Se más eficiente al mandar emails con Outlook usando plantillas

Si trabajamos de forma diaria enviando y recibiendo emails es posible que usemos un gestor de correo electrónicos. Para ello Microsoft cuenta con su propia aplicación que está integrada dentro de Windows como es Outlook. Una de las ventajas de usar este gestor es su posibilidad para crear plantillas de correo electrónico, mediante las cuales podremos ahorrar mucho tiempo en el caso de que realicemos tareas repetitivas.

Usar templetes a la hora de redactar correos electrónicos es una práctica muy habitual, sobre todo dentro del ámbito profesional donde es posible que debamos enviar emails que lleven siempre una misma estructura o partes iguales, por los que nos resultarán especialmente útiles.

Características de las plantillas

El uso de templetes a la hora de escribir nuestros emails puede resultarnos de gran utilidad ya que nos proporciona una estructura o formulario que solemos usar en repetidas ocasiones para que podamos tenerlo guardado y usarlo en cualquier contenido. Estas son útiles cuando los correos salientes tienen por lo general un mismo contenido o estructura similar. Así, ahorramos tiempo con su uso ya que no será necesario tener que escribir nuevamente el correo desde cero cada vez.

Las principales características de una plantilla son las siguientes:

  • Permiten obtener una vista previa del email que se va a recibir el destinatario.
  • Se puede agregar imágenes.
  • Admite etiquetas HTML.
  • Compatibles con el texto enriquecido.
  • Permite archivos adjuntos en forma de enlace que permite su descarga o visualizarlo.
  • Se puede aplicar a varios destinatarios.
  • Las plantillas creadas se pueden actualizar o modificar.
  • Se pueden compartir con otros usuarios o grupos.

A la hora de usarlas debemos de tener en cuenta que solo es posible crear la copia del cuerpo del mensaje. Toda la información adicional que deseemos añadir como el destinatario, los archivos que vayan adjunto, el asunto a tratar… deberán de agregar siempre de forma manual, una vez hayamos agregado al templete personalizado. Además, es posible agregar una nueva información antes de enviar el templete como parte del mensaje.

Cómo crear templetes desde Outlook

El gestor de correo electrónico de Microsoft nos permite crear un templete de correo electrónico de dos maneras diferentes. Una mediante una función integrada denominada «Elementos rápidos», otra mediante el complemento «Mis plantillas», o también desde la opción de «Guardar como». A continuación, vamos a ver cómo crearlas a través de estos métodos.

Guardar como plantilla

Para empezar, abrimos Outlook y en su ventana de inicio pulsamos sobre el botón de Nuevo correo electrónico o bien usar directamente el atajo de teclado «Ctrl + Mayús + M». Esto nos abrirá una nueva ventana donde pasaremos a redactar el contenido que deseemos dentro del cuerpo del mensaje que va a incorporar el templete que vamos a crear.

Una vez terminado, en la ventana del mensaje, hacemos clic sobre la pestaña de «Archivo» y escogemos la opción de «Guardar como». Posteriormente, dentro del cuadro de diálogo de Guardar como, desplegamos la pestaña del apartado de «Tipo» y seleccionamos la opción de «Plantilla de Outlook (*.oft)». En el apartado de «Nombre» de archivo escribimos el nombre que le vamos a dar a nuestra plantilla y por último hacemos clic en el botón de Guardar y elegimos la ubicación deseada.

Outlook formato de mensaje

Para utilizarla debemos de tener activa la pestaña de Programador en la barra de herramientas de Outlook. Sino la tenemos pulsamos en la pestaña de «Archivo» y «Opciones». En la nueva ventana pulsamos en «Personalizar cinta» y marcamos la casilla de «Programador» que encontramos en la parte derecha. Por último, pulsamos Ok.

Añadir Programador a la cinta de opciones de Outlook

A continuación, ya podemos pulsar en la pestaña de Programador y posteriormente hacemos clic en «Elegir formulario».

Outlook elegir formulario

En la nueva ventana desplegamos la pestaña de «Buscar en» y situamos la ruta donde hemos guardado la plantilla. Esto hará que aparezca en la ventana, por lo que sólo queda seleccionarla y hacer clic en el botón de «Abrir».

Outlook elegir formato

Usa Elementos rápidos

Lo primero que vamos a hacer es abrir Outlook, y en su menú principal, pulsamos sobre «Nuevo correo electrónico». A continuación, escribimos el contenido de lo que queremos que sea nuestra plantilla para posteriormente resaltarlo. Ahora nos dirigimos la barra de herramientas superior y pulsamos sobre la pestaña de «Elementos rápidos» y hacemos clic con el ratón para que se abra su menú desplegable. Aquí seleccionamos la opción de «Guardar selección en una galería de elementos rápidos».

Outlook Elementos rápidos

Esto hará que se nos abra una nueva ventana para realizar un nuevo bloque de creación, donde debemos de completar los campos que nos aparece. Por un lado, en el apartado de «Nombre» indicamos el identificador único que la función de Elementos rápidos usará para cada entrada, enumerándolos por orden alfabético. En el apartado de «Galería» nos servirá para guardar el contenido en galerías específicas, mientras que, en Categoría, son como subcarpetas que pertenecen a la galería por lo que debemos de ceñirnos exclusivamente a «General».

Outlook Crear nuevo bloque de creación

Posteriormente nos encontramos con el apartado de «Descripción» donde podremos indicar un comentario que nos ayude a describir la plantilla. En «Guardar como», debemos asegurarnos de que el templete se encuentre disponible en NormalEmail.dotm para que podamos usarla en futuros emails. Por último, en el apartado de «Opciones», nos servirá para determinar cómo insertar cada entrada. Una vez terminado pulsamos en Aceptar para que se guarden todos los cambios.

Una vez que ya tenemos nuestro nuevo templete creado, ya la vamos a poder usar. Para ello, vamos a la parte del correo electrónico donde queremos que aparezca la plantilla. A continuación, pulsamos sobre la pestaña de «Elementos rápidos» y hacemos clic sobre el templete que vamos a usar.

Outlook insertar plantillas desde Elementos rápidos

Llévalo a cabo desde Mis plantillas

Otra posibilidad para llevar a cabo este proceso es utilizar el complemento de «Mis plantillas» que también encontraremos de manera predeterminada en Outlook. Este complemento nos va a permitir crear plantillas que se puedan agregar a los mensajes seleccionado la función de «Insertar plantilla». En ella podemos incluir tanto texto como imágenes y posteriormente guardarlas en la ubicación que deseemos. De esta forma será posible almacenar frases que usemos frecuentemente y agregarla a nuestros correos cuando lo consideremos necesario.

Para empezar, abrimos Outlook y pulsamos sobre el botón de «Nuevo correo electrónico». En la nueva ventana, pulsamos sobre la pestaña de «Mensajes» y dentro del apartado «Mis plantillas», pulsamos sobre «Ver plantillas». Esto hará que aparezca una nueva columna a la derecha de la pantalla donde haremos clic sobre el botón de «(+) Plantilla».

Outlook Mis plantillas

Ahora en los cuadros vacíos, debemos de proporcionar un nuevo título para poder diferenciarla posteriormente y un nuevo cuerpo que será el que se agregue a un correo electrónico cada vez que lo usemos. Una vez terminado, pulsamos en el botón de «Guardar» para de esta forma asegurarnos de tenerla siempre disponible con posterioridad.

Escribir contenido de la plantilla en Outlook

Como podemos comprobar el nuevo templete creado queda agregado con las existentes, por lo que solo será necesario pulsar sobre ella cuando necesitemos usarla en un correo.

Seleccionar plantilla en Outlook

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