Trucos para manejar Microsoft Word como un profesional

Trucos para manejar Microsoft Word como un profesional

David Onieva

A pesar de que son varias las alternativas ofimáticas de las que podemos echar mano en estos instantes, Word es el procesador de textos favorito de la mayoría. De hecho este programa incluido en la suite Office de Microsoft, es uno de los más usados en todo el globo.

Como no podía ser de otro modo, sus desarrolladores son plenamente conscientes de todo ello, de ahí que lo mejoren frecuentemente. Pero con todo y con ello, este es un software que a estas alturas ya está repleto de funciones entre sus muchos menús de configuración. Es más, como ya os hemos comentado en alguna ocasión, esta es una aplicación que dispone de algunas funcionalidades que ni siquiera conocemos. Todo ello a pesar de llevar mucho tiempo trabajando con la misma.

Aunque en un principio algunos piensen que nos encontramos ante un simple procesador de textos, lo cierto es que Word, además de eso, va mucho más allá. Esto se debe en gran medida a la gran cantidad de funciones y opciones adicionales que nos presenta. Por tanto en estas mismas líneas os vamos a hablar de una serie de trucos que deberíais conocer para así sacar el máximo partido a la aplicación. Y es que este es un programa que no solo se usa para escribir, sino que además podemos incluir multitud de elementos multimedia que complementan el texto.

Con esto nos referimos a usar elementos tales como fotos, gráficos, vídeos, texto enriquecido, formas, capturas, tablas, etc. Además y como no podía ser de otro modo, debemos poder realizar algún tipo de retoque o adaptación para que se integren al máximo con el documento en el que trabajamos.

Trucos imprescindibles que debes conocer de Word

Es por ello que en estas mismas líneas os vamos a hablar de una serie de útiles trucos de Word para que le podáis sacar el máximo rendimiento al programa como tal.

 

Enriquece tus textos con las búsquedas inteligentes

Cuando trabajamos con nuestros documentos de Word, es evidente que queremos que sean lo más exactos como sea posible, más si los vamos a presentar a otros. Por tanto, cabe la posibilidad de que nos encontremos con palabras que no sabemos su significado. Es evidente que para ello está Google y sus búsquedas, pero lo podremos solucionar de un modo más directo.

Búsqueda inteligente Word

Para ello os mostraremos cómo buscar el significado de una palabra sin tener que salir de Word. Esto lo logramos haciendo clic con el botón derecho del ratón en la palabra con la que vamos a tratar, y seleccionamos la opción de Búsqueda inteligente. A continuación veremos cómo en la parte lateral derecha nos aparece un nuevo panel con los resultados obtenidos.

 

Saca el máximo provecho al procesador de textos

 

Traducir directamente documentos desde Word

 

 

Aumenta o disminuye el tamaño de fuente con estos atajos

A la hora de generar nuestros propios documentos de texto, dependiendo de su estructura en ocasiones usamos fuentes de letras más grandes, y otras más pequeñas. Es por ello que la propia Microsoft nos quiere facilitar estas tareas, por lo que nos permite aumentar o disminuir el tamaño de fuente rápidamente.

Para todo ello podemos hacer uso de dos combinaciones de teclas que nos permitirán hacer esto que os comentamos. Llegado el caso, lo que tenemos que hacer es seleccionar el texto con el que deseamos trabajar y pulsar las teclas Ctrl + Shift + < para aumentar su tamaño. Por otro lado, en el caso de que necesitemos hacerla más pequeñas, haremos uso de la combinación Ctrl + <.

 

Descarga todas las fotos de un documento Word a una carpeta

Tal y como os comentamos anteriormente, Microsoft Word nos permite trabajar con una buena cantidad de elementos multimedia. Estos nos van a servir para mejorar y enriquecer en gran medida los documentos que creamos con la aplicación ofimática. Este es el caso, por ejemplo, de gráficos, formas, tablas, vídeos o imágenes. En concreto en este apartado nos vamos a centrar en este último, las fotos, quizá el tipo más usado en estos momentos.

Web filtrada Word

Así, si lo que necesitamos es descargar todas las imágenes de un documento Word de una sola vez, os mostraremos cómo podréis lograrlo. Por tanto para ello en este caso nos vamos a situar en la opción de menú Archivo / Guardar como. Eso sí, ahora lo que aquí haremos será seleccionar la opción de guardar como Página web filtrada. Con esto lo que logramos es que el programa cree una carpeta en la que se almacenarán, de manera independiente, todos los archivos de las imágenes que había.

Escribe texto en cualquier parte del documento

Generalmente, al crear un nuevo documento de texto desde este programa, lo solemos llevar a cabo completando líneas, párrafos y páginas completas, o casi. Esto es lo habitual en la mayoría de los casos. Pero claro, no siempre es así, por lo que de nuevo los chicos de Redmond han pensado en todo y nos permiten escribir en cualquier lugar de un documento. Es evidente que eso es algo que podemos realizar introduciendo espacios, tabuladores o intros, pero vamos a prescindir de todo ello.

De este modo, llegado el caso, sobre cualquier parte en blanco en la que deseemos empezar a escribir de manera directa, no tendremos más que pinchar dos veces con el ratón. Entonces ya podremos empezar a redactar el texto a partir de esa posición en concreto. Claro está, para ello también podemos hacer uso de los socorridos cuadros de textos que encontramos en el menú Insertar / Cuadro de texto, pero este sistema que os decimos, es más rápido.

Repite la última acción realizada en Word al instante

Las funciones y modos de uso que un programa tan completo como es Microsoft Word nos permite llevar a cabo en pleno 2020, son muchas. La mayoría de ellas se ”ocultan” tras los menús y submenús del propio programa, o tras ciertas combinaciones de teclas. Decir que en ocasiones, para acceder a algunas de estas funcionalidades, nos tenemos que mover demasiado por sus opciones, lo que puede resultar un tanto molesto.

Tal es así que en el caso de tener que repetir de manera continuada esa misma acción, el trabajo con el programa se puede convertir en algo realmente molesto. Por lo tanto os vamos a decir que tenéis la oportunidad de repetir la última función ejecutada, con tan solo pulsar una tecla. Como os podréis imaginar, esto nos puede ahorrar una buena cantidad de tiempo y esfuerzo, algo que podemos lograr con tan solo pulsar sobre F4.

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  • Un fabricante de automóviles quiere promocionar sus vehículos eléctricos a los usuarios respetuosos con el medioambiente que viven en la ciudad fuera del horario laboral. La publicidad se presenta en una página con contenido relacionado (como un artículo sobre medidas contra el cambio climático) después de las 18:30 h a los usuarios cuya ubicación no precisa sugiera que se encuentran en una zona urbana.
  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

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  • En una plataforma de redes sociales has leído varios artículos sobre cómo construir una casa en un árbol Esta información podría añadirse a un perfil determinado para indicar tuinterés en el contenido relacionado con la naturaleza, así como en los tutoriales de bricolaje (con el objetivo de permitir la personalización del contenido, de modo que en el futuro, por ejemplo, se te muestren más publicaciones de blogs y artículos sobre casas en árboles y cabañas de madera).
  • Has visualizado tres vídeos sobre la exploración espacial en diferentes aplicaciones de televisión. Una plataforma de noticias sin relación con las anteriores y con la que no has tenido contacto en el pasado crea un perfil basado en esa conducta de visualización marcando la exploración del espacio como un tema de tu posible interés para para otros vídeos.

El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

  • Has leído unos artículos sobre comida vegetariana en una plataforma de redes sociales. Posteriormente has usado una aplicación de cocina de una empresa sin relación con la anterior plataforma. El perfil que se ha creado sobre tu persona en la plataforma de redes sociales se utilizará para mostrarte recetas vegetarianas en la pantalla de bienvenida de la aplicación de cocina.
  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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