Dependiendo de cuál sea la utilidad principal que le demos a nuestra cuenta de correo, es probable que, a lo largo del día, recibimos un gran número de correos, algunos de los cuales nos pueden ser de utilidad, sin embargo, muchos no tienen cabida. A la hora limpiar nuestra bandeja de entrada, ya sea para liberar espacio o para quitar los correos menos importantes, tenemos dos opciones: archivar o eliminar.
Todas las plataformas de correo electrónico nos ofrecen diferentes formas de gestionar todos los correos que recibimos. Ambos están enfocados a hacer limpieza en nuestra bandeja de entrada.
Cuándo archivar emails
Cuando archivamos un correo electrónico, lo que estamos haciendo es eliminarlo de nuestra vista, es decir, de la bandeja de entrada, lo que supone una mejora en cuanto a organización y productividad, ya que únicamente se muestran los correos realmente importantes, correos electrónicos que debemos responder o que incluyen algún tipo de información que nos es necesaria.
Además, nos permite tener un registro completo de todas las comunicaciones que hemos realizado con una persona, especialmente si incluyen información que nos pueda de ser utilidad, para llevar a cabo a un trabajo, proyecto o hacer referencia a un correo electrónico donde se trató un determinado tema.
Al archivar los correos podemos acceder rápidamente para consultar cualquier dato del que tenemos alguna duda sin tener que volver a preguntar al remitente, algo especialmente útil en trabajos colaborativos. También debemos tener en cuenta que, de esta forma, tenemos siempre a mano cualquier información que podamos haber extraviado en nuestro disco duro o plataforma de almacenamiento.
Es recomendable, una vez ha finalizado el proyecto en el que estábamos trabajando, eliminar todo el contenido relacionado con este, especialmente si se incluyen muchos archivos adjuntos. Si no queremos borrarlos, debemos acostumbrarnos a compartir enlaces con el proyecto para que cada uno de los miembros se lo pueda descargar.
Cuándo eliminar emails
La primera y principal ventaja que nos ofrece eliminar correos electrónicos en lugar de archivos es que nos permite hacer limpieza de nuestra bandeja de entrada de toda la información que nos es de utilidad, especialmente cuando se trata de emails de promociones, ofertas y demás. Además, nos ayudan que eliminar todo el contenido que no queremos que aparezca en los resultados de búsqueda, filtrando así toda la información inútil que para lo único que sirve es para hacernos perder el tiempo.
Además, otra de las principales ventajas de eliminar correos en lugar de archivos es que nos permite liberar espacio de almacenamiento. Si bien es cierto que la mayoría de los correos que recibimos acerca de promociones no incluye las imágenes, sino enlaces que se cargan al abrir el correo, con el tiempo, la cantidad de espacio que puede llegar a ocupar es muy elevada.
Eliminar correos también nos permite optimizar el funcionamiento de nuestra cuenta especialmente si hacemos muchas búsquedas de forma habitual, ya que el número de correos a analizar es mucho más reducido. Cuando eliminamos un correo electrónico, este pasa a la papelera de reciclaje y se encuentra disponible durante los próximos 30 días, si no la vaciamos previamente, por lo que, si borramos un correo electrónico que consideramos a posteriori, que era importante, podemos recuperarlo sin problemas.
Archivos o eliminar correos electrónicos
Si queremos que nuestro correo electrónico sea un lugar de consulta cómodo y no un mar de enredos donde consultar cualquier información puede hacernos perder el tiempo inútilmente, archivar los correos electrónicos es la mejor forma de llevar una organización que nos ayude a maximizar nuestros esfuerzos en el trabajo y a tener toda la información disponible en todo momento. Pero, si queremos maximizar el espacio libre disponible para no tener problemas en recibir nuevos correos, eliminarlos es la mejor opción.
Tanto archivar como eliminar correos tienen sus ventajas e inconvenientes. Si el problema es el espacio, debería analizar nuestra cuenta para borrar todos los emails antiguos que han dejado de tener utilidad para nosotros o bien contratar espacio de almacenamiento adicional.
