Desde nuestro ordenador, ya sea en casa o en la oficina, trabajamos con todo tipo de aplicaciones, muchas de ellas relacionadas con el sector de la ofimática. Así creamos documentos de texto, hojas de cálculo, etc.; todo ello a través de programas como Docs, Word, o Excel, entre otros. En este caso os hablaremos de cómo podéis añadir marcas de agua a vuestros documentos de Google Docs.
Y es que debemos tener en cuenta que en gran medida debido al enorme auge de este tipo de documentos y trabajos, en ocasiones creamos o editamos archivos sensibles y privados. Además cada vez en más ocasiones nos vemos en la obligación de compartir los mismos con otros, lo que tiene sus riesgos.
Para qué añadir una marca de agua a los documentos
Pues bien, tenemos varias maneras de proteger esa información para que, por ejemplo, no sea plagiada por otros, o quede patente su propietario original.
Partamos de la base de que muchas empresas y usuarios utilizan Google Docs, ya que está basado en la web y cuenta con muchas funciones para trabajar en grupo. Eso nos permite colaborar y compartir todo tipo de documentos de un modo sencillo y rápido. Pero si compartimos documentos privados o confidenciales, es recomendable añadir un logotipo personal o de la empresa. También nos podemos decantar por algún tipo de advertencia a modo de marca de agua en estos documentos de Google Docs.
Por tanto, en el caso de que deseemos reclamar la exclusividad de un documento determinado o para darle un aspecto más personal o llamativo, os ayudaremos. Eso sí, mientras que Word tiene una función específica para estas marcas de agua, esto no lo vemos en Docs. Pero con todo y con ello hay una solución que podemos probar para obtener buenos resultados en este sentido. En estas líneas os mostraremos cómo añadir una marca de agua a un documento en Docs del modo más sencillo, como vamos a comprobar.
Crear un logo personal con Google Drawings
Con el fin de lograr esto que os comentamos, lo primero que vamos a hacer es usar Google Drawings, otro de los componentes de la suite ofimática de Google. Este programa nos ayuda a crear gráficos, diagramas e imágenes que podemos utilizar en otras aplicaciones del gigante de las búsquedas, como es el caso. Así, en primer lugar lo que hacemos es cargar el logotipo, imagen o texto que queremos utilizar como marca de agua en los documentos de texto. Lo cargamos en el programa del que os hablamos desde el menú Insertar / Imagen / Subir del ordenador.
Personalizar el diseño en Drawings
En ese momento la misma ya aparecerá cargada en pantalla, con un cuadro que la rodea. Estenos ayudará a ajustar el tamaño y la posición de la misma dependiendo de nuestras necesidades. Tan solo tenemos que arrastrar con el ratón las esquinas o el fondo del mencionado cuadro que contiene la foto. Al mismo tiempo desde aquí también podremos girar esa imagen para darle un aspecto más profesional.
Hay que tener en cuenta que lo más apropiado en este caso concreto es que la marca de agua que diseñamos sea transparente. Esto evitará que no interfiera con el resto del contenido del documento de texto donde la incluyamos. Así, ahora seleccionamos la imagen como tal y pulsamos en la opción de menú Formato / Opciones de formato. Aparece un nuevo panel en la parte derecha de la interfaz principal del programa y aquí desplegamos el apartado de Ajustes.
Ajustes para los textos como marca de agua
Partiendo de la base de que disponemos de una imagen cargada sin fondo para añadir marcas de agua, aquí podemos ajustar el nivel de transparencia del logo o texto que usaremos. Al mismo tiempo también podemos ajustar el brillo y el contraste de todo ello desde esta misma sección. Eso sí, en el caso de que vayamos a usar un texto, desde el apartado de Cambiar color, os recomendamos utilizar un gris suave para que vaya bien en el documento.
Una vez que hayamos terminado con estos ajustes en el aspecto de la foto que usaremos como marca de agua, añadimos un nombre al proyecto en la casilla que pone Dibujo sin título de la esquina superior izquierda. Esto se guardará automáticamente en nuestro espacio de almacenamiento de Google Drive. Entonces ya podemos volver al documento de texto de Docs que vamos a tratar.
Añadir marcas de agua a los documentos de Docs
Por tanto, ahora, una vez tenemos la imagen que hace las veces de base, vamos a colocar la marca de agua en el documento desde Google Docs. Lo que debemos tener en cuenta llegados a este punto, es que no podemos colocar este texto o dibujo detrás de ningún texto que ya forma parte del documento como tal. Entonces tendremos que utilizarlo como encabezado o pie de página en dicho documento a modo de marca de agua.
Para ello no tenemos más que abrir un documento de Docs en blanco, por ejemplo, y pulsar en la opción de menú Insertar > Encabezados y Pies de página. En este caso nos vamos a decantar por la opción de Encabezado para añadir marcas de agua.
Tras esto que os comentamos, al elegir encabezado, volvemos a pulsa en Insertar / Dibujo / de Drive. Esto, como os podréis imaginar nos da acceso a nuestro espacio de almacenamiento de Google Drive para que ya podamos seleccionar el diseño en el que trabajamos antes. Por tanto en el cuadro de Insertar dibujo, seleccionamos la imagen guardada anteriormente en Google Drawings y luego pulsamos el botón Seleccionar para añadirla al documento.
Lo que logramos con esto realmente es que este nuevo dibujo se inserte en el encabezado de la página. De todos modos siempre tendremos la posibilidad de cambiar el tamaño de esta imagen utilizando los bordes y luego arrastrando con el ratón hasta la posición que deseemos.
De este modo y en pocos segundos, dispondremos de la marca de agua personal que ya podremos utilizar en todos los documentos propios que deseemos. Además, al quedar el diseño original guardado en la nube, podremos echar mano del mismo en cualquier momento en el que lo necesitemos.
Esta misma función que Docs de Google pone a nuestra disposición también está disponible en Microsoft Word. Sin embargo, en la aplicación de Microsoft, el número de opciones es mucho más elevado, ya que, además de añadir la imagen al encabezado o pie del documento, también podemos añadirla al fondo del documento. Además, también nos permite formatear la imagen para añadir un marco, ajustar el nivel de transparencia, modificar su posición en el documento, modificar el brillo, la nitidez y el contraste entre otras muchas funciones.
Gracias a todas estas funciones, si alguien quiere compartir un documento nuestro como propio, se verá obligado a extraer el texto manualmente, ya que Word nos permite bloquear la función de copiar el texto al portapapeles a la hora de proteger el documento. Si queremos proteger un documento y poner todas las trabas posibles para que alguien nos lo pueda robar, la mejor opción es utilizar Microsoft Word, en lugar de Docs de Google, ya que el número de opciones de la aplicación de Microsoft es mucho más amplio que las funcionalidades básicas que nos ofrece Documentos de Google.
Otros métodos para proteger nuestros documentos de plagios
Tal y como hemos comentado anteriormente, uno de los objetivos de estos elementos de los que os hemos estado hablando es, proteger nuestros documentos personales. En realidad, lo que estamos haciendo es marcarlos para que quede patente que son de nuestra propiedad y generados por nosotros. Más si tenemos en cuenta que en los tiempos que corren el trabajo en grupo o compartir estos documentos de texto es de lo más habitual.
Sin embargo, además de usar estos elementos llamados marcas de agua de los que os hemos hablado, tenemos otras formas de proteger nuestros trabajos. Una solución muy efectiva a la vez que rápida de la que podemos echar mano para que nadie pueda copiar esos textos, o al menos ponerlo más difícil, es guardar el documento como PDF. Esto es algo que podemos llevar a cabo fácilmente desde el propio Google Docs. Para ello basta con que nos situemos en el menú Archivo / Descargar y en la lista desplegable que aparece seleccionamos el formato de Adobe.
De este modo lo que logramos es que ese documento con su correspondiente contenido de texto no puede abrirse con cualquier editor y modificarse tan fácilmente. Es más, el propio editor de textos del gigante de las búsquedas nos permite enviar por correo electrónico y convertir a PDF directamente nuestros documentos personales. Esto es algo que igualmente podremos llevar a cabo de manera rápida y sencilla situándonos en el menú Archivo / Correo electrónico.
De igual modo en el caso de que queramos ir un paso más allá a la hora de proteger este documento, lo ciframos. Esto es algo muy útil si contiene información especialmente sensible. Sin embargo, esto es algo que tendremos que hacer con alguna aplicación específica externa al editor de texto. Sin embargo, lograremos que el contenido del nuevo archivo que creamos esté cifrado. Además, para acceder al mismo se necesita una contraseña que especificamos previamente. De ese modo si compartimos por internet el archivo tan solo podrán abrir aquellos que nosotros deseemos.
Pero, además, también podemos proteger el documento para que, al seleccionar el texto y pulsar el botón derecho del ratón no se muestre la opción para copiar el texto al portapapeles. Esta opción también evita que podemos utilizar el atajo de teclado Control + C para copiar el contenido al portapapeles. La única opción que pueden utilizar las personas que quieren copiar el texto de nuestros documentos es utilizar un software que se encargue de reconocer el texto de una imagen o de un archivo en formato PDF, al menos si no queremos ir copiándolo manualmente.
