ONLYOFFICE Workspace, tu suite de trabajo todo en uno en la nube

Es cierto que podemos encontrar una gran cantidad de plataformas de trabajo colaborativo en la red. Una de las más utilizadas, sobre todo en empresas, es Google Workspace. Sin embargo, cuando recurrimos a este tipo de herramientas para trabajar nos encontramos con un problema bastante grande: la privacidad. Concretamente la falta de ella.

No debemos dejar los datos confidenciales de nuestra empresa en manos de una compañía que de sobra se sabe que controla nuestros datos. Por ello, si necesitamos una completa plataforma colaborativa, centrada en la privacidad, y que nos asegura la máxima protección de los datos, seguridad y privacidad, debemos elegir una como ONLIOFFICE Workspace.

Principales características de esta alternativa a Google Workspace

ONLYOFFICE Workspace busca ofrecer a los usuarios una suite de herramientas colaborativas lo más completa posible. Por ello, nos ofrece una serie de soluciones sobre las que poder desempeñar todo nuestro trabajo.

En primer lugar, nos encontraremos con Docs. Esta solución viene a ser, a grandes rasgos, una alternativa a Google Suite u Office Online desde la que poder realizar todo tipo de trabajos ofimáticos. Tendremos un procesador de textos en línea, un software para hacer hojas de cálculo y una herramienta para crear nuestras propias presentaciones.

ONLYOFFICE Docs nos va a permitir crear sin problemas todo tipo de documentos, tanto personales como profesionales. Esta suite ofimática en la nube es compatible con todo tipo de formatos, tanto los típicos de Office (DOCX, XLSX, PPTX) hasta los formatos abiertos (ODT, ODS, ODP) así como los formatos clásicos de Office (DOC, XLS, PPT, etc). Además, la compatibilidad que ofrece con los formatos OOXML es total.

Además de crear nuestros propios documentos, también vamos a poder usar Docs para editar cualquier documento que hayamos creado previamente, incluso si lo hemos creado originalmente con otro programa diferente. También vamos a poder editar, como coautores, cualquier documento que compartan con nosotros, sobre todo desde la nube.

También nos encontraremos con Groups. Esta es la herramienta por excelencia para gestionar toda la documentación, los proyectos que están en marcha o propuestos, toda la agenda de contactos y los correos electrónicos de la empresa.

Por supuesto, cada trabajador, o miembro del grupo de trabajo, debe tener su propio correo. Y aquí es donde entra en juego Mail Server. Esta solución nos va a permitir crear buzones corporativos para cada uno de los miembros y gestionarlos de forma muy sencilla y completa, sin problemas.

Por último, no podemos olvidarnos de XMPP Server. Toda empresa necesita una plataforma de mensajería a través de la cual todos los miembros puedan estar en contacto y comunicarse entre sí. En lugar de recurrir a plataformas externas, gracias a la suite ONLYOFFICE Workspace también vamos a disponer de esta función.

Seguridad: lo más importante para trabajo colaborativo

Por supuesto, cuando hablamos de plataformas para uso empresarial, es muy importante asegurarnos de tener la máxima seguridad y privacidad posible. ONLYOFFICE ha pensado en ello, y por lo tanto, ofrece una seguridad blindada para toda la información que se maneje dentro de la suite. Algunas de estas características de seguridad son:

• Permite auto-alojar toda la suite en nuestro servidor propio.
• Encripta todo el tráfico usando HTTPS, tanto si tenemos certificado SSL como si no.
• Ofrece herramientas y servicios de seguridad para proteger todos los datos.
• Cuenta con funciones de cifrado de datos Encrypt-then-MAC de tipo AES-256 con algoritmo simétrico CipherMode.CBC.
• Ofrece un completo sistema de control de acceso para elegir quién puede entrar y a qué partes gracias a JSON Web Token.
• Soporta servicios de autenticación externos.
• Derechos de acceso para protegernos de accesos no autorizados o fugas de datos mediante la gestión de permisos.

También cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGDP), así como con la ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA).

Salas privadas: los lugares de trabajo más seguros

Una de las cosas que más nos preocupan cuando vamos a trabajar con documentación confidencial es la privacidad. Hay que evitar que nada salga de la propia red de la empresa para evitar que haya la menor fuga. Por ello, ONLYOFFICE nos ofrece una característica pensada principalmente para estos caos: las salas privadas.

Estas salas son espacios de trabajo totalmente protegidos en los que hasta la última letra que introducimos cuenta con un cifrado AES-256, incluso mientras editamos documentos a la vez con otros compañeros. Es imposible que se filtre el más mínimo fallo por ahí.

Esta característica cuenta con un cifrado de extremo a extremo real, donde todos los datos se cifran en la máquina y se mandan ya cifrados hasta el servidor. Incluso cuando intercambiamos datos con otros miembros del grupo de trabajo, y editamos documentos en tiempo real, todo está siempre cifrado y seguro.

Además, estamos ante una suite totalmente de código abierto. Cualquiera puede revisar el código fuente para asegurarse de que no hay ni puertas traseras ni vulnerabilidades.

Descargar e instalar ONLYOFFICE Workspace

Cada empresa tiene su infraestructura montada de una forma. Por lo tanto, cada una puede tener ciertas necesidades especiales. Por ello, ONLYOFFICE nos ofrece una gran variedad de opciones para instalar esta suite: en la nube, in-situ, en servidores de Amazon, en contenedores Docker, etc. La instalación tanto en Windows Server como en Ubuntu Server se realiza a través de scripts, por lo que poner en marcha ONLYOFFICE Workspace es una tarea muy sencilla y rápida. También podemos bajar la versión Community Edition para instalarla localmente en nuestro ordenador, tanto con Windows como con Linux, y poder hacer uso de esta herramienta.

Los requisitos que necesitaremos para poder usar esta suite son:

• Procesador Dual Core a 2 GHz.
• 6 GB de memoria RAM.
• 40 GB de espacio en el disco duro.

Obviamente, estos requisitos aumentarán en función de las necesidades que tengamos. Por ejemplo, necesitaremos espacio adicional para guardar los datos, y más procesador o RAM cuantos más usuarios hagan uso de esta suite al mismo tiempo.

Si queremos usar esta suite de herramientas corporativas de forma gratuita, podemos bajarlo desde la web de ONLYOFFICE. En caso de preferir la versión empresarial de la suite, de pago, podemos descargar una versión de prueba de ONLYOFFICE Enterprise para probar, antes de pagar, si realmente se adapta a nuestras necesidades.