Cómo evitar que alguien pueda editar partes concretas de un documento de Word

Escrito por David Onieva
Ofimatica

Como cada vez es más habitual en entornos de trabajo ofimático, en muchas ocasiones nos vemos en la obligación o la necesidad de trabajar con determinados documentos en grupo, por lo que estos son tratados por varios usuarios al mismo tiempo en lo que se conoce como los trabajos colaborativos.

Esto tiene muchas ventajas, pero también puede presentar algunos inconvenientes, ya que cabe la posibilidad de que un determinado contenido que queríamos que permaneciera intacto, sea editado por otro usuario. Por tanto igualmente tenemos la posibilidad de proteger partes específicas de un documento de Word de la edición por parte de terceros y de ese modo asegurarnos de que esas partes del documento permanezcan intactas.

Para ello, en primer lugar abrimos el documento de Word que deseamos proteger y nos situamos en la pestaña «Revisar», donde pulsamos en el apartado de “Restringir edición” de la parte derecha de la interfaz. Entonces aparecerá una nueva ventana en la parte derecha donde debemos marcar la casilla que reza «Permitir sólo este tipo de edición en el documento».

Una vez marcada, veremos que el menú desplegable que se encuentra debajo de la misma se activa, por lo que dejamos la opción que pone «Sin cambios (sólo lectura)», al tiempo que aparece otra opción llamada «Excepciones».

Word

A continuación lo que debemos hacer es seleccionar las partes del documento en las que vamos a permitir la edición, por lo que el resto que no seleccionemos quedará como de solo lectura. En el caso de que necesitemos marcar varias secciones separadas podremos hacerlo dejando pulsada la tecla CTRL.

Protege partes de un documento de Word si lo compartimos con otros

Una vez seleccionado el texto, volvemos al apartado de al panel «Restringir edición» donde marcamos la casilla «Todos» en la sección de «Excepciones». Esto va a permitir a todos los que reciban el documento, editar el contenido tan solo de lo que hemos seleccionado anteriormente, lo que nos será muy útil si trabajamos, por ejemplo, con un archivo compartido en la red de nuestra empresa y sólo deseamos que determinadas personas puedan editar su contenido.

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De hecho debajo de “Excepciones”, encontramos un enlace llamado «Más usuarios» donde podemos introducir los nombres de los usuarios a los que otorgamos permiso, mientras que para terminar no tenemos más que pinchar en “Sí, aplicar la protección” situado en la parte baja del apartado «Restringir edición».

Eso sí, antes de que todo esto se haga efectivo, aparece un mensaje que nos indica que el documento no está cifrado y nos va a pedir que introduzcamos una contraseña, lo cual hacemos y en el caso de que hayamos seleccionado a personas concretas antes a las que se les permite la edición, las volvemos a seleccionar en la opción «Autenticación de usuario».

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