Estos son los errores más comunes que debes evitar al usar Excel

Estos son los errores más comunes que debes evitar al usar Excel

David Onieva

Tal y como la mayoría de vosotros ya sabréis, Microsoft Excel es una potente aplicación de hojas de cálculo que se integra en la suite Office. Está especialmente diseñada, tanto a nivel funcional como estético, para que podamos trabajar del mejor modo con datos numéricos.

Así, debido a su naturaleza, este es un programa que puede sernos de gran ayuda tanto en entornos de uso profesionales, como más domésticos. De este modo está capacitada para que podamos llevar las cuentas de la economía doméstica, hacer presupuestos, o las cuentas de toda una empresa.

Saca provecho a la potencia de Excel con estos consejos

Los conceptos básicos del programa son fáciles, pero dominar Excel en profundidad requiere algo más de experiencia y tiempo. Debido principalmente a la gran cantidad de funciones que pone a nuestra disposición, tanto de interfaz como de funcionamiento, en ocasiones cometemos graves errores en su uso. Es por ello que hay ciertas acciones que deberíamos intentar evitar a la hora de sacar el máximo provecho al programa en cuestión.

Especialmente en entornos de trabajo más profesionales, por ejemplo al llevar la contabilidad de una empresa, tendemos a usar la misma hoja, pero rehaciéndola. Eso es un error, y nos referimos a usar la hoja de cuentas del mes pasado, por ejemplo, para generar la del actual tan solo cambiando los números. Esto nos puede hacer perder documentación importante para el futuro. Por tanto os recomendamos usar plantillas con los datos comunes a todos esos documentos, y crear uno nuevo cada vez.

Datos Excel

 

Al mismo tiempo, algo similar nos puede suceder con los ajustes por defecto del programa. Con esto os queremos decir que en multitud de ocasiones confiamos en los mismos para crear nuestras hojas de cálculo y en el proceso los vamos ajustando a nuestras necesidades, mal hecho. Siempre será recomendable hacer una plantilla de Excel con los ajustes que necesitamos y guardarla para los documentos posteriores, ahorraremos tiempo.

Ajustes de Excel

En lo que se refiere a los vínculos entre dos hojas, estos son elementos bastante comunes y útiles, pero los enlaces múltiples deberíamos intentar descartarlos. Esto se debe a que el trabajo que estemos llevando a cabo en Excel podría empezar a darnos errores en cualquier momento debido a que son muy inestables. Los usuarios propietarios del vínculo tres, o cuatro, o cinco, pueden borrar, o no cerrar su hoja, lo que se traduce en un fallo en nuestro proyecto. Por tanto es recomendable usar vínculos simples con dos hojas como máximo si queremos evitar estos errores.

Usa Excel de la manera correcta para evitar futuros disgustos

Otro de los errores que solemos cometer en Excel, es no usarlo para el objetivo para el que se diseñó realmente el programa. Por ejemplo, algunos usuarios inexpertos lo usan para crear documentos ofimáticos en los que prevalece el texto, o para crear una base de datos. Ese es un error grave, ya que no la interfaz del programa se diseñó para ello, ni ofrece las funciones que necesitamos. Para ello deberíamos usar aplicaciones específicas como Word o Access, las propuestas de Microsoft que también incluye en Office.

Access Microsoft

Quizá nos ha pasado en alguna ocasión, y es que al aplicar determinadas fórmulas a un conjunto de datos almacenados en una columna, nos devuelve un resultado erróneo. Esto es algo común en la función de autosuma, por ejemplo, por lo que lo primero que pensamos es que el programa está mal. Pero no, este es un error muy común si usamos datos numéricos como encabezados en dichas columnas, lo que puede dar esos fallos inesperados. Así, al diseñar una nueva hoja de cálculo, os recomendamos evitar ese tipo de encabezados en las columnas.

Algo similar puede sucedernos, que surjan errores inesperados, si usamos espacios en blanco en algunas de las celdas de Excel. Y es que para el programa no es lo mismo una celda vacía, que una llena de espacios en blanco, o con uno solo de estos. Os recomendamos evitar estas prácticas debido a que cuando el programa se encuentra con estos espacios en blanco, puede fallar al clasificarlos. Por tanto esto derivaría en errores al introducir fórmulas o realizar cuentas donde estas celdas estén presentes en el rango seleccionado.

Cuida de la seguridad de tus hojas de cálculo personales

Cambiando de tercio, os diremos que otro error que solemos cometer a la hora de usar este programa, es no proteger nuestros documentos. Esto es importante debido a que, por regla general, los datos que aquí vamos a usar suelen ser un tanto sensibles. Como no queremos que estos caigan en manos ajenas, lo mejor es proteger los documentos creados aquí con una contraseña. Decir que esto es algo que podremos lograr desde el menú Archivo / Guardar como. En esta ventana pulsamos en el enlace llamado Herramientas y pinchamos en Opciones generales, donde ya podremos proteger la hoja con una contraseña de acceso.

Contraseña en Excel

Y para terminar, igualmente con el fin de salvaguardar las hojas de cálculo que creamos en Excel, os recomendamos el uso de las copias de seguridad. Esto es algo que se hace extensible a la práctica totalidad de los ficheros con los que trabajamos en el PC. Por tanto y debido a que las hojas de cálculo creadas con este programa pueden ser bastante importantes, igualmente deberíamos hacer copias de seguridad de las mismas y no borrarlas cuando pensemos que ya no las necesitamos.

Esta copia de hojas las podemos almacenar en la nube, en una memoria USB, en algún disco duro externo, etc.