En todo lo relacionado con el mundo de la ofimática, los trabajos en grupo poco a poco van ganando en importancia. Esto es algo que se convierte en imprescindible para muchos cuando editamos textos, trabajamos en hojas de cálculo, o incluso con presentaciones multimedia. Es por todo ello que a continuación os hablaremos de las maneras de las que disponemos para compartir presentaciones desde PowerPoint.
En un principio no podemos dejar de lado que al hablar de este programa en concreto, en realidad nos referimos a uno de los más importantes del sector. Pertenece a la popular suite ofimática de Microsoft, Office, y da servicio a usuarios de todo el mundo. Y es que al hablar de soluciones ofimáticas que podemos usar en estos momentos, son varias las alternativas ante las que nos encontramos. Pero la más usada en todo el mundo es Office, donde a su vez encontramos el mencionado PowerPoint.
El trabajo en grupo para mejorar el trabajo ofimático
Como quizá muchos de vosotros ya sabréis de primera mano, aquí nos encontramos ante un programa centrado en las presentaciones multimedia. Hay que saber que esta es una potente solución software que lleva una buena cantidad de años entre nosotros, además nos puede servir en todo tipo de entornos de uso. Aquí nos referimos a todos aquellos relacionados con la educación, pasando por proyectos personales, o incluso mucho más profesionales.
Desde aquí tendremos la posibilidad de crear nuestras propias presentaciones multimedia totalmente personalizables y adaptables. Claro está, para ello pone a nuestra disposición una enorme cantidad de funciones integradas que nos sacarán de multitud de apuros en este sentido. Pero eso no es todo, sino que además a todo ello le debemos sumar la enorme cantidad de elementos que aquí podemos utilizar. Al mismo tiempo, como os comentamos antes, aquí es muy importante el trabajo en grupo.
En la era de Internet en la que nos encontramos inmersos en estos momentos, los trabajos grupales no paran de ganar en importancia en la mayoría de los sectores software. Aquí no podía faltar el mundo de la ofimática, y por tanto esto es algo que igualmente alcanza al mencionado PowerPoint. Es por todo ello que en estas líneas os hablaremos de las diferentes formas que tenéis de usar esto en el programa de presentaciones de Microsoft.
Cómo compartir una presentación multimedia en PowerPoint
Tal y como no podía ser de otro modo, en este sentido el programa de los de Redmond nos propone varias posibilidades. Con esto lo que os queremos decir es que dispondremos de varias maneras para compartir con otros los contenidos con los que trabajamos en este programa. En un principio, para ello todo lo que tenemos que hacer es acceder al menú Archivo que encontramos en la interfaz principal del programa.
Así, como os comentamos, tendemos la posibilidad de acceder a las diferentes formas para compartir la presentación que nos propone esta aplicación. Decir que para todo lo que os vamos a contar, en el menú Archivo no tenemos más que pinchar en la opción de Compartir.
Compartir la presentación en la nube
Una vez nos hemos situado en la opción de menú que os comentamos, ya nos encontramos en pantalla con las funciones disponibles en este sentido. Lo primero que vemos en la posibilidad de compartir este proyecto en el que trabajamos con otros, a través de la nube.
En concreto lo que buscamos en este caso es la entrada llamada Compartir con otras personas. Pero para que nos hagamos una idea más concreta de lo que vamos a lograr desde esta opción, es compartir la presentación de PowerPoint, a través de OneDrive. Como quizá muchos de vosotros ya sabréis, este es el servicio de almacenamiento en la nube de la propia Microsoft. De hecho los usuarios de sus productos disponen de un espacio gratis para usar.
Por tanto, gracias al mismo, el programa nos da la posibilidad de guardar la presentación en la que estamos trabajando directamente en OneDrive. Posteriormente, una vez la misma esté almacenada en la nube, ya podremos compartirla con otros de manera directa. Para ello no tenemos más que pulsar en el botón de Guardar en la nube.
Comparte la presentación vía correo electrónico
De igual modo, uno de los métodos más tradicionales usado desde hace años a la hora de compartir archivos, es mediante el correo electrónico. Pero lo que debemos saber es que el propio PowerPoint intenta facilitarnos la cosas en este sentido. Para todo ello nos propone la posibilidad de llevar esto a cabo, pero desde el propio programa de presentaciones. De este modo nos ahorramos tener que acceder a servicios o plataformas de terceros para enviar y compartir el proyecto de PowerPoint.
De nuevo nos situamos en el menú Archivo / Compartir, pero en este caso nos decantamos por la opción de Correo electrónico.
Pero eso no es todo, ya que el propio programa de Microsoft, dependiendo de nuestras necesidades del momento, nos propone varias opciones. Y es que desde esta funcionalidad tendremos la posibilidad de enviar el archivo como tal, enviar un enlace para que los receptores puedan seguir trabajando en grupo, como un PDF, o como un archivo XPS.
Hacer la presentación online en tiempo real
Por otro lado se puede dar el caso de que en lugar de necesitar enviar el archivo original como tal, nos interese más realizar la presentación online directamente. Pues bien, esto es algo que también podemos llevar a cabo desde la opción de Presentar en línea de este mismo apartado. Lo que en realidad se logra con esto es que se genere un enlace para que cualquier otro usuario pueda seguir la presentación que llevamos a cabo, a través de Internet. Además podemos configurar esta sección para permitir, o no, que los invitados se puedan descargar el archivo original a sus equipos locales.
Publicar las diapositivas de una presentación de PowerPoint en Internet
Otra de las posibilidades que nos ofrecer PowerPoint a la hora de compartir nuestra presentación, es publicando el proyecto en una ubicación compartida. Llegados a este punto, decir que esto es algo que podemos llevar a cabo fácilmente desde el apartado llamado Publicar dispositivas. Esta función nos deja, de manera directa, publicar los elementos que componen la presentación, en una biblioteca de diapositivas online, una ubicación compartida, o a través de SharePoint.
