Si utilizamos habitualmente Gmail como nuestra principal herramienta de trabajo, lo más probable es que, a lo largo del día, pasemos muchas horas dedicándole un tiempo que podríamos emplear en otras labores más productivas, siempre y cuando queramos que el correo sea una herramienta más en nuestro día a día y no un problema.
Gmail, al igual que cualquier otra plataforma de correo electrónico, puede convertirse en un problema si no llevamos una organización que nos permite encontrar la información que necesitamos en cada momento. La plataforma de correo de Google, Gmail, pone a nuestra disposición un gran número de opciones para que esta sea una herramienta más en nuestro día a día. Si queremos que esto sea así, lo mejor que podemos hacer es utilizar alguno de los trucos que os mostramos a continuación.
Programar el envío de correos
Una de las funciones más llamativas y poco utilizadas de Gmail es la que nos permite programar el envío de correos electrónicos. De esta forma, evitamos que se nos pueda olvidar enviar un correo importante relacionado con una tarea que vamos a realizar en ese momento. Además, si lo programamos para que se envíe a primera hora, siempre seremos los primeros en recibir una respuesta si lo enviamos a primera hora de la mañana.
Etiquetar los correos
Gmail nos permite crear etiquetas para clasificar de forma manual o automática (utilizando filtros) todos los correos que llegan a nuestra bandeja de entrada. De esta forma, todos los correos que están asociados a una etiqueta concreta estarán disponible en un mismo lugar, lo que facilita enormemente la tarea a la hora de hacer búsquedas sin necesidad de aplicar filtros.
Marcas los correos importantes
Junto a cada correo electrónico que recibimos, se muestra una estrella, estrella que nos permite identificar más rápidamente todos los correos importantes a simple vista, sin tener que ir uno por uno buscando cuales necesitan de nuestra atención.
Otros trucos
Además de estos tres trucos, Gmail también nos ofrecer las siguientes funciones para que nuestro día a día con esta plataforma sea mucho más productiva.
- Archivos los correos antiguos. De nada sirve tener en la bandeja de entrada correos que no están relacionados con un cliente o actividad concreta, ya que lo único que hacen es ensuciarla. Al archivar este tipo de correos, los eliminamos de la bandeja de entrada sin eliminarlos completamente. Estos seguirán estando disponibles a través de las búsquedas en Gmail.
- Correos confidenciales. Otra de las funciones que Gmail pone a nuestra disposición nos permite enviar correos confidenciales para los que es necesario obtener una contraseña para poder acceder, correos que, además, están disponible por tiempo limitado, es decir, que, pasado un determinado tiempo, se eliminan completamente y dejan de estar disponibles.
- Plantillas para responder. Si habitualmente siempre utilizamos el mismo texto o muy parecido para nuestras respuestas, podemos utilizar la función de plantillas, una función que nos permite crear diferentes tipos de email modelo para responder prácticamente de forma automática.
