Cómo establecer la respuesta automática “Fuera de la oficina” en Outlook

Escrito por Roberto Adeva
Software

En el entorno empresarial, Outlook es sin duda la herramienta más utilizada para gestionar el correo electrónico. Sin embargo, son muchos los usuarios que utilizan también la herramienta de Microsoft para el correo personal. Cuando enviamos un correo electrónico, todo el mundo quiere que le contesten lo antes posible, sin embargo, puede que nos pille fuera de la oficina o de vacaciones y no podamos dar respuesta a todos nuestros mensajes rápidamente. Por eso, vamos a mostrar cómo establecer la respuesta automática Fuera de la oficina en Outlook. De esta forma, todo el mundo que nos enví un mensaje de correo, recibirá una respuesta automática desde nuestra dirección de correo indicando que estamos fuera de la oficina y sabrá que no va a recibir contestación hasta que volvamos.

Pasos a seguir para establecer la respuesta automática Fuera de la oficina en Outlook

Configurar estas respuestas automáticas resulta bastante útil, pero además es bastante sencillo cuando usamos una cuenta de Office 365, Outlook.com o Exchange. Para ello, lo primero que tenemos que hacer es abrir Outlook y desde la opción del menú Archivo > Información, acceder a Respuestas automáticas. A continuación, en el cuadro de diálogo respuestas automáticas, tenemos que activar la casilla Enviar respuestas automáticas.

Fuera de la oficina

Si queremo especificar un intervalo de fecha y hora, para indicar el periodo en el que estaré fuera de la oficina, entonces activamos la casilla Enviar solo durante este intervalo de tiempo y a continuación, especificamos el día y hora de inicio y de finalización para la respuesta Fuera de la oficina. Por último, en la pestaña Dentro de mi organización, tenemos que escribir el mensaje que queremos enviar dentro de nuestra organización y, en la pestaña Fuera de mi organización, escribimos el mensaje que se enviará fuera de la organización. Pulsamos Aceptar y listo.

Fuera de la oficina

Sin embargo, si contamos con una cuenta de Outlook.com, el antiguo hotmail, o cualquier otra cuenta distinta de Exchange (POP3 o IMAP), entonces veremos cómo la opción Respuestas automáticas no nos aparece. No obstante, podemos combinar una plantilla de correo electrónico de Outlook con reglas para simular esta función y así poder establecer la respuesta automática de Fuera de la oficina.

Para ello, vamos a la opción de menú Archivo > Administrar reglas y alertas. En el cuadro de diáglogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico hacemos clic en Nueva regla. Ahora, en Iniciar desde una regla en blanco hacemos clic sobre Aplicar regla a los mensajes que recibamos y después en Siguiente. Ahora vamos completando cada paso para configurar la regla hasta finalizar.

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