Qué es el formato PDF/A y para qué se usa

Es por ello por lo que hoy vamos a hablar de este formato un tanto peculiar. Si bien se basa en los propios PDF que conocemos, también cuenta con algunos aspectos diferenciales, pues se encuentran diseñados para servir como soporte de almacenamiento de larga duración, de forma que podamos guardar los datos durante décadas sin que puedan estropearse.

Esto es debido a que, pese a que los ficheros no deberían de sufrir daño con el paso del tiempo, sí que puede que un momento determinado no dispongamos del software necesario para poder acceder a su contenido, debido al tipo de almacenaje de datos de este tipo de archivos. Por ello, dado su funcionamiento y gestión de datos que realizan de forma interna los PDF convencionales nos puede llegar a suceder en un futuro.

Lo primero que debemos saber En este sentido es que actualmente los tipos de uso que podemos dar a estos formatos de fichero son casi infinitos. Gracias a la versatilidad que nos proponen, podemos trabajar y utilizar los mismos tanto en entornos personales como más profesionales. Además, podemos convertirlos y manejarlos como más nos interese para que así se adapten a las necesidades de cada caso. Precisamente por esta razón nos vamos a hablar ahora de un formato un tanto más concreto y que en determinadas ocasiones nos podrá ser de enorme ayuda y utilidad.

Qué es el formato PDF/A

Cuando hablamos del PDF/A nos referimos a una variación del formato PDF, el cual nos garantiza que un documento se pueda abrir de la misma manera con independencia del software que estemos utilizando en cada momento. De esta forma, toda la información necesaria para mostrar el documento y sus elementos quedan incrustado de la misma manera en el archivo, posibilitando que nuestros documentos se encuentren seguros y accesibles a largo plazo. Y es que se garantiza la reproducción precisa del contenido en los próximos 25 años o más, por lo que podemos abrir el documento en ese tiempo con el contenido inalterado.

Los documentos que se encuentren en formato PDF/A son completamente independiente. Esto quiere decir que tanto su contenido, como la información de color, texto, imágenes, audio, fuentes y otros elementos se encuentran incrustados en el propio archivo, por lo que no puede contener información de una fuente externa. Los atributos mejoran este tipo de archivos como una ventaja de reproducibilidad. Cuando se copian archivos, contendrá los mismos elementos que el original, ya que no permite cambios o modificaciones posteriores, asegurando la originalidad del contenido.

Igualmente, este tipo de formato no es compatible con contenidos ejecutables, URLs, transparencias, JavaScript y compresión LZW a diferencia de los documentos tradicionales de PDF. Podemos encontrar toda la información, herramientas y documentación desde este enlace a su sitio web oficial.

Por tanto, podríamos decir que su funcionalidad y modos de uso se reducen con respecto al PDF normal, pero en su uso concreto nos será muy útil. Esto quiere decir que este formato en concreto se centra en el almacenamiento de los correspondientes ficheros PDF plagados de información, a largo plazo. Es de suponer que el software en el futuro seguirá evolucionando en gran medida, por lo que debemos evitar tener problemas al intentar abrir estos archivos si los tenemos guardados desde hace años. De ahí su alta compatibilidad, pero su reducción de determinadas funciones y modos de uso.

Qué tipos podemos encontrar

Dado la evolución del formato PDF en los últimos años, los programas capaces de leerlos, crearlos o modificarlos también han obtenido esta evolución. Por ello, el estándar PDF/A se ha ido revisando con nuevos niveles, cada uno con características y objetivos distintos. Por ello, podemos encontrar con tres modalidades como son el PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3.

Esto no quiere decir que un número mayor implica un nivel más avanzado del estándar, siendo el motivo por lo que los nuevos no hayan sustituido al estándar anterior. Esto se debe a que cada nivel se adapta mejor a según las necesidades del archivo con el que deseamos tratar en ese caso.

Cada uno de estos niveles contiene a su vez dos o tres subniveles:

• Subnivel B (básico): es aquel que cumple con todos los requisitos y especificaciones del estándar que os hemos mencionado antes.
• Subnivel U: este es simplemente un cumplimiento básico. Cuenta como requisito añadido que los textos del PDF siempre tengan su equivalente en codificación Unicode para garantizar la indexación y lectura adecuada de los textos.
• Subnivel A (accesible): son aquellos que además de los contenidos B y U cumple con la estructura del contenido y está etiquetada de forma que describe tanto el orden como la jerarquía de la lectura.

Es por ello por lo que cada opción se encarga de proporciona diferentes niveles de conformidad, lo cual facilita la conservación de varios elementos en su archivo digital y admite otros elementos como efectos y capas.

Como os dijimos antes, este formato especial de los PDF se centra en el almacenamiento de ficheros a largo plazo, por lo que se intenta poner un especial cuidado en todo ello. De lo contrario este tipo de movimientos para guardar documentación serían completamente inútiles si fallasen al intentar abrirlos en el futuro.

Ventajas y desventajas con respecto al PDF

El uso del PDF/A cuenta con algunas ventajas con respecto a los tradicionales, pues a la hora de almacenar los datos, estos se guardan en base a unas limitaciones oficiales con respecto a los convencionales. De esta forma lo podamos usar para guardar información a largo plazo, su principal objetivo. Así podamos leerlos y entenderlos, aunque cambien los softwares.

En el caso de que trabajemos con un archivo PDF/A en lugar del formato habitual de Adobe, por lo general los lectores de estos los van a indicar, ya que el aspecto inicial del contenido va a ser similar a simple vista. Esto quiere decir que, en el caso de que lo que necesitemos sea crear documentos con todo tipo de contenidos, no solo texto, el popular formato de Adobe es una solución muy recurrida. Pero en el caso de que necesitemos de que los ficheros sean accesibles con el tiempo, siempre será más recomendable el uso del PDF/A.

Sin embargo, también debemos tener en cuenta sus limitaciones a la hora de usarlo, pues un documento PDF puede contener vínculos, botones, campos de formulario, audio y vídeo. También puede incluir metadatos, anotaciones y archivos embebidos. Además, permiten firmar electrónicamente con certificados digitales y cifrar para mantener a salvo su contenido de terceras personas. De todo ello carecen los PDF/A, por lo que es importante tenerlo en cuenta a la hora de elegir entre uno u otro.

Convertir un PDF a PDF/A

Si estamos convencidos y queremos pasar nuestros documentos PDF a PDF/A podemos echar mano de diferentes herramientas de software para poder realizar esta labor. Además, merece la pena saber que todas ellas no serán de utilidad sin complicación alguna gracias principalmente a todas las facilidades que nos proponen en su interfaz de usuario.

Nitro Pro

Se trata de una herramienta profesional de gestión de PDF para Windows. Si queremos probarlo podemos descargar una versión de prueba gratuita desde este enlace su página principal. Se trata de una completa aplicación con la que poder crear, convertir, editar, firmar y compartir archivos PDF. Entre sus funciones se encuentra la posibilidad de convertir cualquier archivo PDF a PDF/A 1 y 2.

Una vez instalado, lo ejecutamos y pulsamos en el botón de «Abrir» para añadir un nuevo documento. Una vez cargado pulsamos en la pestaña de «Convertir» y hacemos clic en la opción de A PDF/A que encontramos en la barra de herramientas. Posteriormente elegimos el nivel de cumplimiento que deseamos aplicar (1b, 2b o 2u). Si el documento contiene imágenes podemos optar por PDF/A-2b que garantiza la conservación visual a largo plazo. Acto seguido nos aparecerá una ventana para que elijamos dónde queremos guardar el archivo. Una vez hecho esto la conversión se procesará y recibiremos un mensaje de confirmación informando de la conversión al nuevo formato cumpliendo con los estándares establecidos.

Lo mejor y lo peor

A la hora de convertir los archivos ofimáticos de los que os hablamos en estas líneas y obtener los PDF/a que buscamos, esta es una de las aplicaciones web más interesantes que vamos a encontrar. Se trata de una herramienta que se podría considerar para uso profesional y que además soporta diferentes tipos de formato de fichero de estas características. A la hora de convertir los archivos de origen tenemos la posibilidad de seleccionar varios niveles dependiendo de los contenidos que albergue el PDF como tal. Es importante que tengamos ciertos conocimientos acerca de estos archivos para sacar el máximo rendimiento a la aplicación.

ilovepdf.com

Es una de las webs más populares para tratar documentos PDF. En el sitio Ilovepdf encontramos un montón de herramientas online con las que podemos unir, dividir, comprimir, rotar, desbloquear o convertir documentos PDF a otros formatos. Igualmente encontraremos la función que nos permite convertir documentos PDF a PDF/A para tenerlos guardados a largo plazo. Podremos elegir el nivel ISO de conformidad para el PDF/A. Todo ello usando nuestro navegador web y sin necesidad de descargar ni instalar ningún software en el PC. Para ello basta con acceder a su sitio web oficial.

Una vez hemos accedido debemos de añadir el documento. Para ello podemos pulsar en el botón Seleccionar archivo PDF para seleccionarlo desde nuestro disco duro o bien arrastrar y soltar el PDF sobre la interfaz. Además, podremos añadirlo directamente desde Google Chrome o Dropbox pulsando en su icono correspondiente, con las ventajas que este modo de trabajo nos aporta.

Posteriormente, debemos de fijar el nivel de conformidad del PDF/A, por lo que desplegamos el menú de opciones entre diferentes opciones como PDF/A-1b, PDF/A-2b, etc. Además, podemos permitir si queremos bajar el nivel de cumplimiento para convertir a PDF/A cuando se encuentren ciertos elementos en el PDF original. Por último, solo nos queda pulsar en el botón de Convertir a PDF/A.

Pasado unos segundos se habrá completado la conversión y ya podremos descargarlo nuevamente a nuestro ordenador, guardarlo en Google Drive o Dropbox, compartir un enlace de descarga o escanear el QR o eliminarlo.

Pros y contras

Esta otra herramienta está más enfocada hacia el usuario final y nos ofrece múltiples funciones relacionadas con estos archivos ofimáticos que os comentamos. Cómo os podéis imaginar dispone de su propia funcionalidad que nos permite convertir documentos PDF a PDF/A, todo ello de manera rápida y sencilla, sin mayores complicaciones. Basta con que arrastremos desde el explorador de archivos el archivo original y la aplicación se pondrá en funcionamiento. Sin embargo aquí encontramos menos parámetros de control para gestionar la conversión de manera más avanzada.

PDF24 Tools

Otra interesante herramienta online para convertir cualquier archivo en formato PDF a PDF/A se encuentra en PDF24 Tools. PDF24 Tools es un conjunto de herramientas online con la que podemos convertir, de forma totalmente gratuita desde el formato PDF a PDF/A sin necesidad de instalar ninguna aplicación de terceros.

Desde la página principal de esta web, tan solo debemos pulsar en Seleccionar archivos (podemos realizar este proceso por lotes) o bien seleccionar los archivos en este formato al navegador con la web abierta. Automáticamente, la web realizará su trabajo y convertirla los archivos a formato PDF/A mostrándonos un botón para descargar cada uno de los archivos de forma independiente.

A favor y en contra

Si algo caracteriza a esta otra aplicación web es la sencillez de uso que nos propone para realizar la conversión entre los tipos de PDF. Llegados a este punto cabe mencionar que aquí no disponemos de parámetros para personalizar la conversión como tal ni elegir el tipo de PDF/a que obtendremos en base a los contenidos que albergue el archivo.

¿Y si quiero pasar de PDF/A a PDF?

Ya os hemos hablado de los diferentes tipos de archivos en formato PDF/A que nos podemos encontrar y utilizar en estos instantes. Básicamente la principal utilidad de estos formatos que quizá nos resulten menos familiares que los PDF convencionales, es su elevada compatibilidad. Esto nos permite guardarlos a largo plazo para poder abrirlos sin problemas dentro de algunos años. Asimismo, también hemos visto algunos programas que nos permiten convertir un PDF normal de los que tenemos en el disco duro, a un PDF/A.

Pero llegados a este punto quizá algunos se pregunten acerca de la posibilidad de llevar a cabo el proceso inverso. Al contrario de lo visto en estas líneas, no vamos a encontrar aplicaciones específicas para este proceso inverso que os comentamos. Y es que tampoco va a tener mucho sentido echar mano de algún programa que convierta un fichero completamente compatible, el otro con una compatibilidad menor. Y es que no deberíamos tener ningún problema a la hora de abrir un PDF/A, de ahí que no tenga demasiado sentido convertirlo a un PDF normal en el que podríamos tener problemas en algunos programas.

Hay que tener en consideración que nunca vamos a tener ningún problema relacionado con la compatibilidad al abrir un archivo PDF/a que por ejemplo nos llegue vía correo electrónico, de ahí que la conversión no tenga sentido alguno.