El procesador de textos más conocido y usado no es otro que Word, una herramienta que podemos encontrar dentro del paquete ofimático de Microsoft Office. Con esta aplicación podremos crear y modificar todo tipo de documentos. Por ello es posible que al usarla creemos varias versiones de un mismo documento, y después de un tiempo no sepamos cual es la versión más reciente del mismo, sus diferencias y cuál nos puede servir y cuál podemos borrar. Es por ello que hoy vamos a comprobar cómo se pueden comparar y combinar documentos para obtener de esta forma un documento mejorado y definitivo.
Y es que desde que abrimos un documento en blanco por primera vez, pasamos por diferentes etapas donde realizamos todo tipos de cambios, retoques y correcciones hasta que logramos la versión definitiva. Es por ello que, durante ese proceso, terminemos guardando varias copias de un mismo documento, sin que sepamos finalmente cuál es la adecuada. Word, es una herramienta que incorpora una gran cantidad de opciones para crear, dar formato, editar documentos, entre otras. Por suerte, Microsoft también ha dotado a este procesador de las funciones de Combinar y Comparar. Por ello vamos, vamos a ver cómo podemos combinar y comparar dos documentos de Word.
Comparar dos documentos
La función de Comparar documentos está disponible en la gran mayoría de versiones de Word desde 2007 hasta 2019. Gracias a ella podremos comparar dos documentos en las que se muestra las diferencias entre dos textos que puedan parecer iguales o muy parecidos entre sí.
De esta forma, si queremos comparar dos documentos a través de Word, debemos empezar por abrir el procesador de texto y crear un nuevo documento en blanco. Posteriormente, pulsamos en la pestaña de «Revisar» que encontramos en la parte superior.
A continuación, pulsamos en la herramienta de «Comparar», para que se nos abra una nueva ventana desde la cual podremos elegir los documentos a comparar, el documento original y el documento revisado. Una vez que hemos seleccionado los dos documentos, pulsamos en «Aceptar» y Word nos mostrará el contenido de ambos documentos, así como las diferencias entre ambos. Desde la pestaña de «Vista» podremos organizar las páginas.
Desde «Organizar todo», podremos ver a la vez una misma ventana, uno encima del otro. Si usamos la opción de «Dividir», obtendremos la misma vista, pero separados por una fina línea, de forma que podamos movernos y editar los documentos. Con la opción de «Ver en paralelo», podremos organizar los documentos uno a la izquierda y otro a la derecha. Además, si marcamos la opción de «Desplazamiento sincrónico» moveremos ambos documentos a la vez.
Tanto en las ventanas de documento original como en el documento revisado podemos ver ambos documentos tal y como se encuentran guardados. Por otro lado, en la hoja donde se nos muestra el documento comparado, podremos ver todo aquello del documento original que no está revisado. Así podremos ver cuáles son las partes del texto que queremos recuperar.
Control de cambios
Para comparar los cambios que se han realizado en un documento, podemos utilizar la función disponible en Word y que os hemos mostrado sobre estas líneas, sin embargo, es un proceso muy lento. Word incluye una función denominada Control de cambios. Esta función nos permite ver los cambios y modificaciones que se han realizado en un documento y es especialmente útil cuando tenemos que enviar un documento a revisión o somos nosotros quienes queremos revisarlo realizando las anotaciones correspondientes y todo ello en un mismo documento.
Para utilizar esta función, debemos acceder a la cinta de opciones Revisar y pulsar en Control de cambios. A partir de este momento, Word anotará todos los cambios que hagamos en el documento, mostrando el contenido eliminado o editado de un documento. Podemos utilizar esta función para los cambios que hagamos en el documento o los que hagan otras personas. Todos los cambios que se realicen incluyen el nombre de la persona que lo ha realizado. Una vez hemos acabado de revisar el documento, volvemos a pulsar nuevamente en Control de cambios.
Word nos permite mostrar de diferentes formas el documento donde se ha utilizado esta función, dependiendo del tipo de revisión que se ha realizado: Revisiones simples, Todas las revisiones, Sin revisión y Original. Las revisiones se muestran marcadas con una línea vertical a la izquierda del párrafo donde se han realizado. A la derecha, se muestra el nombre de la persona que ha realizado el cambio y las correspondientes anotaciones asociadas al cambio.
Conforme vamos realizando los cambios o sugerencias en base a las revisiones que se han introducido, podemos marcar las revisiones como realizadas y así, a la hora de devolver el documento revisado, que rápidamente el destinatario sepa si hemos hecho los cambios solicitados en el documento sin tener que comprobarlo visualmente o comparando la nueva versión del documento con el anterior.
Combinar dos documentos
Mediante la función Combinar documentos podremos obtener un documento definitivo que esté compuesto por dos versiones anteriores. Se trata de un proceso automático, que se basa en aprovechar todos los cambios o diferencias en dos documentos a la vez.
De la misma forma que sucede en la función de Comparar, podemos ver cómo quedan fusionados los dos documentos en tercer archivo o bien aprovechar los ya existentes para introducir los cambios. Para acceder a esta función debemos pulsar en la pestaña de «Revisar», posteriormente en el botón de «Comparar» y por último en «Combinar». Seleccionamos los documentos a combinar y pulsamos en «Aceptar».
A continuación, veremos el documento como lo vemos normalmente, pero en la parte izquierda aparecerá un panel con los cambios aplicados con la combinación. Estos cambios pueden ser revisados de forma manual para realizar los cambios que creamos oportunos.
Otra opción pasa por mostrar únicamente el documento combinado sin que se muestren los otros dos originales. Para ello podemos ocultarlos, pinchando sobre la herramienta de «Comparar», pero en este caso seleccionamos «Mostrar documentos de origen». De entre las opciones que nos aparece debemos de seleccionar «Ocultar documentos de origen». Una vez hecho esto, podremos apreciar cómo los cambios se resaltan con una línea roja vertical visible en el margen izquierdo.
Otras formas de hacerlo sin Word
Como acabamos de ver, Word cuenta con dos funciones que nos permiten realizar estas dos tareas de forma muy sencilla. Sin embargo, no es la única manera que tenemos de hacerlo. Y es que, si lo preferimos, podemos recurrir a otras herramientas que nos permiten hacer esto mismo sin necesidad de depender del procesador de textos de Microsoft.
Por ejemplo, la suite LibreOffice también nos ofrece la posibilidad de combinar y comparar dos o más documentos directamente desde Writer, su procesador de textos. Para ello, lo que debemos hacer es abrir el menú de «Editar», e ir al apartado «Seguimiento de cambios». En la parte inferior del panel desplegable que aparece encontraremos las dos opciones que nos van a permitir tanto comparar como combinar los documentos que nosotros queramos. Esta herramienta funciona especialmente mejor que la de Word al trabajar con los documentos en los formatos abiertos (Open Document) usados por esta herramienta.
Además, si tampoco queremos depender de este programa, vamos también vamos a poder comparar distintos tipos de documentos directamente desde el navegador usando una de las muchas herramientas web que podemos encontrar. Una de ellas es «Draftable«, especialmente pensada para documentos de Word, PowerPoint y hasta PDF. Y también tenemos otra herramienta online llamada «CopyLeaks» con la que vamos a poder comparar desde texto pegado en la propia web hasta una gran variedad de formatos de archivos diferentes.
En cuanto a combinar archivos, también podemos encontrar una buena cantidad de recursos online para este fin. Por ejemplo, la web «CombinePDF«, como su nombre indica, nos va a permitir combinar fácilmente todo tipo de documentos PDF en uno solo. Pero, si lo que queremos es combinar algo más que PDF, una de las webs más completas que podemos encontrar para este fin es «ASPOSE» donde será raro encontrar algo que no podamos combinar.
