Cómo gestionar el trabajo colaborativo en Google Docs desde el Historial de versiones
Google Docs es una interesante alternativa a la suite ofimática por excelencia desde hace años, Office de Microsoft, que pone a nuestra disposición una herramienta con algunas funciones y características muy interesantes.
Para empezar diremos que se trata de una propuesta gratuita, y además se ha diseñado en gran medida para funcionar de manera adecuada dentro de un entorno de trabajo colaborativo. De hecho esta aplicación pone a disposición de sus usuarios una serie de funcionalidades que hacen que este tipo de tratamientos en grupo con los documentos, sea lo más sencilla, a la vez que provechosa posible.
Es por ello que, entre otras cosas, en Google Docs tendremos la posibilidad de hacer un seguimiento de los cambios realizados por los diferentes usuarios que tienen acceso a un mismo documento, a través de su característica “Historial de versiones”. Dado que, como decimos, Docs es una herramienta en parte de colaboración, el control de las distintas versiones de los archivos es un tema bastante importante.
Es por ello que en estas líneas os vamos a explicar cómo podréis ver las diferentes versiones de los archivos recientes en Google Docs para así poder gestionar de un modo más adecuado ese trabajo en grupo. Además, hay que tener en cuenta que esto es algo válido para otra de las aplicaciones de la firma, Sheets, además de para su programa de diapositivas. Por tanto, para acceder a este apartado al que hacemos referencia, en primer lugar abrimos el correspondiente archivo en el que estamos trabajando de Google Docs y del que necesitamos ver las versiones anteriores.
Una vez en el mismo, nos situamos en la opción de menú “Archivo / Historial de versiones / Ver historial de versiones”, aunque también tenemos la posibilidad de hacer uso del atajo de teclado “Ctrl + Alt + Shift + H” para abrir ese historial de versiones de un archivo. Así, este es un elemento que se va a abrir en un panel a la derecha de la interfaz del programa, donde por defecto veremos las versiones nombradas por la fecha en que se editaron por última vez.
Gestiona los documentos de Google Docs gracias al Historial de versiones
De este modo, ya podremos seleccionar la versión que deseemos ver, donde igualmente de forma predeterminada se resaltarán los cambios realizados con respecto a la versión más reciente del documento.
Y es que hay que tener en cuenta que Google Docs guarda una versión de cada archivo una vez que dejamos de editarlo y lo cerramos, por lo que si colaboramos con otras personas y estas siguen editándolo, aunque no estemos trabajando en el mismo, Google Docs sin conexión o con conexión no lo guardará como una versión independiente hasta que todos los demás dejen de trabajar en él.
Con todo y con ello, para que las diferentes versiones sean más fáciles de gestionar, lo más recomendable es renombrarlas y asignar un nombre a cada versión del archivo desde “Archivo / Historial de versiones / Poner nombre a la versión actual”.