A la hora de trabajar con editores de texto para Windows, encontramos con una amplia variedad de opciones disponibles. De entre ellos la opción más popular es Word de Microsoft Office, pero también es de pago, por lo que no está al alcance de todos los usuarios. De igual forma podemos usar otras opciones como Notepad++ o Docs de Google, del que os vamos a hablar a continuación.
Uno de los elementos que más se tienen en cuenta al a hora de utilizar este tipo de aplicaciones, son sus capacidades de personalización. Es por ello por lo que vamos a hablar de la gestión y personalización de los márgenes, que nos encontramos en Docs. Se trata de un elemento que suele ser habitual en la mayoría de los programas de este tipo. Sin duda el procesador de textos de Google se ha convertido en la gran alternativa a Word de Microsoft, por ser gratuita y disponer de las funciones más importantes. Es por ello por lo que no son pocos los usuarios que han optado por su uso a través del navegador.
Cuando está creando un documento en Google Docs, por lo general encontramos más de un solo el contenido. Un documento correctamente formateado también es importante. En este apartado se incluyen elementos como interlineado, estilos de párrafo y, por supuesto, márgenes. Y este tipo de elementos son especialmente importantes y es importante que aprendamos a dominarlos antes de empezar a redactar nuestro documento.
Márgenes y sangría, ¿es lo mismo?
Cuando hablamos de los márgenes nos estamos refiriendo al espacio en blanco no utilizado entre el contenido y los bordes del documento, apareciendo, por tanto, en los cuadros lados: superior, inferior, izquierdo y derecho. Estos no contienen texto o imagen, ya que su propósito general se centra en evitar que el texto choque con los límites del documento. Por lo general, el margen predeterminado suele ser de 2.54 centímetro por cada lado de la página. Sin embargo, se puede personalizar a nuestro gusto, para modificar y gestionar la apariencia del documento.
Es por ello por lo que, aunque los márgenes que vienen predefinidos por defecto son válidos y útiles en la mayoría de las ocasiones, no deja de ser cierto que pueden darse circunstancias donde debemos de saber personalizarlos, por lo que importante saber cómo llevar a cabo esta tarea.
Sin embargo, es muy importante que no confundamos los márgenes con las sangrías. Estas son espacios en blanco que se incluyen entre el margen y la primera línea del párrafo. Además, es posible disponer de diferentes sangrías dentro de un mismo documento, pero en cambio sólo es posible que haya un margen.
Como vamos a comprobar, el proceso de ajustes de márgenes es simple, que podemos llevar a cabo en cuestión de segundos. Lo podremos hacer desde la regla que vemos en pantalla, como desde la barra de menús. Eso sí, debemos de tener en cuenta, que este cambio puede afectar a toda la página al completo o bien seleccionar un párrafo y hacer que se adapte a ese contenido.
En realidad, todo esto os lo contamos porque los márgenes los establecemos de manera predeterminada para todas las páginas de un documento. Sin embargo, las sangrías las utilizamos de manera esporádica para separar dichos márgenes del comienzo del párrafo como tal, algo muy utilizado en determinados tipos de documentos de texto.
Métodos para cambiarlos en Google Docs
A continuación, vamos a ver las diferentes formas que tenemos para cambiar los márgenes y adaptarlos a nuestras necesidades. En Google Docs, los márgenes se pueden establecer usando la regla para realizar cambios aproximados, simplemente arrastrando el ratón, o bien de una forma mucho más detallada usando la ventana de configuración de página.
Antes de nada, os diremos que esta es una importante alternativa que podemos utilizar para llevar a cabo todo tipo de trabajos ofimáticos, a la popular Office de Microsoft. Es compatible con la mayoría de los formatos de fichero que usamos en los programas del gigante del software. Además, merece la pena llamar la atención sobre el hecho de que gran parte de su trabajo lo llevamos a cabo en la nube. Esto quiere decir que tendremos la posibilidad de acceder a todos nuestros documentos creados y guardados en Google Docs desde cualquier dispositivo que disponga de un navegador web y conexión a internet.
Además, pone a nuestra disposición una buena cantidad de funciones generalmente encontramos en el popular Word, como sucede con el caso que nos ocupa relacionado con los márgenes de nuestros documentos.
Ajustar usando la regla
Una vez abierto el documento correspondiente, podemos observar como las reglas se encuentran situadas en la parte superior izquierda de este. En caso de que no se muestren, debemos de activarla haciendo clic en «Ver» y posteriormente en «Mostrar regla». La primera hace referencia a los márgenes izquierdo y derecho, mientras que la otra se encarga de controlar el superior y el inferior. De la misma forma, podemos ver como el área gris de la regla se encarga de informarnos cuál es el margen actual que hemos definido.
Es por ello por lo que es un apartado de fácil acceso y que podemos usar para ajustar la misma a nuestras necesidades. Para ello solo será necesario hacer clic en el separador marcado con una pequeña flecha azul, para posteriormente arrastrarlo a lo largo del margen disponible para poder a ajustar el relleno. Como hemos comentado, el valor predeterminado del espacio se sitúa en los 2.54 cm, lo cual equivale a una pulgada. Por ello, este ajuste lo podemos llevar a cabo por ambos lados del documento de forma rápida.
Es más, una de las principales ventajas que nos proporciona este método para ajustar los márgenes de las hojas de nuestro documento, es que lo tenemos a la vista en todo momento. Así podremos hacer los correspondientes cambios En este sentido cada vez que lo necesitemos dependiendo del tipo de trabajo que estemos llevando a cabo.
Además, todos estos ajustes y cambios que hagamos en las diferentes páginas se realizan en tiempo real y de la misma manera los textos ya incluidos se adaptarán a la nueva configuración que hayamos establecido aquí.
También vemos como una barra y dos triángulos azules invertidos han aparecido en la regla superior. Estos son los llamados ajustes de sangría de los párrafos del documento. Por lo general, estos se encuentran alineados con los márgenes, pero si los modificamos nos permite que el contenido de un párrafo específico o una región seleccionada se desborde hacia el margen. Igualmente, esto se lleva a cabo conservando los márgenes de otros párrafos.
Tal y como sucede con los márgenes, estos también se pueden ajustar haciendo clic sobre ellos y arrastrándolos a la ubicación que necesitemos. Por un lado, la barra azul se encarga de ajustar la sangría de la primera línea del párrafo en la cual se encuentra el cursor. Por otro lado, la flecha de la izquierda se encarga de ajustar la sangría de todo el párrafo, mientras que la flecha derecha, modifica la sangría situada en la parte derecha.
Qué sucede si no veo la regla en el documento de Docs
Para muchos usuarios, especialmente aquellos que no estén demasiado acostumbrados a moverse por los diferentes menús de configuración del programa, no cabe duda de que este métodos le será mucho más asequible a la hora de establecer estos parámetros que os comentamos. Más adelante os veremos cómo personalizar al máximo los márgenes en los documentos con tan solo modificar los valores por defecto desde el menú del programa.
Pero también podemos llevar a cabo esto, como se acabamos de mostrar, a través del elemento regla que se sitúa en la parte superior de los documentos de la interfaz del programa de Google. Pero se puede dar la circunstancia de que este componente que os comentamos, la mencionada regla, no aparezca en pantalla. Además de no poder ajustar los márgenes tal y como os hemos mostrado de manera directa, tampoco podremos ver los establecidos en ese instante, lo que será un problema.
Pero eso no quiere decir que no haya límites interpuestos en los márgenes del documento, sino que sencillamente y sin darnos cuenta, hemos ocultado este importante elemento del editor de textos. Cabe mencionar que para volver a ver en pantalla la regla no tenemos más que situarnos en la opción de menú Ver, para pinchar en el apartado Mostrar la regla. Además es importante que si volvemos a hacer uso de esta opción la ocultaremos de nuevo, aunque no es la única manera de lograr esto que os contamos.
También tenemos la oportunidad de pinchar con el botón derecho del ratón sobre este componente y decantarnos por Mostrar regla de nuevo, un método algo más directo. Pero dependerá de si la regla en pantalla nos molesta o no.
Desde Configuración de página
Sin embargo, si queremos ser más precisos, en el caso de que tengamos que realizar un tipo de documento especial en cuanto al tamaño, podremos optar por usar los ajustes de la ventana de Configuración de página. De esta forma, tal y como veremos a continuación, podremos crear márgenes específicos, en lugar de arrastrar el separador de la regla, así como realizar algunas funciones complementarias.
Para acceder a este apartado tan solo será necesario pulsar en la pestaña de «Archivo». Posteriormente en «Configuración de página», desde donde tendremos la posibilidad de introducir de forma manual, aquellos valores que deseamos asignar a los márgenes del documento.
En la nueva ventana que nos aparece en pantalla podemos ingresar las medidas exactas de los márgenes inferior, superior, izquierdo y derecho (en centímetros). Si lo deseamos, podemos modificar los parámetros predeterminados (2.54 centímetros) por el margen deseado, y establecerlos para que se queden fijos cada vez que abramos un nuevo documento. Para ello, una vez establecidos los márgenes deseados, pulsamos en el botón de «Establecer como predeterminado». En el caso que solo deseemos cambiarlos para este documento en cuestión, basta con pulsar en «Aceptar» para que se guarden y apliquen los cambios establecidos
Igualmente, los cambios en los márgenes también se pueden aplicar a solo una sección dentro del documento. Para ello basta con resultar esa sección, posteriormente acceder a la ventana de «Configuración de página» y en el campo de «Aplicar a», seleccionamos «Contenido seleccionado». El resultado de esta acción es similar a modificar la sangría de ese párrafo, pero en este caso divide el contenido resaltado en su propia página.
Bloquear márgenes en Docs
Lo primero que debemos señalar es que no existe ninguna función específica en Google Docs que nos permite evitar el bloqueo de márgenes. Sin embargo, sí que es posible llevar cabo una serie de ajustes para evitar que otros usuarios puedan realizar cambios en nuestros documentos cuando los compartimos. Por lo tanto, si queremos compartir un documento, pero no queremos permitir que nadie pueda modificar los márgenes ni nada más, debemos seguir los siguientes pasos:
Lo primero que debemos hacer es abrir el documento y pulsar en la pestaña de Archivo. Posteriormente hacemos clic en Compartir y Compartir con otros. En la nueva ventana, agregamos a la persona con la que estamos compartiendo el documento. A continuación, pulsamos en el icono de engranaje para acceder al apartado de Configuración de compartir con otros usuarios y desmarcamos ambas casillas.
Pero claro, si vamos a cabo este cambio en el editor de textos de Google, hay que tener en cuenta que vamos a limitar mucho el uso de los documentos que aquí creemos por parte de terceros. Partamos de la base de que esta suite ofimática está especialmente diseñada para trabajar en la nube y por tanto para los trabajos en grupo. En el caso de que bloqueemos los cambios en los documentos con el fin de que los márgenes de los mismos no se puedan modificar, esto es algo que afectará igualmente a muchas otras funciones, incluso al contenido del fichero.
Este bloqueo del que os hablamos aquí nos podrá ser de mucha utilidad en el caso de que queramos compartir archivos de texto que tan solo se puedan consultar o leer sin llevar a cabo modificación alguna, incluido su formato y aspecto.
Cómo crear plantillas en Google Docs con un margen determinado
Si los márgenes que Google Docs pone a nuestra disposición de forma predeterminada no satisfacen nuestras necesidades y continuamente vamos cambiándolos, la mejor forma de evitar perder el tiempo cada vez que queremos crear un documento nuevo es crear una plantilla. En primer lugar, debemos crear un documento en blanco y establecer los márgenes que queremos utilizar en el documento, tal y como os hemos mostrado más arriba. A continuación, debemos guardar el documento con un nombre que nos permite reconocerlo.
En el siguiente paso, vamos a añadir el documento que hemos creado como una plantilla de Google Docs, para así no tener que reutilizar el mismo documento. Para añadir el documento como una plantilla de nuestra cuenta de Google Docs, lo primero que debemos hacer es visitar este enlace donde se encuentran todas las plantillas de esta plataforma. A continuación, pulsamos en Galería de plantillas y en el desplegable que se muestra, seleccionamos la opción Enviar plantilla.
A continuación, seleccionamos la ubicación donde hemos almacenado el archivo que queremos utilizar como plantilla. Seguidamente, establecemos en que tipo de categoría queremos guardarla y, finalmente pulsamos en Enviar.
Si no queremos hacer una plantilla para utilizar de forma habitual, podemos hacer una copia del documento nada más abrirlo para así evitar modificar el documento original que tiene establecidos los márgenes que queremos utilizar. Esta función está disponible dentro del menú Archivo > Hacer una copia. A continuación, añadimos el nombre del archivo que vamos a crear y lo guardamos en la ubicación que queramos pulsando en Mi Unidad. Finalmente, pulsamos en Hacer una copia y ya podemos comenzar a trabajar con el documento.
Otras funciones para ajustar la página
No cabe duda alguna de que estos parámetros que nos permiten personalizar el uso de los márgenes en el editor de textos de Google se centran en que podamos ajustar la página a las necesidades del proyecto. No siempre vamos a necesitar crear un documento en el mismo formato, e incluso en ocasiones tenemos que ajustar el mismo a nuestra impresora. Pero también hay que tener en consideración que esta no es la única funcionalidad que nos permite ajustar el tipo de página y su formato en este programa.
Por otro lado, también es interesante que nos decantemos por cambiar el tamaño de determinadas fuentes para así ajustar los textos al formato deseado. También podremos utilizar las sangrías en determinados párrafos para ajustar los mismos sin necesidad de mover los márgenes tal y como hemos visto antes.
Y es que las opciones personalizables en cuanto a la interfaz y modo de uso de los editores de texto cada vez es más avanzado. En el caso de la propuesta de Google deberíamos echar un vistazo a todas las funciones y parámetros que nos encontramos en la opción de menú llamada Formato de la interfaz principal.
