Dependiendo de cuál sea nuestro trabajo, puede ser necesario realizar, a lo largo del día o la semana, determinadas reuniones para llevar a cabo un proyecto. El problema al que se enfrentan los encargados de crearlas, sin contar con el rechazo de los invitados al verlas como una pérdida de tiempo, es encontrar una fecha que les venga bien a todos los participantes. Google, a través de Gmail, tiene la solución perfecta.
Google ha anunciado una nueva función que, sin duda, reducirán el número de correos electrónicos necesarios para poder confeccionar una reunión, una función que, de momento solo está enfocada a un máximo de 2 interlocutores, ya que es la única forma de poder realizar este proceso de forma eficiente y a continuación veremos el motivo.
Cuando esta función esté implementada, a la hora de confeccionar un correo electrónico, en la parte inferior de opciones, junto al icono del bolígrafo (para firmar documentos), se mostrará uno en forma de calendario. Al pulsar sobre ese icono, se mostrarán dos opciones.
La primera opción Mostrar cuando estamos libre (Offer times you’re free) nos permite seleccionar los días y horas en los que estamos disponibles para hacer una reunión. El destinatario recibirá un email con una invitación a todas esas fechas para seleccione cuál es la que mejor le viene. Al seleccionar la fecha concreta, debe introducir su nombre completo y dirección de correo electrónico. Esta función sólo funciona con el calendario principal de la cuenta.
Además, ha aprovechado la creación de esta función para cambiar la posición de la función Crear evento para introducirla en este mismo apartado. De esta forma, desde Gmail podemos crear un evento sin necesidad de acceder a Google Calendar.
Si queremos crear una reunión a una hora determinada con más de una persona, esta es la función que debemos utilizar y donde podemos establecer el título o tema de la reunión y las personas que están invitadas a la reunión. Estos recibirán un correo electrónico con la información de esta y donde puede confirmar directamente su asistencia.
El funcionamiento de esta función de crear eventos es muy similar a las videollamadas que se programan a través de Meet, por lo que, si estamos acostumbrados a utilizarla, no vamos a tener ningún problema en adaptarnos.
Esta nueva función estará disponible para todos los usuarios de Gmail, tanto los usuarios particulares como los relacionados con el ámbito educativo o entorno laboral. Esta función que comenzará a llegar al gran público a partir del 31 de julio.
Esta función es de muchísima utilidad, no solo dentro de una empresa, sino también en las relaciones con los clientes, ya que les permite seleccionar el día y la hora que mejor les convenga, especialmente cuando se trata de clientes muy ocupados que se pasan el día entrando y saliendo de la oficina.