En la actualidad, es normal encontrarnos con una gran cantidad de cosas que hacer en nuestro día a día que pueden llegar afectarnos negativamente en forma de estrés sino llevamos una organización adecuada. Para ayudarnos a disponer de una vida más ordenada y no tener que estar recordando continuamente todo lo que tenemos que hacer existen las listas o gestores de tareas, y sobre ellos vamos a hablar hoy.
Ser organizados en nuestro día a día puede resultar una tarea dificultosa en algunos casos, sobre todo si tenemos demasiadas cosas en la cabeza: hacer la compra, llevar al gato al veterinario, el cumpleaños de tu pareja, recoger los niños del colegio, la entrega del paquete que estamos esperando, la reunión en la oficina.
¿Realmente necesito un gestor de tareas en el PC?
Debemos tener en consideración que la vida ajetreada que llevamos en estos momentos poco o nada tiene que ver con la que llevábamos hace solo unos años. Más si tenemos que organizar nuestra vida personal y profesional de manera adecuada. Esto es algo que hace solo unos años podríamos llevar a cabo con una agenda de en papel, o sencillamente de memoria, pero la tecnología ha evolucionado mucho e intenta ayudarnos en la medida de lo posible. Os contamos todo esto porque los programas de los que os hablaremos en estas mismas líneas nos van a ser de mucha ayuda para llevar una vida más organizada y ordenada.
A todo esto, le debemos sumar que, de un modo u otro, en la mayoría de las ocasiones llevamos algún tipo de dispositivo encima. Ya sea un ordenador portátil, una tableta, o nuestro teléfono móvil, lo cierto es que hoy día la tecnología nos acompaña allá donde vayamos. Precisamente por esta razón es por la que los programas de los que os hablaremos a continuación intentan adaptarse a todo tipo de productos. De hecho, muchos de ellos nos permiten trabajar en la nube para así poder sincronizar todos los listados de tareas que vayamos creando minuto a minuto.
Mejores programas gratuitos para organizar tareas
Por tanto, si consideráis que lleváis una vida un tanto desordenada y queréis dar un cambio radical a todo ello, os recomendamos echéis un vistazo a esto que os vamos a contar. Con la ayuda de una lista o gestor de tareas podemos organizar y optimizar nuestras rutinas, así como las tareas del día a día, sin necesidad de estar pensando en ellas constantemente.
Si quieres un gestor de tareas y disfrutar de todos sus beneficios hoy te vamos a contar cuales son las mejores opciones de las que puedes disponer, para que elijas la que mejor se pueda adaptar a tus necesidades.
Si queremos probar a organizar nuestras tareas con un programa preparado para ello, podemos optar en primer lugar por aplicaciones gratuitas. De esta forma, podemos ir probando una a una hasta encontrar aquella que se pueda ajustar a lo que buscamos, sin necesidad de desembolsar un solo euro.
Microsoft To-Do
Esta herramienta nos ayudará a planear y administrar nuestro día a día. Con Microsoft To-Do dispondremos de un diario personalizado donde escribir nuestras listas de tareas codificadas por colores. Podremos establecer fechas de vencimiento, así como avisos únicos o periódicos y agregar archivos de hasta 25 MB en cada tarea. También se integra de forma cómoda con Outlook para una mejor gestión y organización. A destacar la función Mi dia, en la que puedes añadir todas las tareas que tengas realizadas en otras categorías, permitiéndonos registrar una notificación para recordarla. Es una aplicación que nos puede servir igualmente para el trabajo, los estudios o nuestra vida personal.
Microsoft To-Do, es una aplicación completamente gratuita que nos puede ayudar a organizar nuestro día a día. Para ello sólo tendremos que acceder a web oficial.
Lo mejor
Nos encontramos con una solución de Microsoft que se sincroniza entre dispositivos con la misma cuenta, es una aplicación nativa de Windows por lo que el consumo de recursos en el equipo funcionando en segundo plano es mínimo. Además, se integra a la perfección con el conocido programa de la firma para el correo, Outlook y con la aplicación Reloj para gestionar las tareas del día a día. La descarga y uso de esta aplicación (vía web o aplicación) es completamente gratuito.
Lo peor
La interfaz de usuario no destaca por ser muy intuitiva y, aunque con tiempo nos hacemos con ella, cuesta bastante adaptarse tanto al diseño como al funcionamiento de esta aplicación. La creación de bloc de notas y su posterior gestión son bastante engorrosas y, da la sensación de que, una vez creadas, no vamos a poder borrarlas en ningún momento.
Trello
Estamos ante una de las aplicaciones para gestionar trabajos en equipo online más populares, aunque también puede ser usado de forma efectiva para nuestra vida familiar. Con Trello podremos organizar nuestras rutinas de trabajo, priorizando las tareas más importantes, generar avisos de citas, entre otras. La aplicación se configura como un tablero donde podemos anotando todas las tareas. Cuenta con un sistema de notificaciones que nos avisará de cualquier modificación que se vaya realizando. También permite el uso de etiquetas y dispone de un motor de búsqueda bastante eficaz a la par que rápido.
Si quieres usar Trello como tu gestor de tareas solo tendrás que registrarte de forma gratuita en su página web.
Me gusta
Aunque es una aplicación enfocada a empresas, los usuarios domésticos también pueden sacarle el máximo partido para gestionar sus aficiones, planificar viajes, realizar actividades con los amigos o familiares. Incluye un potente motor de búsqueda que nos permite encontrar todo el contenido disponible en la plataforma cuando la información que gestiona es muy elevada. Es completamente gratuita para usuarios domésticos.
No me gusta
La gestión de las tareas en el escritorio puede llegar a ser algo confusa si, desde un principio, no procuramos mantener un orden y crear una estructura básica sobre la que trabajar. Configurar el sistema de notificaciones, para saber cuándo se ha realizado algún cambio en el tablero es algo confuso por el elevado número de opciones disponibles, funciones que podrían concentras en menos.
Chandler
Estamos ante una aplicación de gestión de tareas de código abierto y libre lanzado bajo licencia GNU. Chandler cuenta con soporte para calendarios, notas, tareas, calendarios y correo electrónico, todo en una misma aplicación. Cuenta con una estructura similar a un formulario de libre diseño que ofrece mucha flexibilidad en términos de flujo de trabajo. Con este programa podremos crear todo tipo de tareas, notas, citas, pudiendo ser modificando los ítems creados de manera automática y de esta forma simplificar las fechas claves de cada tarea.
Chandler está disponible de manera gratuita para Windows, Linux y Mac Os. Podemos descargarlo desde su página web oficial.
Ventajas
Aplicación de código abierto y completamente gratuita con la que podemos gestionar los calendarios, notas y correos electrónicos desde un mismo lugar. La aplicación se encarga de actualizar toda la información que se muestra de forma automática sin que tengamos que supervisar el proceso.
Inconvenientes
La interfaz de usuario no es tan atractiva como en otras alternativas, y, de buenas a primeras, no invita a utilizarla. El número de opciones es tan elevado que, para algunos usuarios puede suponer un problema si únicamente buscan una aplicación para organizarse en el hogar, trabajo, estudios o tiempo libre.
OneNote
Se trata de una aplicación que forma parte de los programas de Microsoft Office con la que podremos realizar listas de tareas. Además, es multiplataforma por lo que podemos hacer uso de ella desde prácticamente cualquier dispositivo. En ella podemos anotar toda clase de tareas pendientes como citas, eventos, recordatorios puntuales, recordatorios recursivos, convocatorias, etc. Podremos mantener organizadas nuestras tareas por secciones e incluso dispone de un editor para que podamos agregar vínculos, etiquetas, e imágenes.
OneNote puede ser una buena opción como gestor de tareas. Puedes descargar OneNote desde su página web.
Pros
Al tratarse de una aplicación de Microsoft, disfrutaremos de una integración perfecta con todas las aplicaciones que forman parte de Office. La interfaz de usuario nos permite establecer diferentes colores a cada uno de los blocs de notas, lo que hace que sea mucho más fácil acceder al contenido.
Contras
A pesar de contar con una interfaz de usuario muy sencilla, al principio debemos dedicarle un tiempo para conocer su funcionamiento y poder así sacarle todo el partido. En equipos con vamos recursos, OneNote destaca negativamente por consumir demasiados recursos.
Google Keep
Se trata de una aplicación desarrollada por Google y que se ha convertido en una de las herramientas de productividad más popular a nivel mundial. Cuenta con la posibilidad tanto de añadir notas como de crear listas de tareas. Además, cuenta con recordatorios para que no se nos pueda volver a olvidar cualquier cosa que apuntemos. Google Keep nos permitirá anotar todas y cada una de nuestras tareas, una detrás de otra y cada vez que hayamos completado cada una de ellas las podemos marcar como realizadas y se tacharan para no tener que volver a preocuparnos por ella. También podremos escanear texto mediante una foto o guardar notas de voz, convirtiéndose en una gran aplicación para hacer listas de tareas sobre todo relacionado con el ámbito personal.
Google Keep es una aplicación gratuita y para hacer uso de ella tan solo deberemos de acceder a su página web y registrarnos con nuestra cuenta de Gmail.
Bueno
Al ser un producto de Google se integra a la perfección con todos los servicios que el gigante de las búsquedas pone a nuestra disposición.
Menos bueno
No dispone de aplicación para escritorio, por lo que, para poder utilizarla, nos veremos obligados a disponer de una conexión a internet permanente. Google Keep incluye menos funciones que el resto de las alternativas y la interfaz de usuario es muy espartana, dando a entender que se trata de una aplicación muy básica, aunque realmente no sea así.
Mejores programas de pago para gestionar tareas
En el caso de que las opciones gratuitas se nos queden cortas en funciones o prestaciones, podemos optar por alguna aplicación de pago si no nos importa pasar por caja. Para que no tengamos que pagar sin probarlos, estos programas también cuentan con funciones gratuitas que nos pueden servir para probar el programa. En el caso de que nos convenzan plenamente podemos optar por pagar la licencia para su uso con todas sus funcionalidades al completo.
Todoist
Estamos ante una aplicación multiplataforma que nos permitirá gestionar todas nuestras tareas de forma ágil y sencilla. Con Todoist podremos organizar todas nuestras tareas por proyectos y subproyectos, así como asignar tareas y subtareas a cada uno de ellos. De esta forma podremos organizar todas nuestras tareas tanto a nivel personal como profesional, compartiendo tareas con otros usuarios
Todoist dispone de un uso gratuito, pero si queremos acceder a sus funciones más avanzadas, como añadir etiquetas, crear notificaciones basadas en geolocalización, recordatorios de tareas, entre otras, debemos de adquirir su cuenta Premium o Business. Puedes crear tu lista de tareas registrándote en su página web.
Bueno
Especialmente centrado en el uso personal, tenemos a nuestra disposición una potente aplicación gratuita para este tipo de tareas organizativas. De este modo no tendremos que gastar un solo euro para organizar mejor nuestras tareas en el día a día. A todo ello le podemos sumar que se trata de una plataforma que funciona online, por lo que podremos sincronizar todos nuestros contenidos en diferentes dispositivos. Basta con que dispongamos de nuestro navegador de internet favorito para acceder a la aplicación y empezar a trabajar con la misma.
Malo
Sin embargo, en el caso de que deseemos echar mano de las funciones más avanzadas del programa, tendremos que suscribirnos a alguna de sus modalidades premium. Además, nos encontramos con una interfaz de usuario que a medida que vayamos añadiendo nuevos contenidos, se puede convertir en un poco confusa. Todo ello a pesar de las funciones de configuración y personalización que nos propone.
Toodledo
Se trata de un programa gestión de tareas que pretende ayudarnos a gestionar mejor nuestras rutinas y quehaceres diarios. Cuenta con un conjunto de herramientas con lo que aumentar nuestra productividad. Podremos crear notas largas, hacer listas personalizadas y crear esquemas estructurados. Es multiplataforma por lo que podemos acceder siempre a ella desde prácticamente cualquier dispositivo, por lo que no es necesario que estemos delante del ordenador para acceder a sus funciones. Además, podremos compartir nuestras tareas, esquemas y listas con otros usuarios, por lo que resulta ideal para un uso profesional.
Toodledo es una aplicación web que podremos hacer uso de ella de manera gratuita, si bien también dispone de otras opciones de pago, que podemos adquirir desde 4.99 dólares al mes con facturación anual, y que están orientadas a desarrollar nuestra labor en un entorno más colaborativo.
Pros
Además de gestionar todas nuestras tareas diarias, la aplicación de la que os hablamos ahora nos permite diseñar nuestras propias listas de elementos para así organizar mejor nuestra vida. De esta manera podremos generar listas y estructuras personalizadas gracias a todas las funciones originales que la plataforma nos propone desde su interfaz principal. Disponemos de una versión gratuita para utilizar en nuestro día a día.
Contras
Con el fin de poder sacar todo el potencial a esta plataforma que nos ayuda a organizar nuestras tareas, tendremos que pagar para así disponer de todas las funciones disponibles. Además, no compramos la licencia del programa como tal, sino que pagamos una suscripción anual o mensual para poder utilizar la aplicación en todas las plataformas disponibles y compatibles.
Asana
Se trata de una aplicación multiplataforma con la que podremos planificar proyectos de trabajo en equipo. De esta forma todos pueden disponer de la misma información y podamos realizar un seguimiento de las distintas tareas, para conseguir una mayor productividad y trabajar de manera más eficiente. Asana cuenta con opción de programar recordatorios y tareas recurrente, permitiendo la sincronización con Google Calendar, así como la posibilidad de enlazarla con el correo de Gmail.
Podemos utilizar Asana de forma gratuita a través de su página web y contratando el plan Basic, orientado a personas o equipos que quieren empezar a gestionar sus proyectos. Para sacar el máximo partido a todas sus funciones cuenta con diferentes modalidades de pago, como las opciones Premium y Ultimate, que se pueden adquirir desde 10.99 euros al mes por usuario, con facturación anual.
Taiga
Esta aplicación funciona como un gestor de proyectos que nos ayudará a gestionar todo tipo de tareas pendientes tanto a nivel individual como en equipo. Cuenta con diferentes secciones separadas para la línea de tiempo, resolución de problemas y tratamientos de retrasos, de forma que podamos gestionar nuestras tareas con facilidad. A cada tarea que añadamos podemos agregar diferentes elementos como etiquetas, fecha de vencimiento, prioridades, entre otros. Además, nos permite incluir archivos adjuntos y gestionar los permisos que deseemos asignar a cada miembro del equipo.
Taiga es una aplicación de código abierto, por lo que podemos acceder a sus servicios de manera gratuita a través de su página web. Con la versión gratuita podremos realizar proyectos públicos ilimitados, un proyecto privado gratis, hasta 3 miembros por proyecto y hasta 300 MB de almacenamiento en proyectos privados. Adicionalmente, cuenta con una versión de pago denominada PRIMA. Ésta se puede adquirir por 5 dólares al mes de forma anual, para gestionar todos tipo de proyectos de manera ilimitada.
Crea listas colaborativas desde el navegador
Además de los programas anteriores, también vamos a poder crear listas sin necesidad de depender de ningún software en concreto. Muchos de los programas que acabamos de ver, como Microsoft To-Do o Google Keep, tienen sus propias aplicaciones web. Pero, además, también podemos recurrir a otras alternativas como las que vamos a ver a continuación.
Bitrix24
Otra de las potentes soluciones de las que podemos echar mano a la hora de administrar nuestro tiempo y crear listas de tareas es Bitrix24. Aquí nos encontramos con una aplicación que lleva unos cuántos años entre nosotros y que nos permite establecer todo tipo de tareas de manera rápida y sencilla. Para ello no tendremos más que crear una cuenta personal tras registrarnos en la web oficial de la plataforma. Como no podía ser de otro modo la aplicación nos propone todo tipo de herramientas integradas para facilitarnos este tipo de usos.
De esta manera nos encontramos con que tenemos la posibilidad de utilizar filtros, asignar fechas o usuarios para ejecutar todo lo que aquí establecemos. Además, está especialmente diseñada para el trabajo en grupo y así compartir estas listas de tareas y entradas qué introducimos con el resto. Permite trabajar en la nube e incluso se complementa a la perfección con la plataforma Google Drive. Así podremos manejar los archivos almacenados aquí desde esta herramienta. Además de para trabajar con listas de tareas también nos permite organizar otros tipos de trabajos colaborativos similares.
Lo mejor
Esta es una propuesta para crear nuestras propias listas de tareas personalizadas que se complementa a la perfección con la plataforma en la nube de Google. Además, nos ofrece otros modos de funcionamiento adicionales todos ellos relacionados con la productividad y la organización.
Lo peor
Hay otras opciones similares de las que podemos echar mano que nos ofrecen más parámetros y configuraciones personalizables para así controlar al máximo estos elementos que aquí creamos.
Flask.io
Esta es una sencilla aplicación web gracias a la cual vamos a poder crear todo tipo de listas compartidas. Esta plataforma nos permite organizar todos los elementos como deseemos y, además, ir añadiendo nuevos elementos a medida que lo necesitemos. Entre sus principales características podemos destacar, por ejemplo, la posibilidad de añadir fechas de vencimiento para cada entrada, o compartir cualquier lista que hayamos creado con otros usuarios, aunque estos deberán estar registrados en la plataforma.
Podemos acceder a ella aquí.
Bueno
Si hay algo que caracteriza a esta aplicación web para la creación de listas de tareas es la sencillez de uso que nos proporciona su interfaz de usuario. Además, nos permite añadir fechas de vencimiento para cada una de las entradas que aquí llevemos a cabo.
Malo
Debido a su sencillez, apenas disponemos de parámetros de configuración que nos permitan controlar al máximo las entradas que llevemos a cabo en la plataforma, algo que echarán en falta a los habituales de este tipo de aplicaciones.
Todost
Esta es otra sencilla herramienta que podemos usar desde cualquier navegador de Internet, por lo que no necesitamos instalar nada en el equipo ni depender de un sistema operativo concreto. Una de las principales ventajas de Todost es la sencillez de uso que nos proporciona su interfaz, además de poder usarla sin necesidad de llevar a cabo registro alguno. Y es que hay que tener en cuenta que, aunque la aplicación funciona vía web, los datos que vayamos introduciendo en forma de listas de tareas, se almacenan localmente, por lo que no podemos perderlas. Gracias a esto último, también conseguimos un plus de privacidad que no nos ofrecen otras alternativas.
Desde este enlace podemos entrar a Todost.
Cuál es el mejor programa para crear listas de tareas
Tal y como os hemos enseñado anteriormente, tenemos muchas soluciones software que no son de ayuda a la hora de organizar nuestras tareas diarias. Sin embargo, en la mayoría de los casos, de un modo u otro nos vamos a decantar por el que más se adapta a nuestras necesidades. Aquí son varios los factores que entran en juego, pero si queremos nosotros destacar uno de ellos, haremos una mención especial a OneNote.
No en vano esta es la solución que nos presenta al gigante del software Microsoft y que podremos utilizar en todo tipo de dispositivos. Además, cuenta con multitud de funciones y tendremos la posibilidad de sincronizar los datos introducidos entre todos nuestros equipos. De hecho, en estos momentos es una vez las aplicaciones de este tipo en concreto que más se usa en todo el mundo gracias, en gran medida, a la integración con todos los productos que forman parte de la suscripción Microsoft 365, anteriormente conocida como Office 365.
