Guarda directamente cualquier documento en PDF desde Word

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David Onieva

Si hay algo que caracteriza a los equipos con los que trabajamos a diario hoy en día, es su versatilidad en uso. Esto se debe a que, en gran medida gracias a sistemas como Windows, tenemos la posibilidad de llevar a cabo tareas de la más diversa índole. Como no podía ser de otro modo, esto se refiere tanto a entornos profesionales, como más domésticos.

La mayoría de vosotros ya sabréis de primera mano que desde los PCs actuales podemos trabajar en multitud de ámbitos, jugar, navegar por Internet, editar fotos y vídeos, etc. Sin embargo en estas mismas líneas nos queremos centrar en un modo de funcionamiento que nos para de ganar en importancia. En concreto nos referimos a sector de la ofimática. A todo esto le debemos sumar que las aplicaciones y suites que forman parte de todo ello, ganan en efectividad y potencia.

Por ejemplo, cuando hablamos de las diferentes alternativas que tenemos a nuestra disposición a la hora de buscar una suite ofimática, son varias. Estas deben cubrir todas nuestras expectativas y necesidades tanto a nivel profesional como más personal.

Word y los archivos DOCX permiten muchas tareas de conversión

Pero desde hace años, sin duda Office de Microsoft es una de las primeras que se nos ocurre mencionar. Quizá por su veteranía o por ser de los de Redmond, es la propuesta más usada en todo el mundo. No en vano aquí encontramos programas independientes de la importancia de Word, Excel o PowerPoint.

Pero claro, aquí os hablamos de una suite ofimática que es de pago, por lo que no todo el mundo quiere o puede hacer ese desembolso por los programas. Pero es que al mismo tiempo en Internet podemos encontrar otras interesantes alternativas gratuitas muy similares a esta. Por ejemplo este es el caso de LibreOffice una de las más conocidas del sector y que no para de mejorar. Además cada vez es más compatible con los programas mencionados de Office, de ahí su extendida aplicación.

Pero en estas líneas nos vamos a centrar en los archivos de texto DOCX que normalmente generamos en el editor, Word. De hecho este es el formato por excelencia de los actuales archivos de texto, se podría decir. Y es que además de todas las posibilidades internas que nos propone, también soportan muchas tareas de conversión. En gran medida esto es gracias a su aplicación nativa, el mencionado Word de Microsoft, un programa cada vez más potente y útil. Mientras que hace solo unos años este se limitaba a permitir trabajar con textos y poco más, la cosa ha cambiado mucho. Ahora podemos trabajar con tablas, fotos o incluso vídeos desde aquí.

Interfaz Word

Convierte ficheros en formato DOCX directamente a PDF

Tal y como ya os hemos comentado en multitud de ocasiones, este es un programa que nos permite llevar a cabo un buen número de funciones adicionales. Es más, además de crear y editar textos como tal, la aplicación dispone de multitud de funciones de las que en ocasiones no habíamos oído ni hablar. Es por ello que cuando las conocemos finalmente, nos damos cuenta de la utilidad de esta popular solución software.

Pero este caso nos queremos centrar en algo que seguro que os resultará de mucha ayuda en multitud de ocasiones al realizar tareas ofimáticas. En concreto nos referimos a la posibilidad de poder convertir un documento creado con esta aplicación, en un fichero en formato PDF. Hay que tener en cuenta que este formato propiedad de Adobe igualmente está muy extendido en todo tipo de usos con el PC.

Convertir DOCX a PDF con la función de Imprimir

En el supuesto de que tengamos instalado el programa del que os hemos hablado en el PC, esta tarea de conversión a PDF la podremos lograr directamente.  Y es que el mismo Word nos ofrece la posibilidad de convertir de manera directa el documento en el que estemos trabajando, a un fichero en formato PDF. Por tanto, para ello lo primero que haremos será acceder a la función de imprimir integrada en el propio programa. Esto es algo que logramos a través del menú Archivo del programa, y pinchando en la opción de Imprimir.

Menú imprimir Word

También podemos acceder a esto haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl + P, tras lo cual aparece una nueva ventana. En la misma veremos un apartado de Impresora, donde en un principio observamos el dispositivo de impresión que tenemos instalado en el equipo. Pero este no es el que nos interesa en este caso, por lo que pinchamos en el mismo para que aparezca una lista desplegable con el resto de posibilidades disponibles. En ese momento nos encontraremos en la mencionada lista, con una opción llamada Microsoft Print to PDF.

Print to pdf

Por tanto y como os podréis imaginar, esta es la funcionalidad que nos interesa en este caso en concreto. Por tanto no tenemos más que pinchar en la misma con el fin de crear el nuevo fichero en el formato PDF de Adobe. De manera adicional, podemos pinchar también en Propiedades de la impresora. Así tendremos la posibilidad de personalizar la orientación del documento, su tamaño o número de copias. Una vez todo esto hecho, para terminar no tenemos más hacer clic en el botón Imprimir.

Crear PDF desde Guardar como del editor

Cabe mencionar que cuando nos disponemos a guardar un archivo desde este potente editor de textos, son varios los formatos entre los que nos podemos decantar. Estos varían en base a nuestras necesidades del momento y dependiendo del tipo de archivo que necesitaremos en el futuro. Eso sí, para crear un nuevo PDF desde este potente programa de Office, no hace falta que echamos mano de la función Microsoft Print to PDF de los de Redmond.

Con esto lo que os queremos decir es que el propio programa nos da la posibilidad de crear un archivo PDF a partir del documento de texto que hayamos redactado aquí. Pues bien, para lograr esto que os comentamos, una vez hayamos acabado con la redacción como tal del documento, nos situamos en la opción de Archivo de la interfaz principal. Tras ello pinchamos en la función habitual de Guardar como, pero aquí nos tenemos que fijar en la lista desplegable de Tipo. En la misma aparecen todos los tipos de archivo que soporta Word para que podamos elegir el que más nos interesa en cada caso.

guardar como pdf

Pues bien, como es fácil adivinar, en este caso nos decantamos por la opción de PDF. Además aquí tenemos la posibilidad de pinchar en el botón Opciones que aparece en esta misma ventana. Desde la que aparece podremos especificar la páginas que incluiremos, la compatibilidad del nuevo archivo, o si queremos incluir la información no imprimible.

Por qué los PDF creados en Word ocupan tanto y cómo reducirlos

Ya hemos visto cómo crear documentos en formato PDF desde el programa de Microsoft, Word.  Como es evidente, al generar uno de estos archivos, se guarda todo el texto, el formato y las cabeceras del fichero. Esto es algo que podemos llevar a cabo, como hemos visto, a través de una impresora virtual, o guardando directamente a este formato que os comentamos. Ambos sistemas son igual de efectivos para esto que os comentamos en estas líneas. Esto sí, lo que probablemente vamos a encontrar, es una importante diferencia de tamaño entre el DOCX y el PDF, ambos a partir de un mismo documento de Word.

Para que os hagáis una idea aproximada de lo que os hablamos aquí, el peso del archivo PDF estará en torno a cinco veces más que si lo guardamos en DOCX. Claro, esa es una diferencia importante, sobre todo si trabajamos con muchos ficheros de este tipo, y además estos son voluminosos.

Si os preguntáis por qué pasa esto, decir que la explicación es muy sencilla. El motivo por el que un documento PDF ocupa más que el DOCX, es porque mientras que el segundo guarda solo el texto y poco más, el PDF guarda todo lo relacionado con su formato. Incluso almacena una copia de la fuente o fuentes utilizadas en el documento. De esa manera nos aseguraremos de que el fichero PDF va a poder ejecutarse en cualquier ordenador y sistema operativo.

Eso sí, tenemos la posibilidad de solventar este problema que aquí os comentamos, al menos en parte, aunque no sea en su totalidad. Con esto lo que os queremos decir es que podemos disminuir parte del peso de un PDF, pero difícilmente este tamaño será inferior al del DOCX. Eso sí, al menos no hablaremos de unos valores tan elevados como cinco veces más.

Cómo reducir el tamaño de los PDF

Por un lado podemos lograr que un fichero en formato PDF ocupe tanto espacio en disco, si hemos creado nuestro documento con las fuentes básicas del sistema operativo. De este modo, si usamos fuentes habituales en el resto de equipos y plataformas, no será necesario que Word guarde estas fuentes cada vez en el propio documento, con el peso que esto suma.  Igualmente, a la hora de guardar un documento como PDF, podemos indicar a Word que queremos que genere el documento con el tamaño mínimo, para esto mismo para ahorrar espacio.

reducir PDF

Tal y como os mencionamos antes, el propio programa nos da la oportunidad de excluir la información adicional del propio documento antes de guardarlo de este modo. Como os podréis imaginar, este es otro paso de importancia para el objetivo que buscamos. Aquí nos referimos a elementos tales como las etiquetas de la estructura del PDF o a las propiedades del mismo.

Convertir archivos DOCX a PDF con programas de terceros

Esta quizá sea la manera más sencilla y rápida de convertir un archivo en formato DOC a PDF, usando el propio programa de Microsoft. Pero con todo y con ello, también podemos hacerlo de manera externa, con aplicaciones de terceros. Llegados a este punto debemos saber que existen algunas alternativas de terceros que nos van a permitir llevar cabo estas tareas de conversión que os comentamos.

Con el fin de ahorrar tiempo a este respecto, siempre podremos echar mano de alguna plataforma online de terceros que nos ayude en esto. De esta manera no tendremos que ni siquiera instalar software alguno en nuestro equipo, todo se realiza desde el navegador web. Una de las propuestas más conocidas para ello la encontramos en ilovePDF, una herramienta en la que no tendremos más que arrastras el archivo de texto a tratar.

LovePDF

A continuación dará comienzo el proceso y en pocos segundos dispondremos del fichero que nos interesa en este caso. Para probar esta plataforma, tendremos que acceder a este enlace.

Cambiando de tercio, otra interesante alternativa por la que nos podemos decantar, es por la llamada PDF Converter. Esta es otra propuesta similar a la anterior que podemos probar de primera mano desde aquí.

PDF Converter

Además aquí encontramos otras funciones a usar todas ellas relacionadas con el tratamiento con archivos PDF.

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  • Un fabricante de automóviles quiere promocionar sus vehículos eléctricos a los usuarios respetuosos con el medioambiente que viven en la ciudad fuera del horario laboral. La publicidad se presenta en una página con contenido relacionado (como un artículo sobre medidas contra el cambio climático) después de las 18:30 h a los usuarios cuya ubicación no precisa sugiera que se encuentran en una zona urbana.
  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

La información sobre tu actividad en este servicio (por ejemplo, los formularios que rellenes, el contenido que estás consumiendo) puede almacenarse y combinarse con otra información que se tenga sobre tu persona o sobre usuarios similares(por ejemplo, información sobre tu actividad previa en este servicio y en otras páginas web o aplicaciones). Posteriormente, esto se utilizará para crear o mejorar un perfil sobre tu persona (que podría incluir posibles intereses y aspectos personales). Tu perfil puede utilizarse (también en un momento posterior) para mostrarte publicidad que pueda parecerte más relevante en función de tus posibles intereses, ya sea por parte nuestra o de terceros.

  • En una plataforma de redes sociales has leído varios artículos sobre cómo construir una casa en un árbol Esta información podría añadirse a un perfil determinado para indicar tuinterés en el contenido relacionado con la naturaleza, así como en los tutoriales de bricolaje (con el objetivo de permitir la personalización del contenido, de modo que en el futuro, por ejemplo, se te muestren más publicaciones de blogs y artículos sobre casas en árboles y cabañas de madera).
  • Has visualizado tres vídeos sobre la exploración espacial en diferentes aplicaciones de televisión. Una plataforma de noticias sin relación con las anteriores y con la que no has tenido contacto en el pasado crea un perfil basado en esa conducta de visualización marcando la exploración del espacio como un tema de tu posible interés para para otros vídeos.

El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

  • Has leído unos artículos sobre comida vegetariana en una plataforma de redes sociales. Posteriormente has usado una aplicación de cocina de una empresa sin relación con la anterior plataforma. El perfil que se ha creado sobre tu persona en la plataforma de redes sociales se utilizará para mostrarte recetas vegetarianas en la pantalla de bienvenida de la aplicación de cocina.
  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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