Ajusta el contenido de las celdas en Excel para trabajar mejor

Ajusta el contenido de las celdas en Excel para trabajar mejor

David Onieva

La popular suite ofimática de Microsoft, Office, está compuesta por varias aplicaciones muy exitosas, cada una enfocada hacia un tipo de uso. Si deseamos trabajar con textos, usamos Word, para una presentación multimedia, PowerPoint, y para los datos numéricos, Excel.

Y es que un gigante del software como es Microsoft, cuenta con multitud de soluciones que tiene en marcha muy exitosas y populares. Pero no cabe duda de que, junto a Windows 10, la suite Office es uno de sus productos más conocidos. Esta la forman programas de la importancia de Word, PowerPoint o Excel, entre otros.

Estas apps son algunas de las que componen la mencionada suite de productividad del gigante del software, pero hay otras también muy conocidas y usadas en todo el mundo. No cabe duda de que aquí nos encontramos con algunos de los programas más usados en todo el mundo. Empezando por el editor de textos, Word, o continuando con el programa de hojas de cálculo, Excel. Es precisamente en este último en el que nos queremos centrar en estas mismas líneas, la aplicación centrada en el uso de datos numéricos.

Hay que tener en cuenta que el mencionado Excel es la solución de este tipo propiedad de Microsoft que la mayoría usan a la hora de trabajar con datos numéricos. La principal razón de todo ello es que tiene una extraordinaria funcionalidad para estas tareas. Por tanto en este caso nos vamos a centrar en la última de las mencionadas anteriormente, Excel. Este es un programa que se diseñó especialmente para trabajar y operar con datos numéricos, para lo que nos ofrece una enorme cantidad de funciones y fórmulas.

Sacar provecho a Excel con todas sus funciones

Mientras que Word, que seguramente casi todos conocéis de sobra, se centra en el trabajo con textos, Excel los hace con números y fórmulas. Por tanto, de este modo y a base de hojas de cálculo, celdas y fórmulas, logramos sacar provecho a nuestros datos. Además, hay que saber que este es un programa válido para la mayoría de los usuarios, ya sean noveles o profesionales.

Pero eso sí, sacar el máximo provecho del mismo no es tarea fácil. Por esta razón la propia Microsoft nos ofrece una buena cantidad de funciones básicas, además de otras muchas más avanzadas y profesionales. De este modo lo que se logra es que la solución software se adapte a todo el mundo y tipo de usuario. Para que os hagáis una idea del tipo de fórmulas que aquí podemos usar, no tenemos más que situarnos en el menú y ver las categorías disponibles.

Fórmulas Excel

Pero con todo y con ello, os podemos decir que la aplicación es útil para llevar a cabo contabilidades domésticas, cuentas independientes, o el control de una empresa. Todo va a depender de cuánto profundicemos en las funcionalidades disponibles aquí.

Adapta la interfaz de Excel a tus necesidades

Al mismo tiempo, otro de los apartados, que además es de lo que nos vamos a hablar en estas líneas, que caracteriza a Excel, es su interfaz de usuario. Cabe la posibilidad de que aquellos usuarios que no estén demasiado acostumbrados a usar este tipo de programas de hojas de cálculo, se vean un poco intimidados. Eso es algo que puede suceder en un principio cuando se ve la interfaz de Excel.

Interfaz Excel

Especialmente para aquellos que no estéis muy acostumbrados, este es un programa que nos presenta una peculiar interfaz de usuario basada en celdas. De hecho aquí encontramos una inmensa cantidad de estos elementos para que podemos empezar a introducir nuestros contenidos propios. En las mismas podemos introducir números, textos, gráficas, fórmulas, etc. Eso sí, en un principio debemos acostumbrarnos a su funcionamiento y a los parámetros que nos permiten personalizarlas.

Por ejemplo, podemos encontrarnos con que al introducir un texto o número largo en una celda en concreto, aparentemente esto “pise” las de su derecha. Por tanto a continuación os vamos a mostrar algunas maneras de evitar esto, es decir, que un texto o número largo no se visualice en el resto de celdas. Para ello podemos echar mano de diversos métodos, algo que os vamos a mostrar a continuación y así uséis el que más os interese.

Y es que esta “invasión” de celdas al introducir una gran cantidad de caracteres, ya sean letras o números, puede dañar la estructura de nuestra hoja de cálculo.

Personalizar el trabajo con celdas en Excel

Pues bien, para todo ello, además de a nivel funcional, a nivel estético Excel también nos va a ayudar en gran medida. Decimos esto porque el propio programa pone a nuestra disposición una buena cantidad de parámetros configurables también para cuidar el aspecto de las hojas. Una de las acciones más habituales para todo ello, es echar mano del menú contextual de cada una de estas celdas. Como sabréis al mismo accedemos a través del botón derecho del ratón.

Contextual Excel

De hecho en estas líneas os vamos a explicar cómo organizar el contenido en el caso de que el mismo sea más largo que la celda como tal. Y es que debemos tener en cuenta que por defecto este es un elemento que nos presenta un espacio limitado. Por tanto, cuando lo sobrepasamos, el mismo ocupa de manera horizontal la siguiente celda. Esto es algo que sucede habitualmente al trabajar con textos aquí, o con datos numéricos con muchos decimales, por ejemplo. Lo que debemos saber es que para no estropear la hoja de cálculo al leerla o interpretarla, esto es algo que podemos personalizar.

Cómo evitar que los contenidos de una celda pisen la siguiente

Es por todo ello que a continuación os vamos a enseñar la manera de evitar que esto suceda, ya que si se repite mucho, la hoja de cálculo puede ser un caos. Lo primero que hacemos para solucionar esto que os comentamos, es pinchar con el botón derecho del ratón en la celda en cuestión. A continuación nos decantamos por la opción de menú llamada Formato de celdas, lo que nos da paso a una nueva ventana.

Formato celdas Excel

Aquí podremos especificar el tipo de datos que vamos a utilizar en este apartado para que se vea con el formato correcto. Pero eso no es lo que nos interesa en este caso, por lo que debemos situarnos en la pestaña Alineación. Aquí es donde ya podremos especificar la manera en la que se colocará el contenido de esta celda. Por defecto el comportamiento si nos pasamos del largo, es invadir la siguiente.

Pero también tenemos la posibilidad de que el sobrante se ajuste de forma vertical a la misma. Basta con que pinchemos en Ajustar texto del apartado Control de texto.

Ajuste vertical celdas

Por otro lado se puede dar el caso de que lo que realmente necesitemos es que, por la razón que sea, el sobrante quede oculto. Aunque siga existiendo como tal ese contenido, todo lo que sobre respecto al ancho de la celda indicado, no se verá de forma predeterminada. Así, con el fin de logra esto, nos situamos en la pestaña comentada antes de Alineación en Formato celdas. Pero en este caso lo que hacemos es desplegar la lista de Horizontal, donde ya podemos elegir la opción de Rellenar.

Rellenar celdas

De este modo logramos que el contenido que sobre, no invada la siguiente celda y pueda confundirnos al leer la hoja de cálculo.