Excel es la mejor aplicación para crear cualquier hoja de cálculo, una reputación que ha conservado a lo largo de los más de 30 años que lleva en el mercado. Esta aplicación, no solo nos permite utilizar cualquier tipo de fórmula o combinación, sino que, además, también incluye funciones básicas diseñadas para reducir el tiempo necesario para hacer operaciones básicas del día a día.
A diferencia de otras funciones que están ocultas y que necesitan de ciertos conocimientos, los trucos que os mostramos a continuación se pueden utilizar sin necesidad de acceder a ningún menú y sin que sea necesario tener amplios conocimientos de Excel. El único requisito es saber cómo funcionan las celdas, las filas y las columnas, nada más.
Función Autocompletar
Esta es una de las funciones más útiles de Excel. Gracias a esta función, podemos rellenar filas o columnas para acelerar el proceso cuando se trata de series. Excel es capaz de reconocer series de números o palabras y autocompletar los cambios de forma automática. Si queremos crear una columna con todos los meses del año, los días de la semana o un calendario, por citar los usos más habituales, tan solo debemos escribir los dos primeros términos de la serie, seleccionarlos y arrastrar la selección hasta donde queremos que se complete.
Datos absolutos
La función autocompletas de Excel puede que sea un problema para algunos usuarios que únicamente quieren copiar en todas las filas y columnas el mismo valor. La solución a este problema pasa por añadir el símbolo de dólares $ al inicio de ese número. De esta forma, al arrastrar los números, la función cambiar los datos sin el $. Este truco se puede utilizar tanto para arrastrar datos en vertical como en horizontal.
Fecha del día de hoy
Cuando tenemos la necesidad de imprimir o compartir los datos de una hoja de Excel y queremos que todos los días se cambie de forma automática la fecha, tan solo debemos utilizar la fórmula =hoy() en el campo de la fecha. Si queremos cambiar el formato, tan solo debemos acceder a las propiedades de la celda, tal y como os explicamos en el siguiente apartado.
Formato de celdas
De forma predeterminada, Excel considera todos los datos que introducimos como números. Sin embargo, podemos cambiar el formato para que, en lugar de formar números, muestra una fecha perfectamente formateada, números en negativo, símbolos de divisas y demás. Para acceder al formato de celdas, situados el ratón sobre la celda y con el botón derecho del ratón, seleccionamos la opción Propiedades. Seguidamente, seleccionamos el tipo de campo que queremos utilizar en Categoría y, a continuación, el formato en el apartado Tipo.
Formato condicional
La función Formato condicional, disponible en la cita de opciones Inicio, nos permite crear reglas que se aplicarán automáticamente a todas las celdas seleccionadas dependiendo de cuál sea su contenido. El número de opciones disponible cubre cualquier necesidad que tengamos y, por ejemplo, nos permite marcar valores superiores a un determinado número, números negativos, mayores o menores que un valor entre otras.
