una página web o archivo PDF es el formato, por lo que, para evitar tener que ir formateando el documento de cero, siempre pegamos el texto sin formato en Word. Hacerlo así conlleva un serio problema, especialmente cuando extraemos el documento de un archivo PDF, ya que se incluye un salto de línea adicional cuando acaba la línea, por lo que, al pegarlo en Word, esta línea destroza absolutamente todo el formato y hace que sea ilegible, al menos de forma sencilla.
Este problema se presenta especialmente cuando tenemos que copiar varios párrafos de un PDF y pegarlos en Word. La solución que habitual para por ir, línea por línea, borrándola y ajustando el texto para que nos ofrezca la información de la misma forma que podemos encontrar en el archivo original. Sin embargo, cuando los documentos son muy largos, no solo nos puede llevar mucho tiempo, sino que, además, podemos acabar borrando parte de una línea y tener que volver a empezar si nos damos cuenta demasiado tarde al revisar el documento.
Afortunadamente existe un truco que podemos utilizar para evitar estos saltos de línea tan molestos y que nos obligan a dedicar un tiempo extra cuando tenemos la necesidad de extraer el texto de un documento PDF y pegarlo en Word.
Pegar texto de un PDF en Word conservando el formato
Lo primero que debemos tener claro acerca de este truco es que sólo es válido cuando lo pegamos en Word por lo que podemos utilizarlo en aplicaciones similares a no ser que recurramos a copiar el texto plano, sin ningún tipo de separación.
Para eliminar las líneas adicionales que Word introduce en el texto que pegamos de un PDF, vamos a utilizar la función Buscar y reemplazar. Esta función se encuentra en la parte superior de la aplicación y para acceder a esta tan solo debemos pulsar sobre la lupa que lo representa o utilizar el atajo de teclado Alt + q.
A continuación, nos situamos al principio del documento para invitar a Word a que busque el carácter ^p a partir de esa ubicación (podemos acotar la búsqueda a un párrafo previamente seleccionándolo). Este carácter representa en Word el salto de línea. Para eliminarlo y que tanto la última palabra como la primera de los párrafos que queremos juntar estén separadas, vamos a reemplazarlo por un espacio por lo que no es necesario introducir ningún carácter, podemos dejarlo en blanco.
Para realizar los cambios, de forma automática tanto en el texto seleccionado como a partir de la ubicación del cursor, pulsamos en Reemplazar todos. Una vez finalizado el proceso, Word nos mostrará el número de cambios que ha realizado en el documento.
Este truco elimina los saltos de línea del todo el documento o del texto que hemos seleccionado, por lo que es muy importante saber dónde queremos aplicarlo para evitar que afecte a todo el documento. Finalmente, es recomendable pegarle un vistazo al documento para comprobar todos los cambios se han efectuado correctamente y no hemos eliminado un salto de línea que realmente debía estar ahí.
Usar el Bloc de notas de Windows
Una de las aplicaciones preinstaladas en el sistema operativo de Microsoft más útiles y utilizadas desde hace décadas es el Bloc de notas. Seguro que muchos habéis utilizado este programa para múltiples tareas a lo largo de los años, y nos puede ser de mucha utilidad en el propósito que nos ocupa ahora. Lo primero que debemos tener en consideración es que aquí nos encontramos con un sencillo editor de textos que se caracteriza por trabajar con texto plano.
De ahí precisamente que por ejemplo los programadores utilicen esta solución software para generar sus códigos de programación. Pero al mismo tiempo tenemos la posibilidad de utilizar el programa como paso intermedio antes de copiar el texto de un PDF a Word. Basta con que copiemos el correspondiente texto del archivo original y lo peguemos en un documento del Bloc de notas. Esta es una aplicación que no tiene soporte para ningún tipo de formato, por lo que se pega como texto plano. A continuación no tenemos más que volver a copiar ese contenido y pegarlo directamente en nuestro documento de Word.
Cómo descartar el formato por defecto al pegar en Word
Esto es algo que se hace extensible a la copia de información desde páginas web o desde cualquier otro documento en el que estemos trabajando desde el programa de Microsoft. Por tanto si lo que deseamos es descartar el formato original de estos contenidos para siempre, Word tiene una función que lo convierte en algo predeterminado.
Para ello no tenemos más que situarnos en el menú Archivo y acceder a las opciones de configuración de la propia aplicación. Aquí nos vamos a situar en el apartado llamado Avanzadas que vemos en el panel izquierdo de la nueva ventana que aparece en pantalla. Aquí vamos a localizar el apartado que reza Cortar, copiar y pegar, donde ya tendremos la oportunidad de establecer en las listas despegables que solamente se pegue el texto.
Os recomendamos que establezcáis este valor en todas las opciones que aquí aparecen, así nos libraremos de tener que formatear los textos cada vez que pegamos algo en un documento de Word.