Plantillas en Excel: cómo utilizarlas para ahorrar tiempo al crear hojas de cálculo

Escrito por Rubén Velasco
Software

Cuando vamos a crear un documento o una hoja de cálculo con cualquier herramienta ofimática, como Word, Excel, o cualquier otra, la mayoría de las veces solemos abrir un documento en blanco para crearlo según nuestras necesidades. Sin embargo, si lo que tenemos en mente es crear un tipo de documento u hoja de cálculo concreta, como una factura o un calendario, por ejemplo, es mucho más fácil recurrir a las plantillas de Excel o Word.

Las plantillas son una serie de documentos ya creados y diseñados de una manera determinada que están listos para configurarlos e introducirlos los datos que queramos de manera que no tengamos que preocuparnos por el diseño nosotros, ahorrando una considerable cantidad de tiempo y dedicando todos nuestros esfuerzos a escribir o introducir los datos.

Aunque la mayoría de la gente utiliza Word para todo tipo de documentos, hay muchos tipos de ellos que son mucho más cómodos de hacer en Excel, especialmente aquellos que funcionan con números y valores, como puede ser un calendario o una factura de un cliente. Igual que en Word, Microsoft fuente con una gran cantidad de plantillas de Excel listas para que cualquier usuario de su suite ofimática pueda utilizar. Además, en Internet también podemos encontrar una gran cantidad de plantillas listas para descargar y utilizar en nuestra aplicación de hojas de cálculo.

A continuación, os vamos a explicar cómo podemos buscar, descargar y utilizar fácilmente las plantillas de Excel.

Cómo descargar plantillas de calendario para Excel

A principios de año os explicamos cómo crear un calendario de 2018 en Excel manualmente y utilizando plantillas. Recordamos que, para ello, lo único que debíamos hacer es crear un nuevo documento en Excel y, en la ventana en la que nos aparece el tipo de documento que queremos usar (un documento en blanco, o alguno de los predefinidos que nos recomienda Microsoft), utilizaremos el buscador para encontrar plantillas de calendario par Excel.

Plantillas calendario Excel

Seleccionaremos la plantilla que más nos guste y mejor se adapte a nuestras necesidades y listo. Si no queremos desplazarnos por las cientos que habrán aparecido, podemos movernos fácilmente también por las diferentes categorías de plantillas de calendarios que nos aparecen en la parte derecha.

Cuando hagamos doble clic sobre la plantilla, esta se abrirá en Excel y ya podremos editarla sin mayor dificultad.

Cómo descargar plantillas de facturas para Excel

Si en vez de un calendario estamos buscando hacer una factura con Excel, el proceso será prácticamente el mismo, pero cambiando básicamente el tipo de plantilla que estamos buscando. Así, si realizamos una búsqueda, por ejemplo, de “factura” podremos ver también una gran cantidad de plantillas de factura para Excel diferentes para poder elegir la que más nos guste.

Plantilla Factura Excel

Igualmente podremos seleccionar cualquiera de las categorías de la parte derecha de la lista para encontrar el modelo que estamos buscando más fácilmente. Al hacer clic sobre la factura en cuestión esta se abrirá en Excel, y ya podremos personalizarla a nuestro gusto añadiendo, por ejemplo, nuestro logo, los conceptos, el importe, los impuestos (IVA, IRPF, etc) y personalizarla con nuestros datos y los datos del cliente.

Factura en Excel

Cómo descargar plantillas de registros en Excel

Si lo que necesitamos es crear una plantilla para registrar cualquier tipo de objeto (cheques, ventas, registro de vehículos, etc), en las plantillas de Excel también vamos a poder encontrar una gran variedad de plantillas diferentes que podemos utilizar. Con una simple búsqueda de “Registros” veremos una amplia variedad de plantillas de todo tipo, pudiendo encontrar la que mejor se adapte a nuestras necesidades utilizando la lista de categorías de la derecha.

Plantillas de registros de Excel

Cómo descargar plantillas de uso personal (agendas, hojas de contabilidad, etc) en Excel

Igual que en los ejemplos anteriores, el propio buscador de plantillas de Excel nos va a permitir encontrar la plantilla que mejor se adapte a nuestras necesidades según la finalidad que la vayamos a dar. De esta manera, podemos buscar plantillas de agenda (tanto de contactos como para organizarnos el día a día), hojas de contabilidad para llevar la cuenta de nuestros gastos, incluso aunque no trabajemos en una empresa, registros de asistencia, hojas de presupuestos y mucho más.

Puede que muchos usuarios prefieran aplicaciones específicas para llevar las cuentas personales o sus propias agendas, pero si estamos buscando algo rápido, sencillo y gratuito, muchas veces estas plantillas de Excel suelen ser una excelente opción a tener en cuenta, opción que seguramente se adapte a nuestras necesidades.

Cómo encontrar y utilizar plantillas de Excel fuera de Excel

Si en el propio buscador de Microsoft no encontramos ninguna plantilla que se adapte a nuestras necesidades, entonces ya tendremos que recurrir a otras fuentes para poder encontrar y descargar la plantilla que deseemos.

En Internet podemos encontrar una gran variedad de páginas web que nos van a permitir descargar plantillas de Excel de todo tipo. La mayoría de las páginas nos permitirán descargar estas plantillas de forma gratuita, aunque puede que algunas alternativas nos ofrecen plantillas de pago, teniendo que pensar ya si realmente merece la pena pagar a pesar de la gran cantidad de alternativas gratuitas que existen.

Algunas páginas web en las que podemos encontrar plantillas ya diseñadas de todo tipo para poder utilizar en Excel son:

  • vertex42, una página web con una gran cantidad de plantillas de todo tipo, aunque en inglés.
  • trumpexcel, una web alternativa que recopila una gran cantidad de plantillas de Excel gratuitas útiles para el día a día.
  • planillaexcel, una gran base de datos, con buscador, de plantillas para nuestras hojas de cálculo de Excel.
  • cursosgratisonline, interesante base colección de 170 plantillas de Excel, variadas, en español.

Cuando descargamos estas plantillas, lo único que debemos hacer es abrirlas con nuestra aplicación de Excel, como si fuera un documento cualquiera, para poder utilizarlas. Eso sí, debemos tener cuidado siempre de dónde bajamos estas plantillas, ya que si las descargamos de sitios web de dudosa confianza puede que hayan sido modificadas por piratas informáticos y supongan un riesgo para nuestra seguridad.

¿Sueles trabajar a menudo con plantillas de Excel?

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