Haz tus documentos de Word más seguros usando una firma digital

Haz tus documentos de Word más seguros usando una firma digital

Fran Castañeda

Los programas desarrollados para el tratamiento de documentos de texto, también conocidos como procesadores de texto, han ido evolucionando de forma constante a lo largo de los años, en parte debido al gran uso que se hace ellos, tanto dentro del ámbito doméstico como profesional. De entre ellos, la propuesta por excelencia del sector desde hace años es Word, dado sus múltiples funciones avanzadas de las que dispone, como la posibilidad de añadir una firma digital a un documento.

Es innegable reconocer que en estos momentos Word se ha convertido en una herramienta básica en el trabajo de millones de usuarios, algo de lo que son conscientes los desarrolladores de Microsoft que no paran de mejorarlo e implementar nuevas y más potentes funciones, como hemos podido comprobar estos años atrás. Muchas de estas funciones, en ocasiones, son desconocidas por los propios usuarios, sobre todo si no se utilizan de manera habitual.

Es por ello que os vamos a hablar de una utilidad que podrá ser de gran utilidad en determinados entornos, más si, como cada vez es más habitual, utilizáis este programa para generar y tratar con documentos oficiales a nivel profesional. En concreto nos referimos a la posibilidad de añadir un cuadro de firma personalizado en cualquier documento con el que estemos tratando en ese momento. Esto nos ofrecerá una mayor seguridad ya que nadie podrá modificar el contenido, por lo que el receptor va a tener la certeza absoluta de que el contenido está escrito originalmente por nosotros.

Qué es una firma digital y qué garantías ofrece

Cuando hablamos de una firma digital nos estamos refiriendo a un sello de autenticación electrónico que se encuentra cifrado en un medio de información digital como un mensaje de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. Mediante su uso se confirma que la información proviene del firmante y que esta no ha sido modificada por otra persona.

Es necesario disponer de un certificado de firma para poder crear una firma electrónica, ya que de esta forma se consigue la prueba de identidad. Cuando enviaos una macro o documento firmado digitalmente, también estamos enviando nuestro certificado y nuestra clave pública.

Estos certificados de firmas son emitidos por una entidad emisora de certificado que suele tener una función similar a la de un notario público. Esta licencia suele ser válida durante un año, siendo necesario renovarlo a su vencimiento o bien obtener un nuevo certificado de firma para establecer nuestra identidad.

La firma digital ofrece una serie de garantías como:

  • Autenticidad: pues confirma al firmante como persona que firma el documento.
  • Integridad: La firma permite garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que fue firmado digitalmente.
  • No rechazo: es una prueba eficaz para todas las partes el origen del contenido firmado. Por rechazo se entiende el acto del firmante a negar cualquier relación con el contenido firmado.
  • Certificación: Las firmas en archivos de Word tienen la validez de una certificación en determinadas circunstancias.

Una vez hemos aprendido más acerca de la firma digital, a continuación, vamos a ver cómo podemos agregar una al usar Microsoft Word, ya que dispondremos de dos formas predeterminadas para ello.

Agregar y eliminar una firma digital en Word

Si queremos añadir una identificación digital en un documento de Word, podemos utilizar una línea de firma. Mediante su uso, podemos personalizarla especificando qué tipo de información se quiere, mientras que el receptor de la copia electrónica del archivo verá la línea de la firma y la notificación de que esta requiere de su firma. Cuando el firmante agrega una representación visible de una firma al documento, se añade una firma digital al mismo tiempo para autenticar su identidad.

Para comenzar, abrimos nuestro documento de Word y colocamos el puntero en la ubicación en la que queremos crear una línea de firma. Posteriormente en la parte superior pulsamos sobre la pestaña de Insertar, y dentro del apartado de Texto, hacemos clic en el icono de «Agregar una línea de firma» y «Línea de firma de Microsoft Office».

Word Línea de firma de Microsoft Office

Esto abrirá una nueva ventana denominada Configuración de la firma, con el que podemos agregar información que aparecerá debajo de la línea de la firma, entre las que se incluyen:

  • Firmante sugerido.
  • Puesto del firmante sugerido.
  • Dirección de correo electrónico del firmante sugerido.
  • Instrucciones para el firmante.

Word Configuración de la firma

También debemos de tener en consideración las dos casillas de verificación incluidas que encontramos en la parte inferior:

  • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar: marcando esta opción permite que el firmante escriba un propósito para firmar.
  • Mostrar fecha de firma en línea de firma: al marcar este apartado, junto a la firma aparecerá la fecha en que se firmó el documento.

Una vez terminado, hacemos clic en «Aceptar» y guardamos el documento. Por último, conviene recordar, que será necesario que dispongamos de un certificado digital de un proveedor de servicios de identificación o firma digitales. Además de tener en cuenta que sólo el creador del documento necesita instalar el certificado digital, no el receptor de este.

Si queremos eliminar la firma, simplemente debemos de abrir el documento de Word y hacer clic con el botón derecho en la línea de la firma. Esto hará que aparezca un menú contextual donde elegiremos la opción de «Quitar firma».

Word quitar firma digital

Usar una firma invisible

Word también nos ofrece la posibilidad de poder agregar una firma digital invisible a nuestro documento. Mediante su uso, estas firmas garantizan tanto la autenticidad, como la integridad y el origen del documento.

Para poder agregarla basta con hacer clic en la pestaña de «Archivo». Esto nos mostrará una nueva pantalla donde debemos de hacer clic en el apartado de «Información» que encontramos en la columna de la izquierda.

Word Información

Posteriormente seleccionamos «Proteger documento». A continuación, hacemos clic en «Agregar una firma digital» y pulsamos en «Aceptar».

Word Proteger documento

Ahora, seleccionamos el «Tipo de compromiso» y en el cuadro de «Razón para firmar este documento», escribimos el motivo de este y por último pulsamos en «Firmar».

Word Firmar

Una vez firmado de forma invisible, el archivo pasa a ser de solo lectura. De esta forma se evita que pueda ser modificado por otros usuarios.

En caso de que lo necesitemos, vamos a poder eliminar una firma digital de un documento de Word de forma sencilla. Una vez, abierto el documento, volvemos a pulsar en Archivo, posteriormente en Información y, a continuación, elegimos Ver firmas.

Word Ver firmas

Ahora, hacer clic con el botón derecho en la línea de la firma. Esto hará que aparezca un menú contextual donde elegiremos la opción de «Quitar firma». De esta forma tan sencilla, la firma quedará eliminada del documento y podrá ser tratado y modificado nuevamente.

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El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

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La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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